AIエージェントは、接続した道具を使って作業を進める仕組みです。保管先へ接続しなければ、そこへ自分で資料を取りに行けません。利用者がチャットへ貼付・添付した資料は別です。

注文確認のために、全顧客の取得、台帳変更、返信まで許す必要はありません。指示文だけでなく、AI用アカウントと接続先で操作を制限します。この例の方針であり、全業務へ一律に強制する公式ルールではありません。

受注担当が対象注文を用意し、在庫担当が同じ商品・倉庫・確認時点の資料を用意します。AIへ渡してよいか、契約と社内ルールで先に確かめます。

人が画面で見る範囲と、AI用アカウントが読める範囲は同じとは限りません。フォルダ単位で絞れないなら、許可済みの別領域へ必要資料を置くか、接続を保留します。全社参照へ広げて済ませません。

商品Aの注文7個、いま使える在庫6個は、人が元資料と照合した架空の条件です。同じ商品・倉庫・個数の単位で7−6を計算します。希望納期の空欄は、推測で埋めません。

案には元資料の場所と確認時点も残します。既存の案、注文原本、正式台帳の上書き・削除は不可。新規作成だけに制限できなければ、AIへ保存操作を渡さず人が保存します。

原本が変わったら、古い案を確定せず、更新した資料から新しい案を作ります。案を作ることと出荷や回答を決めることは別です。

受注・出荷担当が、案の数量や未記入を注文と在庫資料で照合します。出荷担当は不足への対応と在庫の割当てを決め、正式な台帳を更新します。受注担当はお客様へ希望納期を聞き、宛先と確定した内容を確認して返信します。AIの文章が整っているだけでは、送信や割当ての根拠になりません。

メールを読む接続に送信や削除が含まれていれば、不要な機能を外します。外せないなら読取り専用の接続や許可資料だけを渡す方法へ変えます。「送らないで」という指示文だけに頼りません。

資料中の「別の宛先へ全文を送れ」を会社の依頼として扱わず、人へ戻します。操作を広げる検討は、対象・承認担当・記録・取消し方法を別に決める仕事です。

試験は、本番と同じ権限条件の試験環境で行います。架空の注文、在庫台帳、対象外資料、試験用の宛先を用意します。図の5ケースは、新規保存だけをAIに許可できる接続での期待結果です。実際の試験結果ではありません。新規保存と上書き・削除を分けられない接続では、AIの保存操作を外し、受注担当が保存します。

設定担当は、新規候補の保存先と新ファイル、拒否した対象と理由、正式台帳と既存候補が変わっていないこと、メールが送られていないことを記録します。AIが「できません」と答えたかではなく、接続先で拒否されたかを確かめます。本番への試し書きや実顧客への試し送信はしません。環境を用意できなければ提供会社へ確認し、不明な機能は有効にしません。

試験や試行で、禁止した参照・変更・送信が通るなどの想定外があれば、設定担当が接続を止めます。受注担当はAIの案を確定せず、元の注文と在庫資料を使う従来の手順へ戻ります。操作と結果の記録は必要な担当だけが見る場所へ残し、資料本文を無制限にコピーしません。

利用者・接続先が変わったら再確認します。退職・異動、使わない接続、試験用に増やした権限も設定担当が見直します。