DXはDigital Transformationの略で、デジタル技術による変革を意味します。経済産業省が示す定義では、顧客や社会のニーズを踏まえ、データとデジタル技術で製品・サービス、業務、組織や文化などを変え、競争力を高めることが含まれます。ツールの名前より、会社が何を変えて誰に価値を届けるかが軸です。

ここからは計算や判断を理解するための架空例です。部品卸の営業に「商品Aを10個、10月25日までに欲しい」という注文が来ました。倉庫には6個あります。不足する4個は仕入先が10月24日に発送する予定です。営業は倉庫と仕入先へ確認し、顧客が選べる返答を作らなければなりません。

この会社の困り事は、営業と倉庫が別々の表を持ち、返答の途中で同じ数量や予定を確認し直すことです。顧客は、10個がそろうのか、6個だけ先に受け取れるのかを知りたい状態です。「紙を減らす」という社内の目標だけでは、この顧客の判断に必要な返答は完成しません。

経営者は「顧客が確認済みの情報を見て、受け取り方を選べる状態」を目標にします。社内では営業、倉庫、仕入先との確認方法をそろえます。将来は、その確認済みの情報を顧客へ提供するサービスも検討できます。ただし、画面を作っただけでDXの効果が実証されたとは扱いません。

この例で営業担当者が注文数量を速く入力できても、不足4個の到着日が不明なら、顧客の疑問は残ります。経営者は「転記を減らす」という社内目標に、「在庫と配送を確認した返答を顧客が受け取れる」という顧客の結果を添えます。仕事の改善が何のためか、社員も理解しやすくなります。

顧客への選択肢を作るには、社内の決定が必要です。6個の先行出荷は可能か、分割配送の費用は誰が負担するか、顧客が案を選んだ後に誰が出荷を指示するか。経営者と営業・倉庫責任者が条件を決めます。担当者に「状況に合わせて対応」とだけ伝えると、判断の負担が残ります。

不足4個が10月25日に届くかは、仕入担当者が配送条件を確認します。到着日が決まらなければ、営業担当者は確定済みの在庫6個と、確認中の4個を分けて伝えます。顧客は、代替品や別の日程も含めて検討できます。会社が約束できることを明確にするのも、価値を届ける仕事の変更です。

経営者は、同じような注文が繰り返される記録から、在庫の持ち方や仕入れ方を見直せます。ただし、注文1件で在庫政策を変える根拠にはなりません。商品ごとの必要数、欠品、費用、顧客の希望を蓄積し、営業と倉庫が理由を確かめて検討します。事業の変更は、顧客の記録と経営判断をつなぐ取り組みです。

経営者が技術の細部をすべて理解する必要はありません。経営者は「顧客が受け取り方を選べる返答」を目標とし、どの注文を対象にするか、使える予算と時間、結果を確認する日を決めます。現場へ改善の目的を伝え、日常の仕事に加える準備の時間も確保します。

営業責任者は、注文文章、現在の受注表、顧客への返答例をそろえます。倉庫責任者は、在庫の更新時点と、他の注文へ確保した在庫の扱いを示します。仕入担当者は発送予定の根拠と変更時の連絡先を示します。設定担当は、この条件を同じ注文記録でどう表すかを提案します。

役割を「人が確認する」とだけ書くと、誰が確認するか分かりません。この会社では、営業が注文数量を、倉庫が使える在庫を、仕入担当が発送予定を確認します。顧客へ約束する到着日は営業責任者が条件を確認します。休暇中の代理担当や、値が食い違ったときの確認先も決めます。

AIは必要な場合の道具の1つです。この例は、共有できる表と確認ルールから検討できます。AIで文章から項目を取り出す案を加える場合も、原文と照合する担当や不明な値の扱いは残ります。何を変えるかが決まる前に、道具の種類だけでDXの範囲を決めません。

DXは、データとデジタル技術を使い、顧客への価値と会社の仕組みを変える取り組みです。紙の電子化は情報を扱いやすくし、社内の仕事の変更は担当者間の引継ぎを変えます。その情報を使って顧客へ何を届けるかまで経営者が考えると、会社が目指す変化を説明できます。

商品A10個の注文では、在庫6個と不足4個の予定を同じ記録へそろえる案を考えました。営業は配送条件を確認し、顧客へ先行出荷などの選択肢を説明します。不足4個の発送予定から到着日を決めつけず、確定と確認中を分けることが、具体的な仕事の変更です。

自社への置き換えは、下の8欄のメモから始められます。「DX推進」という言葉をそのまま目標にせず、経営者が誰の困り事を変えたいかを書いてください。現場の担当者が自分の仕事と結びつけて読めれば、何を手伝い、何を確認するかを話し合えます。

まだ道具が決まっていなくても、顧客の困り事、今の確認方法、目指す返答は書けます。設定や開発を相談する場合は、このメモと現在の帳票を渡してください。相談の対象が顧客の受け取り方なのか、社内の更新方法なのかが分かれば、必要な提案を比較しやすくなります。