現場システムを統合するとき何を決める？入力・状態・責任の設計

架空の加工会社は現場の作業表と事務の受注表を統合します。社長は二つを一画面へ集めるだけでなく、入力、状態、責任、訂正の経路を設計します。

業務統合はすべてを同じデータへ置き換えることではありません。異なる目的の記録を、必要な識別子と受け渡しで結ぶことから考えます。

部門ごとの表をそのまま合わせると、同じ言葉に異なる意味が残ります。一件の仕事から状態を決めることで、統合する情報を選べます。 参照資料のW3C：PROV-Overviewで説明される考え方では、資料、加工、担当のつながりを記録し、根拠の来歴を追います。 以下の数値・表・判断手順は、その概念を応用した独自の架空教材です。

この章の根拠：出典1

受注番号O01の数量100個に対し、現場は三回に分けて40、30、30個を記録します。事務は受注確定、現場は着手と良品完了、出荷担当は発送を確認します。

業務責任者が一件の流れ、現場が記録単位、事務が受注状態、運用担当が連携を確認します。社長は対象業務と変える範囲を決めます。

連携記録には元の番号、更新時点、処理の結果を残します。訂正した値がどこまで届いたかを確認できるようにします。

良品の合計は100個でも、発送が70個なら未発送30個です。作業完了と顧客への提供完了を同じ状態へまとめないようにします。

状態を分けると事務は未発送を確認でき、現場は加工を続ける必要があるか判断できます。仕事の役割が異なる記録を、同じ完了という言葉で統合しません。

再加工10個を新しい良品として足すと110個になります。元の作業との関係を残し、投入、良品、再加工を区別して集計します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

正本へ一回入力する案と、別システムへ連携する案を比べます。入力負担、訂正、遅れ、停止時の代替を同じ条件で確認します。

すべてを即時に結ぶ必要があるかを判断期限で確認します。月次にしか使わない情報は、保守負担と鮮度を比較して方法を選びます。

正本や訂正担当が不明なら統合を進めません。二つの値が違う時に最新の日時だけで正しい方を決めないようにします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

受注番号を作業と出荷へ引き継ぎます。各状態を更新する担当と、次の担当が使う条件を決め、未連携のものが分かる記録を残します。

試行では数量と状態を元記録へ戻って照合します。通常案件だけでなく、分納、取消、再加工、連携遅れも扱います。

入力の一回化で確認作業が増える場合があります。全体の工数と品質を確認し、担当間で負担が移っただけではないか調べます。

統合後は二重入力、未連携、訂正時間、提供の遅れを確認します。画面数の減少だけでなく、一件が正しく完了するかを評価します。

統合設計の完成は、入力、状態、正本、担当、訂正、停止時の代替が決まった状態です。一件の例外を使って受け渡しを確かめます。

来歴の考え方を記録の連携へ応用しています。特定システムの接続能力やデータ共有の権限を、この例から保証するものではありません。