ERPを刷新する前に何をそろえる？業務・正本・締切・例外の準備表

架空の卸売会社はERPの刷新を検討します。社長は機能比較へ進む前に、受注、在庫、出荷、請求の業務、記録の正本、締切、例外をそろえます。

準備は製品の導入手順そのものではありません。会社の業務が何を正としてどう完了するかを説明できる状態にして、選定と移行の条件へ渡します。

ERPの刷新は部門をまたぐ記録と仕事の変更です。一つの部門の便利さだけで選ぶと、次の担当の確認や月末の締切が抜けます。 参照資料のIPA DX SQUARE：デジタルガバナンス・コード3.0と関連施策で説明される考え方では、DXの現状と課題を関係者で共有し、実行と見直しへつなぎます。 以下の数値・表・判断手順は、その概念を応用した独自の架空教材です。

この章の根拠：出典1

対象は未完了受注200件、商品1,000品番、在庫三拠点、月末請求です。現状の受注表では受付済みと確定が混ざり、在庫には予約分の欄がありません。

業務責任者が状態と完了、経理が請求、倉庫が数量、運用担当がデータと連携を確認します。社長は刷新の対象と残す業務を決めます。

準備資料は元表の項目と業務例を添えます。抽象的な機能名より、一件がどう変わって完了するかを説明できるようにします。

受注200件のうち確定150件、仮受付50件なら、200件すべてを確定受注として移さないようにします。在庫100個のうち予約30個なら利用可能70個を別に示します。

状態と正本が曖昧なまま移行すると、古い問題が新しい仕組みへ移ります。機能で解く問題と、社内の定義を決める問題を分けます。

商品名が同じでも品番や単位が違う場合があります。名前だけでまとめると、箱と個の在庫が混ざるため、識別子と単位を確認します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

通常受注、変更、取消、返品、分納を別のケースにします。標準だけで製品を比較せず、実際に必要な例外と照合を確認します。

全体の切替と段階的な切替には異なる照合負担があります。途中の連携と二重入力を含め、通常業務を続ける条件で比較します。

正本や状態の意味が未確定なら移行対象を確定しません。新しい仕組みへ入れれば整うという期待だけで、業務の確認を省略しないようにします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

業務とデータの一覧を選定条件へ渡し、一か月分の同じケースで確認します。切替前に未完了案件、締切、旧記録の参照方法を決めます。

受注、在庫、出荷、請求の合計と状態を照合します。試行では正常な案件だけでなく、仮受付と返品も含めて担当間の受け渡しを確かめます。

刷新費用にはデータ整理、教育、移行後の確認も含めます。利用料だけで総費用や担当負担を説明しないようにします。

準備の未確認と責任者を残してから、製品、費用、移行計画を比較します。選定が進んでも業務範囲が変わった時は条件を更新します。

準備の完成は、対象、正本、状態、担当、締切、例外、照合条件が決まったことです。製品選定の担当が同じケースで比較できる資料へします。

この記事は特定ERPの機能や移行方法を保証しません。実際の契約と製品の条件は、整理した業務要件を使って確認します。