この会社の顧客は、商品をいつ受け取れるかを早く確かめたいと考えています。営業はメールで受注を受け、出荷担当へ在庫と準備状況を確認します。確認した内容が担当者のメールに残り、別の営業社員からは見えません。担当者が不在になると、顧客への返事が止まります。まず経営者は「担当者が替わっても、確認済みの納期を説明できる会社にしたい」と言葉にします。

そのうえで、最初の対象を「営業と出荷担当の間で、納期回答に必要な確認を共有する仕事」に絞ります。注文を受けてから納品までのすべてを一度に変える計画にはしません。この会社では、過去の問い合わせと担当者への聞き取りから、納期確認が顧客の待ちにつながっていることを確かめる想定です。自社では、実際の記録を読んで対象を決めてください。

DXは、データやデジタル技術を使って、顧客への価値や会社の仕事・組織を変えていく考え方です。Excelへ書き写す作業を減らすことは、その一歩になる場合があります。ただし、道具を買うだけで会社の変革が終わったとは言えません。改善した記録を営業の判断へ使い、担当交代でも説明できる働き方にするところまで、将来の方向を持ちます。

経済産業省の2025年の手引きは、経営者が将来の経営ビジョンを描き、現状との差を整理し、関係者を巻き込む考え方を示しています。IPAのDX推進指標も、経営層と業務・IT部門が現状と目指す状態を共有するための手掛かりです。自社の着手計画では、難しい宣言より「顧客へ何を説明できる会社にするか」を具体化してください。

この会社が必要としているのは、営業と出荷担当が、同じ受注の確認状況、確定納期、確認した人を読めることです。画面の見栄えや機能の数だけで道具を選びません。担当者が資料を探し、元の受注と比べ、未確認の条件を質問できるかを確かめます。営業担当が替わっても説明できることも条件に含めます。

既存のExcelを使うなら、部門別のコピーを増やす方法ではなく、現在の共有や更新の方法を確認します。受注番号、確定納期、確認者、未確認事項などを同じ場所に残し、変更が誰に見えるかを試します。同時に変更したときの扱い、履歴、閲覧の範囲を満たせない場合は、その不足を残してください。Excelなら必ず実現できると決めつけません。

既製のサービスを検討する場合、用意された受注や案件管理の機能で同じ確認ができるかを試します。入力する回数、利用者の権限、記録を外へ取り出す方法、利用者数に応じた費用も確認します。既製の機能に会社の仕事を合わせられるかと、会社の重要な条件を変えてよいかは別の判断です。必要な部分だけ外部の設定支援を頼む方法もあります。

個別開発は、既存の道具や既製機能では重要な条件を満たせない場合の候補です。経営者は、満たせない操作と理由を示して見積を頼みます。費用を比較するときは、設定・資料整理・教育・公開後の保守までの範囲をそろえます。まだ相手の提案がない段階で、既製が最安、開発が最良とは確定しません。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

試行は、本番の受注記録を直接書き換えるところから始めません。この会社では、営業と出荷担当が必要な資料を選び、社内で使用を許された範囲の情報を別の試行用記録に用意します。外部サービスへ渡す場合は、資料の利用条件と会社の情報管理のルールを管理担当が確認します。顧客名など試行に不要な情報は除いてください。

受注N032の試行用資料には、商品Aを10個、希望納期10月25日、在庫6個、不足4個の準備予定10月24日と記します。この入力だけでは10月25日の到着を確約できません。出荷担当が配送条件を確認し、営業は「配送条件は未確認」と記録します。確認済みの情報と確認が必要な情報を分けるところまでが、今回の試行で確かめる仕事です。

試行する資料は、いつもきれいな注文だけにしません。この例では通常6件、納期変更2件、配送条件が不明な1件、変更権限のない担当が操作する1件の計10件を用意します。10件は試行の準備例で、十分な件数や安全性を保証する数ではありません。自社で重要な例外と、通常の仕事のばらつきに合わせて増減します。

営業と出荷担当は、受注番号と品目・数量・希望納期を元の資料と比べ、確認済み納期の根拠へ戻れるかを確認します。間違った受注を開く、数量が変わる、未確認の納期が確定扱いになる場合は、その対象の試行を止めて原因を直します。顧客への正式な回答は従来の確認手順で担当者が行い、試行の出力だけで自動送信しません。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

中小企業のDXを始めるとき、経営者がすべての道具を調べて操作を覚える必要はありません。経営者は、顧客へ届けたい変化と会社の判断を持ち、営業・出荷・管理担当は、そのために必要な情報と操作を持ちます。担当者が通常業務の合間に抱え込む計画ではなく、準備する時間と相談する窓口を決めてください。

この会社の最初の対象は、営業と出荷担当が納期回答に必要な確認を共有する仕事です。既存Excel、既製サービス、個別開発を同じN032の条件で比べ、別の試行用記録で確認します。10月24日の準備予定が分かっても、配送条件が未確認なら10月25日の到着は約束しません。担当者が根拠を読めることが、速さより先の条件です。

試行後は、回答の正しさ、顧客の待ち、全員の手間、維持費を見て判断します。架空例の待ち30分短縮と作業3分増加を、導入成功や利益増加とは扱いません。経営者は負担が増えた理由を確かめ、試行範囲と手順を見直します。小さな結果を記録し、将来の顧客価値と会社の働き方に結び付けていくことが次の仕事です。

今日の最初の行動は、経営者が納期回答に困った受注を1件選び、営業と出荷担当に元資料と未確認事項を出してもらうことです。下の計画メモを埋め、担当者と判断日を決めてください。部門の合意や道具の選び方で迷う場合は、このメモをDREEXYへ渡して、整理すべき範囲と支援内容を相談できます。支援の可否と費用は個別に確認してください。