02 / DX・業務改善
見積ごとに、代理へ回してよいかを見る
金額だけでなく、例外条件と使う料金資料を確認します。
金額と例外条件の両方で分ける。 この図を保存 ↓Q271は標準料金表P51を使った4万8,000円の見積で、値引きも特別納期もないとします。D51の範囲内ならK51へ回せますが、料金表と数量の根拠も添えます。
Q272は6万8,000円なので範囲外です。Q273は4万円でも値引きを含むため、金額だけで範囲内にしません。担当者はどの条件に当たったかを受付記録へ残します。
金額や条件がまだ分からない見積は、条件不足として保留します。未確認のまま標準案件だと扱わず、作成者へ確認してから代理の対象かを決めます。
比較表は横に動かして全ての列を確認できます。
架空D51の判定例| 見積 | 条件 | 確認先 |
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| Q271 | 4万8,000円、標準料金、例外なし | 代理K51 |
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| Q272 | 6万8,000円 | 経営者が決めた範囲外の担当 |
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| Q273 | 4万円、値引きあり | 値引きの確認担当 |
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ここからできること対象見積の金額、料金資料、例外を照合し、代理へ回す根拠を記してください。
この章の根拠：出典2出典3
03 / DX・業務改善
業務の代理と、利用権限は同じ？
確認する業務範囲と、利用できる資料・機能を別にそろえます。
業務条件と本人の利用範囲をそろえる。 この図を保存 ↓K51が代理だと業務上で決まっても、必要な料金表や見積画面を閲覧できなければ確認できません。管理担当は、許された範囲の機能と資料を本人のアカウントで利用できるかを確かめます。
不在者の認証情報を渡して確認する方法にはしません。誰が操作したかを本人へ結び付け、一時的に追加する利用権限と有効期間を管理します。
NISTのアカウント管理は、一時的な利用や役割と期限を管理する考え方を示します。社内の見積を誰へ任せるかは会社が決めることで、技術上の権限だけを判断の承認とは扱いません。
ここからできること必要な資料/機能を管理担当へ確認し、一時権限の範囲と終了日を残してください。
この章の根拠：出典1出典2
05 / DX・業務改善
不在期間が終わったら、何を戻す？
対象記録と未処理、一時権限を通常の状態へ引き継ぎます。
業務記録と一時権限の終了を確認する。 この図を保存 ↓10月16日の期間終了時、K51が確認した見積と保留している見積を通常責任者へ渡します。確認した資料、判断、未処理の理由を見積番号へ関連付けます。
通常責任者は引継ぎを確認し、期限が終わった代理条件を終了します。延長が必要なら新しい期間と対象を決め、古い代理票を無期限に使い続けません。
管理担当は一時的に追加した利用権限の終了を確認します。業務の代理が終わった記録とシステム権限を戻した記録を別に残し、通常担当へ戻ったことを確かめます。
ここからできること確認記録と未処理を引き継ぎ、代理条件と一時権限の終了を確認してください。
この章の根拠：出典1出典2出典3
06 / DX・業務改善
まとめ：見積の代理は対象と期限を限定する
対象条件、確認先、利用権限、終了記録を代理票でそろえます。
任せる範囲と戻す条件を明確にする。 この図を保存 ↓まず経営者が対象、期間、範囲外を決めます。金額だけでなく標準料金や値引きの条件を見て、代理へ回す見積の根拠を資料で確認します。
業務上の代理と本人の利用権限をそろえ、判断できない場合の保留先を明示します。資料不足と範囲外を分けることで、代理本人が条件を広げずに済みます。
最後に確認済みと保留を通常担当へ戻し、一時権限も終了します。記入メモに期限と未処理の担当を残し、不在が終わった後も特別条件が続かないようにします。
ここからできること代理メモを完成し、経営者、代理担当、管理担当へ条件を渡してください。
この章の根拠：出典1出典2出典3
