今回描くのは、顧客の見積依頼を受け、社内で確かめた見積を営業が返すまでです。受注の確定・出荷・請求を混ぜないと、どこを調べる話かが明確になります。

Q017では、現場が10個分の材料を用意できるか、製作の着手予定から希望出荷日に間に合うかを確認します。その回答で営業が見積案を作り、責任者の確認後に返答します。

自社では最近終わった1件のメール・受付表・見積案を、許可された範囲で参照します。関わった人に実際の順番を聞き、口頭の依頼や戻った作業も残します。

急ぎや値引きがある依頼の道順は後で足します。最初の1件が全件を代表するとは限りません。図に対象の依頼番号と日付を添えてください。

箱に動作、レーンに担当、矢印に渡す資料を書きます。「確認」だけではなく、「現場が材料と製作予定を確認する」とすると、受け渡しが具体的になります。

架空の現場回答は「予定どおりの材料入荷を前提に、10個を10月20日出荷の条件で見積可」です。営業は、その前提を見積案へ残します。確定した出荷の約束ではありません。

4段階の最後に、責任者の内容確認と営業の返答を置きます。直す点があれば営業の見積作成へ戻し、確認が終わるまで返答に進めません。

現在の図と変更後の案は分けます。現状を確かめる前に自動作成や自動承認へ置き換えず、必要な判断と戻り先を残してください。

ここでいうデータは、依頼番号・担当・希望内容・回答など、仕事を進める情報です。メールや紙でも、同じ1件の資料としてたどれるようにします。

Q017の受付表から、元メール・現場回答・見積案の場所へたどれる形にします。これは資料の対応図で、作業の順番ではありません。資料を全員へ複製する必要もありません。

下図は、営業が見積案を直し、責任者の再確認を待つ途中の例です。古い案が確認済みでも修正版まで確認済みとは扱いません。版と状態を分け、閲覧・編集できる相手も決めます。

番号がない資料や別の依頼が混ざった資料は、推測でつなげず営業に確認します。記録を補う担当と場所を決め、次の人が必要な資料へ戻れるようにしてください。

Q017の架空記録は、営業が9:10に依頼、現場が11:00に確認開始、11:10に回答です。着手まで110分、確認開始から回答まで10分。合わせて120分ですが、120分働いたという意味ではありません。

110分の間に現場が何もしていなかったとは言えません。別の仕事、依頼の見落とし、資料不足など、理由は記録と本人の説明で確かめます。

10分も純粋な作業時間ではありません。中断があれば分けて測ります。仕事全体の経過時間と、担当者全員の作業時間合計は別で、同時作業や休日も区別します。

自社では依頼番号・作業名・担当と、依頼・着手・終了の時刻を残します。記録がなければ未測定と書き、通常の依頼と例外をいくつか確かめます。

Q017では、着手までの110分を先に調べます。依頼に気づいた時刻、資料不足、他の仕事との順番を聞きます。待ちが長いという理由だけで自動化を決めません。

今回の変更案は、共有受付表に確認担当・資料の場所・状態を残すことです。メールだけでは誰のところで止まっているか探しにくい、という問題への案で、時短の実績ではありません。

営業が依頼時に記入し、現場が着手時と回答時に状態を更新します。確認する時刻と、不在時に引き継ぐ相手も決めます。欄を増やしても更新しなければ状況とずれます。

同じ種類の依頼で、記入の手間・探し直し・待ち・回答の抜けを比べます。表が使えないときは従来の方法で続け、その1件の担当を連絡して記録します。責任者の見積確認は残します。