同じ会社の別部署から相談が来たら？部署と商談を結ぶ整理表

青葉商会の佐藤は森製作の生産部から設備D03、総務部から備品D04の相談を受けました。会社は同じですが、予算と打合せの日程が異なります。

部署名を会社名へ足して二社として登録すると、会社全体の取引が分かれます。一方、一商談へ混ぜると別予算の判断が見えません。

会社は一つの記録を使い、部署・窓口・商談を関連付けて、相談ごとの予算と進行を分けます。 参照資料「HubSpot: Associate records」で確認した範囲は、会社・人物・商談を別記録として関連付ける概念。 この節の会社・担当・社内基準は架空の教材です。

この章の根拠：出典1

「会社G03 森製作」の入力は、生産部と総務部です。ここでは会社の取引合計は両案件を一度ずつ集計します。記録の判断欄には「共通の会社ID」と残します。

「D03 設備」の入力は、生産部の山田、予算150万円です。ここでは10月の仕様確認へ進みます。記録の判断欄には「生産部の相談」と残します。

「D04 備品」の入力は、総務部の岡、予算20万円です。ここでは11月の数量確定を待ちます。記録の判断欄には「総務部の相談」と残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

会社名でまとめた後に、部署を識別する欄と各商談の窓口を記します。部署の名称だけでなく、今回の確認を誰が扱うかを商談側に持たせます。

案件別一覧ではD03とD04は二件、会社別一覧では森製作は一社です。150＋20＝170万円は提案額の合計で、受注が確認されるまでは会社の確定売上とは呼びません。

D03とD04を分ける理由は金額の違いだけではなく、決める部署、確認する条件、次の確認日が独立していることです。設備相談が保留しても消耗品の確認を進められるかを佐藤が見ます。

二部署が共同で一つの設備を検討し、同じ予算で一度に決める場合は一商談で関係者を複数持つ方が適しています。部署が二つあるだけで商談を二件に増やしません。

部署別の記録は独立法人を作ることではありません。子会社や支店が別の契約主体となる場合は、注文名義を確認して会社記録の粒度から見直します。

共同予算が判明したら、佐藤は一つの購買判断かを窓口へ確認するタスクを作ります。二件を結合する場合も元の資料と関係者を残し、金額を足したまま別の予測行が残らないか田中が点検します。

佐藤がG03を共通会社としてD03・D04へ関連付け、山田と岡の人物記録をそれぞれの案件へ結びます。田中は各案件の次回確認日を別に確認します。

会社画面で二つの案件が見え、D03の仕様相談がD04の数量確定タスクに混ざらないかを確認します。部署変更時には過去の名称も確認記録に残します。

高橋は会社一覧からD03とD04へ戻り、設備の設置条件と消耗品の補充条件を取り違えず次の質問を説明します。担当や部署を訂正した場合は各商談の関係だけを修正し、会社記録を複製しません。

最初に森製作の会社IDを一つにそろえ、案件ごとの部署、目的、決着条件を記入します。部署名を案件作成の唯一の理由にしません。

会社別の件数は一社、独立した相談は二件です。170万円には提案額という見出しを付け、確定売上の表へ混ぜません。

佐藤と田中は各案件の次回確認担当を点検します。一つの予算で決めると分かった時点で分け方を見直し、変更理由を残します。