顧客担当の営業が替わるときは？会社と案件の引継ぎ資料を作る

青葉商会の佐藤から高橋へ森製作の顧客担当を移します。設備D11は高橋へ移す一方、試験中D12は技術担当の中村が継続します。

会社の担当だけを高橋に替えると、D12の判断まで高橋へ移ったように読まれ、顧客への説明が重複します。

引継ぎ資料を会社・進行案件・未決事項の三層で作り、それぞれの担当と移管日を確認します。 参照資料「HubSpot: Default company properties」で確認した範囲は、会社名・所在地・会社担当・親会社・関連商談・従業員数という属性の区別。 この節の会社・担当・社内基準は架空の教材です。

この章の根拠：出典1

「会社G11」の入力は、通常相談の責任者は佐藤です。ここでは顧客全体の窓口を担当します。記録の判断欄には「10月15日から高橋」と残します。

「設備D11」の入力は、次回の仕様質問が残るです。ここでは佐藤の確認記録も一緒に渡します。記録の判断欄には「高橋へ案件を移管」と残します。

「試験D12」の入力は、中村が試験を実施中です。ここでは会社担当の変更で試験担当を上書きしません。記録の判断欄には「中村の担当を継続」と残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

佐藤は顧客の概要だけでなく、D11の次回質問とD12の試験結果待ちを一覧にします。高橋が何を引き受けるか、引き受けない案件の連絡経路は何かを確認します。

会社担当と案件担当を同一にする方式は単純ですが、専門案件の継続を失います。会社の窓口は高橋、試験説明は中村と分ける方式では、二人の分担を資料に明記する必要があります。

移管の単位は会社の所有者だけではありません。高橋がD11の次の質問を持ち、中村がD12の試験説明を続けるなら、佐藤が担っていた調整を誰が引き継ぐかも関係表へ置きます。

高橋がD11の資料へアクセスできない場合は移管完了にしません。必要な資料の範囲を田中が確認し、確認中の顧客対応は佐藤が継続する期限を決めます。

担当を変更することと顧客資料の閲覧権限を広げることは別の作業です。本文の例では担当表を作り、必要な範囲の確認が終わるまで実際の権限変更を行いません。

田中はアクセスできない資料の種類と必要な範囲を確認します。閲覧権限の確認中は佐藤の継続期限と代替窓口を決め、必要以上の資料を丸ごと複製して引き渡す方法にはしません。

佐藤・高橋・中村は三行の引継ぎ表を読み合わせ、10月15日の窓口切替とD12の継続担当を記入します。資料の所在、未決事項、次回日付も一緒に渡します。

高橋がD11の次回質問を説明し、中村がD12の結果報告先を説明できるかを確認します。担当変更後も佐藤の過去の活動は実施者として残します。

高橋は自分の言葉でD11の次の確認を説明し、中村はD12の試験待ちを確認します。担当を誤変更した場合は案件ごとの引受状態へ戻し、旧担当の継続と正式移管を区別して訂正します。

会社窓口、案件の担当、技術確認の担当を分けて記入します。移管日だけでなく、誰が何を引き受けたかを記録します。

移管完了は所有者の名前が変わった状態より先に置きません。後任が資料を読めて、次の仕事を説明できることを確認します。

佐藤は未引受の仕事を一覧で残し、田中が継続期限を点検します。専門案件の担当が続く場合は連絡経路を高橋へ渡します。