商談がない顧客の接点はどこへ残す？会社履歴と案件記録の分け方

青葉商会の佐藤は森製作の定期訪問で、来年の設備計画はまだないと聞きました。保守資料の所在を案内しましたが、新しい見積相談はありません。

活動を残すためだけに仮商談を作ると、案件一覧に具体計画のないものが増えます。会社への接点を残さないと後任は訪問の内容を知れません。

具体的な購買計画がない接点は会社と人物へ記録し、案件が成立したら関連する活動だけを結び付けます。 参照資料「HubSpot: Create or log activities」で確認した範囲は、活動の発生日時、対象記録への関連、結果、参加者を記録する概念。 この節の会社・担当・社内基準は架空の教材です。

この章の根拠：出典1

「活動A17 定期訪問」の入力は、10月10日、岡と面談です。ここでは新規見積相談なしと結果を残します。記録の判断欄には「会社G17と人物P17へ記録」と残します。

「案内した資料」の入力は、保守窓口の一覧です。ここでは機器購入の商談とは扱いません。記録の判断欄には「活動の添付資料」と残します。

「翌年の計画」の入力は、現時点で未定です。ここでは金額と受注予定日を作りません。記録の判断欄には「次回の確認項目」と残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

佐藤は活動の目的、実施日、会話相手、結果を記します。案件の金額や段階は具体相談が始まるまで入力せず、定期訪問の次回確認だけを会社側のタスクとして管理します。

会社の履歴は関係の継続を読む資料、商談履歴は特定の購買計画を読む資料です。後日に設備相談D17ができたら、今回の計画未定の発言を参考接点として関連付けても当時の結果は変えません。

案件がない活動にも会話相手と結果は必要ですが、見込み金額は不要です。後でD17を作って関連づける場合も、今回のA17は相談未具体化だった時点の履歴として残します。

面談で設備更新の対象と確認日が具体的に決まった場合は、社内の商談作成条件に照らして案件を作ります。訪問したこと自体を商談作成の条件にはしません。

本稿の商談条件は例です。継続契約や代理店の情報交換など、事業で扱う案件の定義は自社で固定し、活動件数と混ぜないようにします。

佐藤は設備更新の対象が分かった時点で作成条件を照合します。未確定の金額を必須欄へ入れるためだけに商談を作らず、計画確認を会社側のタスクとして続けます。

佐藤がA17を会社へ保存し、田中は案件なしの活動一覧から次の確認が必要なものを確認します。仮商談が既にある場合は根拠を見直し、状態変更の案を分けて作ります。

会社画面で訪問と資料が見え、商談一覧の件数が今回の記録だけで増えていないかを確認します。次回計画が決まった際は新案件との関連を追加します。

田中はA17の保存前後で商談件数と予測金額が増えていないか比較します。仮商談を誤作成した場合は活動を会社へ結び直し、不要な商談の処理は履歴と社内手順を確認して訂正します。

定期訪問の目的、実施日、相手、結果を会社または人物の活動へ残します。案件の条件がそろわない理由も結果欄へ記します。

会社の関係履歴と具体的な購買計画を分けて保ちます。後から商談ができたことを、過去の訪問が商談だった根拠にはしません。

佐藤は次回の計画確認を会社側に置き、田中は件数の増加を点検します。活動を保存しても見込み金額を生まないことを完了条件にします。