商品Aを7個、使える在庫6個、希望納期は未記入という架空の注文です。AIの第1版に「7個を明日出荷します」とあっても、不足と納期の根拠がないため、そのまま使えません。

作成者は「不足分への対応と納期の表現を確認してほしい」と依頼します。版を上書きし続けず、名前や履歴で区別します。元資料は場所と確認時点を添え、確認者が見てよい範囲で渡します。

営業は元注文と商品・数量を照合し、出荷担当は使える在庫と不足分への対応を確認します。受注担当は未記入の希望納期を顧客へ聞き、未確認であることも責任者へ伝えます。

営業責任者は確認結果から返信の内容と表現を決めます。自動の空欄・形式チェックが通っても、出荷条件が確定した意味にはしません。

兼任しても確認項目は残ります。この例では作成者だけで社外回答を確定せず、事情を確かめられる責任者へ回す方針です。役職と決定権は自社で決めます。

差戻しは直す箇所が分かる状態、保留は必要な事実が未確認の状態、承認は示した版と条件の範囲で使える状態です。返答がないことを承認にしません。

第1版の根拠のない出荷約束を取り除き、第2版は「希望納期をお知らせください。出荷可能数と納期を確認してご連絡します」へ直します。営業責任者が、この新しい版を確認します。

返信を送ってよくても、不足分の対応が未確認なら出荷は保留です。本文、宛先、数量、約束する日が変われば、変更点と新しい版で再確認します。

受注担当は、承認した回答案第2版とメールへ貼り付けた文、同じ注文の送り先と送信画面の宛先、この返信に使う資料の版と実際の添付を照合します。承認と送信は、同じ人が担当しても別の作業です。本文・宛先・添付に違いや変更があれば送らず、営業責任者へ変更点と新しい版を渡して再確認します。

送った版、注文、送信時点、結果を依頼票へ残します。結果が分からなければ、再送前に送信記録を確認します。承認済みだけで、送信済みにしません。

自動化を設計する場合も、承認なし・版違い・条件変更なら実行を止めます。この票は送信権限を付けません。接続先の制限は設定担当へ別に依頼します。

誤送信は自己判断で追加メールを重ねず、会社の対応担当へ相談します。取消しができるとは限らないため、送った内容と判断記録を残して対応を決めます。

確認待ちの理由、返答が必要な時点、次の担当を依頼票へ残します。期限は状況を見直す合図で、過ぎても自動承認しません。

この例では不足分の入荷確認待ちです。受注担当は期限が近づいたら、指定の代理へ同じ版・元資料・未確認点を引き継ぎます。代理も、その内容を判断する権限と事実を確かめる手段が必要です。

代理がいなければ保留して通常手順へ戻り、責任者へ相談します。不在者の名前で承認したり、AIに未確認の判断を埋めさせたりしません。

使い始めたら、作成、資料探し、確認待ち、修正、送信確認を分けて記録します。待ちが長い場合は、AIの設定を増やす前に、足りない資料や担当の偏りを見直します。