社員30人の架空の卸会社では、営業が注文メールをExcelへ写し、出荷担当が別の作業表を更新しています。納期変更が片方にしか残らず、営業が社内へ確認し直すことがあります。今回の目的は、同じ注文の確定納期と変更履歴を、営業と出荷担当が同じ場所から確認できることです。

見積の前提を「利用者6人、同時に使うのは最大3人、月80件の注文、過去800件を移す」と置きます。数字はこの例だけの条件です。自社では実際の利用者と資料件数を担当者に確かめ、まだ分からない数量を想像で埋めません。

今回必要なのは、注文番号による登録・検索、確定納期の変更、担当者と変更履歴の表示、決めた役割による閲覧・更新です。商品価格の自動判断、顧客への自動返信、会計への接続は対象外にします。対象外も書くことで、どこまでの金額かを双方で確かめられます。

画面の数だけでは完成を確認できません。営業が架空の注文N032の確定納期を変更し、出荷担当が同じ内容を見られること、許可のない利用者は更新できないことを、完成時に試す条件へ入れます。例外や権限の確認も作業の一部です。

IPAの要件定義の解説は、経営の要求から業務とシステムの要求を整理し、利用者も関わって合意する考え方を示しています。この記事の人数・機能・金額は、その考え方を説明するための独自の架空例です。

この例では、クラウド利用料が月1万円、運用保守が月1.5万円、合計月2.5万円と仮定します。12か月分は2.5万円×12＝30万円。初期120万円を加えた150万円が、対象範囲と月額条件が変わらない場合の税抜きの支払見込みです。

比較する期間を「利用開始前の初期費用＋利用開始後12か月」と明記します。開発にかかる期間中の利用料、機器購入、追加ライセンス、休日対応、解約時のデータ取出しが別途かどうかも確認します。見積にない費用を0円扱いすると、150万円が必要総額のように見えてしまいます。

社内で行う資料整理・打合せ・受入確認・操作練習は、外注費とは別欄にします。仮に6人で合計45時間を使う計画でも、45時間がそのまま追加の現金支出になるわけではありません。通常業務を続けながら確保できるか、残業・代行・外注が必要かを責任者が判断します。

さらに、まだ採用していない追加連携案の概算を24万円と置くなら、「追加案を採用した場合は174万円」と別の条件で計算します。24万円を基本費用に紛れ込ませたり、支払いが確定した費用と呼んだりしません。実際の追加費用は調査後の見積で更新します。

経営者は総額に加え、いつ支払うかも経理と確かめます。初期費用の分割時期、月額の開始月、税額、見積の有効期限を確認すれば、必要な資金の時期を整理できます。費用表は支払予定を説明するもので、投資が利益を生むと証明する表ではありません。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

最初の候補は、許可された共有場所のExcelと運用ルールを整える方法です。6人が注文番号と納期を共有でき、更新担当・履歴・同時編集・権限の条件を満たせるか確認します。必要な管理を実現できなければ、無理に表のルールだけで補いません。

既製サービスとは、すでに用意された受注管理などを契約して使う方法です。標準機能で注文・納期・履歴を扱えるか、6人分の利用料、データ移行、設定、保存容量、データ取出しを確認します。標準機能へ仕事を合わせる変更と、追加改修の費用も分けます。

個別開発は、自社に必要な受注管理を設計して作る方法です。独自の納期変更や既存システムとの接続を実現できるか検討します。一方で、変更時の対応、障害時の連絡、コードや資料の引き継ぎを誰が担うかまで用意する必要があります。作る費用だけで選びません。

本例の120万円は個別開発を説明する仮の数字で、ほかの方法より安い・高いという比較結果ではありません。既存機能で目的を満たせるなら、その設定や移行の見積を取ります。機能不足が重要な業務条件に関わるなら、その不足を埋める方法と費用を確認します。

経営者だけで技術の優劣を採点する必要はありません。「営業が納期を変更した後、出荷担当は何を見て、競合した変更はどう扱うか」を各案で説明してもらいます。普段の注文と例外の注文を試せる案を求めると、自社の仕事に合うかを確認できます。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

システム開発の予算は、機能名の長い一覧から始めなくても整理できます。受注の確定納期を誰が更新し、誰が見るかを決め、完成の確認方法を置きます。その条件に対して、調査・製作・移行・テスト・説明・公開準備の内訳をもらいましょう。

架空の基本案は、初期120万円＋月2.5万円×12か月＝150万円です。追加連携を採用する場合の24万円と、社内で確保する45時間は区別して残しました。自社では実際の見積、支払いの開始時期、税額、別途費用を確認し、数字を置き換えます。

今日の行動は、営業と出荷担当へ「納期を探し直した注文を1件、今のExcelと一緒に見せてほしい」と頼むことです。下の記入済み例を読んで、自社の困りごと・道具・欲しい結果から予算メモを作ってください。空欄の数量は確認先を残せば、最初の相談を始められます。

複数部門の記録や道具をつなぐ範囲を自社だけで決めにくい場合は、DREEXYの相談ページへ、作成したメモと未確認の点を持って進めます。必要な支援範囲、費用、進め方は個別に確かめてください。自社で既存機能を整える方法が見つかった場合にも、この予算表を維持費の確認へ使えます。