同じ人物の複数資料請求をどうCRMに記録する？請求履歴と現在の検討状態を分ける

加藤は二つの受付原票E67・E68を先に保存します。R67は10月1日10時の点検資料、R68は10月5日14時の価格例の請求IDです。資料を求めた出来事ごとにIDを付け、人物の最新欄へ資料名を一つだけ書いて終わりにしません。

岡さんは人物P67、森工場は会社G67として扱います。この例では既存の本人確認済みの窓口記録と両原票を照合できたため、二請求をP67へ関連づけます。会社が同じという理由だけで別の担当者の請求をP67へ結びません。

HubSpotの公式資料は人物・会社・商談などを別レコードとして関連づける概念を説明しています。本稿の請求ID、履歴表、確認手順は当社編集の教材です。利用中のCRMで履歴を保持できる場所と編集権限を管理者へ確認し、難しければID付きの履歴表を参照元にします。

この章の根拠：出典1

R67の原票には点検資料を希望する記載があり、用途は書かれていません。加藤は「用途未確認」とします。R68には「価格幅を知りたい」とありますが、更新予定の記載はありません。初回の用途を価格比較だったと書き換えず、それぞれの受付内容を残します。

佐々木は10月8日の確認で、岡さんから「社内予算の比較用、更新時期は未定」と聞いた記録N67を返します。この例の現在状態は「情報収集中、10月8日確認」とします。R67・R68の原票には確認時点への参照を付け、10月1日から予算比較が確認済みだったとは扱いません。

時系列は請求日時順で読み、確認を入力した日も別に残します。受付の転記が10月6日になってもR67の請求日は10月1日のままです。過去の原票と違う入力を直す場合は、どの原票で何を訂正したかを残し、後日得た情報の追加と区別します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この照合の対象は10月1日から5日までに受け付けたR67・R68です。請求IDの異なる行が二つなので2件、関連先P67を重複なく数えると1人、G67を重複なく数えると1社です。計算は架空の二原票だけを対象にし、全社の期間集計へ広げません。

佐々木が10月8日に確認した情報収集は、商談を受け付けた根拠ではありません。「商談未確認」と報告し、二請求から二商談を作らず、未確認を確定したゼロ件へも置き換えません。請求数の列に人物数を記入するなど、単位の違う列を混ぜないことが必要です。

同じ資料を再び請求した原票が別にあるなら、その請求を別履歴に追加します。一つの原票を二重に取り込んだだけなら新しい請求とは数えません。管理者の吉田は受付IDと原票の対応を調べ、同一原票の転記重複か、別の請求かを確かめてから集計を直します。

二回目の原票に「岡」と会社名だけがある場合は、この例の確認済みP67への照合条件を満たしません。同姓の別担当者や共用窓口の請求かもしれないため、加藤はR68を独立した受付として保持し、人物候補P67と関連未確認を記します。請求そのものまで消しません。

吉田は既存の窓口記録と受付原票で照合できる項目を確認し、まだ不足する点を佐々木へ渡します。氏名が似ている、同じ会社、同じテーマというだけでは統合を確定しません。HubSpotの公式資料には製品固有の識別方法がありますが、それを全CRMの本人確認規則とは扱いません。

確認後に同一人物なら確認者・確認日・根拠を付けてP67へ関連づけます。別の人物なら別IDへ、分からなければ未確認のままです。この例の「人物1人」という確定値は同定済みの場合に限り、未確認の分岐では確認済み人物数と未同定請求数を別に示します。

この章の根拠：出典2

加藤が原票と請求履歴を入力し、佐々木がN67の確認結果を返し、吉田が点検します。吉田はP67からR67・R68を開き、資料名・請求日時・質問を原票E67・E68と照合します。現在欄からN67の確認日と根拠へ戻れることも確かめます。

点検では10月1日の用途が未確認のまま残り、10月8日の情報収集が別時点で読めるかを確認します。N67を初回請求欄へ貼り付けて過去を確定扱いにした場合は、原票に沿って請求時の欄を訂正し、現在欄にN67を残して再点検します。

人物関連が保留なら、その履歴が点検済みでも同定完了とは呼びません。吉田は不足項目と佐々木の次の確認を記します。二履歴の照合、現在状態の確認日、未確認の担当がそろえば今回の記録点検を完了とし、商談化や購入判断の完了とは分けます。

春野ラボの通し例ではR67・R68をP67・G67へ関連づけます。対象期間の請求2件、人物1人、会社1社を別単位で報告し、商談は未確認とします。同じ人物への関連が未確認なら、請求を保持してその関連だけを保留します。

10月8日のN67は現在の情報収集状態を更新する根拠です。R67の用途未確認やR68の質問を消さず、原票と確認記録の両方へ戻れる形にします。過去の転記誤りの訂正と、新しい事実の追加も分けます。

自社で複数請求のある一人を選び、加藤に相当する受付担当が履歴、営業担当が後日の確認、管理者が関連と集計を照合してください。人物同定が不足する場合の確認担当と、記録点検の完了条件まで記入して、次の担当へ渡します。