公開カタログを、商品案内の下書きに、AI-01の会社アカウントで使う。この3つをセットで規程へ書きます。AI-01は記入例の架空名です。

別用途や個人アカウントへ、許可を自動的に広げません。この規程案は会社未採用。契約と資料の条件を確認して責任者が採用します。申請制や禁止項目を、すべての会社の公式義務として示すものではありません。

この架空の規程案では、公開カタログを条件確認と会社採用後に使います。未公開仕様、顧客ごとの単価、非公開の取引条件は、資料管理者へ入力前に相談します。

ログイン用の秘密、給与表、全顧客名簿、顧客メール全文は、この商品案内へ入力しません。顧客名を消しても、単価や取引内容が使えるとは限りません。添付や引用メールの不要な情報も除きます。

判断できなければ入力を待ちます。文の型だけを考えるなら、資料の内容を架空に置き換える方法もあります。

有料か無料か、製品名が同じかだけで判断しません。実際に使う契約、会社アカウント、用途と設定を確認します。学習に使わない条件でも、保存や共有の条件は別です。

確認メモへ、各条件の結果と、公式説明のURLや契約の該当箇所、確認日と担当を残します。保存期間や削除後の扱いが未確認なら、利用を保留します。

同じ未公開仕様でも、会社アカウントから個人用へ、外部接続なしから追加接続ありへ、別用途へ変える場合は再判断です。個人情報や契約上の制約は、それを扱う社内担当や専門家に確認します。

会社が規程を採用した後の利用例です。営業担当は、許可した公開カタログの必要部分だけを、会社契約の営業担当アカウントで指定AI-01へ渡し、商品案内の下書きを作ります。顧客メール全文、署名、個別単価、非公開添付は混ぜません。

営業担当は、下書きの商品仕様、数量の単位、表現をカタログと照合します。ない仕様や約束していない納期が加わっていたら、直して再確認します。入力の許可と、出力を社外で使う判断は別です。

個別の取引条件が必要なら、その部分の入力前に資料管理者へ相談します。AIが追加資料を求めても、会社の許可とみなしません。

営業担当は、規程にない資料や、契約・設定・アカウント・用途の変更があれば、入力を待ちます。元の許可で入力せず、仕事・資料・項目を規程担当へ伝えます。不在時に相談する代わりの担当も決めます。

相談結果は、認めた組合せと条件、確認日、担当を記録して規程へ反映します。資料本文を広いチャットへ重ねて貼らず、管理者が閲覧できる場所を案内します。

誤入力した営業担当は利用・共有を止め、サービス名、時刻、情報の種類、共有先を事故対応担当へ必要な範囲で伝えます。履歴を消しても送信を取り消せたとは限りません。事故対応担当が契約と設定に沿って対応します。