この架空の部品卸には社員が30人います。営業と倉庫は月120件の納期回答を分担し、資料探し、確認、転記、顧客への返答まで合計30分かけています。経営者は、担当者ごとの表を共有台帳に変え、顧客が返答を待つ時間を減らしたいと考えています。

経営者が最初に決めるのは「誰の、どの仕事を変えるか」です。対象は納期回答を終えるまでの営業と倉庫の作業です。台帳への入力だけを速くしても、倉庫への聞き直しが増えれば改善とは数えません。顧客への返答が正しく終わるところまで比べます。

空いた時間の使い道は、経営者と現場責任者が決めます。例えば、営業担当者が追加の顧客対応をする時間は確保できます。ただし、その時間が増えただけでは追加受注は確定しません。「18時間空く見込み」と「何件受注できる見込み」は別々に記録します。

英国政府の効率化の考え方でも、支出を直接減らす効果と、同じ人数で仕事を多くできる効果を分けています。ここでは、その区別を中小企業の投資メモに応用します。日本の会計や税務の基準を示すものではありません。経営者は時間と金額を別欄で読んでください。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

現在の納期回答は、30分×月120件＝月3,600分、つまり60時間です。変更しない場合の6か月は60時間×6＝360時間になります。営業と倉庫の両方の作業を数え、待っているだけの時間と実際に手を動かす時間は分けて記録します。

新しい案では、最初の2か月は旧手順との照合があるため、納期回答の合計を月60時間のままとします。3か月目から、1件20分×120件＝40時間へ減らせる想定です。ただし、台帳の点検と修正に月2時間を使います。変更後の通常月は合計42時間です。

6か月の新しい作業時間は、60時間×2か月＋42時間×4か月＋初期の40時間＝328時間です。現在の360時間との差は32時間です。通常月の差だけを見ると60−42＝18時間ですが、18時間×6か月＝108時間とは数えません。準備と移行の負担が抜けるからです。

現場責任者は、この想定を過去の納期回答で試して更新します。数量が不足する注文、予定が変わった注文、担当者が休む日の引継ぎも対象へ入れます。難しい注文を除いた測定値で、全件が同じだけ速くなるとは判断しません。誤回答ややり直しが増えた場合は、その修正時間も足します。

営業責任者は、3か月目から月5件の追加受注を見込みます。この例では1件の追加売上が2万円、売上原価が1万4,000円です。売上原価には仕入れと直接配送の費用を含めます。1件の粗利は2万円−1万4,000円＝6,000円。月5件×4か月の追加粗利は12万円です。

経理担当者は、旧契約・外注管理費が3か月目から月3万円から月1万円になる条件を確認します。減る支払いは月2万円×4か月＝8万円です。現在と新案で変わらない費用は、この差額へ重ねて足しません。追加受注の原価に入れた配送費も、もう1度効果から引きません。

この例で比べる金銭効果は、追加粗利12万円＋支払削減8万円＝20万円です。新しい支出42万円を引くと、6か月の簡易採算差額は−22万円になります。「6か月で採算が合う」を必須条件にするなら、この案はまだその条件を満たしません。時短32時間も金銭効果へ重複して足しません。

この範囲で簡易ROIを使うなら、（20万円−42万円）÷42万円×100で約−52.4％です。これは仮定した追加粗利と支払差額に基づく比較で、税金、資金調達、全社の固定費まで含む最終利益ではありません。売上代金の入金日も未確認なので、会社の預金が何月に増えるかは別の入出金表で確認します。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

DXの費用対効果は、画面が新しくなることや入力が速くなることだけでは決まりません。経営者は、顧客への返答までの仕事をどのように変えるかを決め、現場責任者は作業と品質を、経理担当者は支払いを確かめます。追加の粗利が必要なら、営業責任者がその根拠を用意します。

この部品卸の架空例では、初期支出と6か月の利用・保守に42万円を使い、初期の教育・整理まで含めて32時間を空ける案でした。金銭効果は20万円、簡易採算差額は−22万円です。時間の効果があっても、6か月で金銭効果が支出を上回るとは限らないことが分かります。

経営者は下の投資判断メモを自社の対象業務で埋めてください。分からない欄を残すことは、失敗ではありません。必要な確認を見つけた状態です。担当者と返答日まで決めれば、次の会議は「良さそうだ」という感想から、何を確かめれば決められるかという相談へ変えられます。

提供会社と比較する場合も、このメモの期間と範囲を共有します。移行・教育・旧契約の扱いが違う見積もりは、同じ条件へそろえてから比較してください。まず経営者が現場と経理へメモを渡し、効果の根拠と未確認の費用をそろえるところから始めます。