架空の卸売会社は、社員30人のうち営業4人と出荷担当2人が受注管理を使います。月80件の受注があり、過去の受注記録800件を新しい仕組みへ移す想定です。目的は、営業が直した確定納期を出荷担当も同じ記録で確認できるようにすること。経理システムへの連携や顧客への自動送信は、今回の依頼に含めません。

2社の初回見積書には、A社が初期120万円、B社が初期160万円と書かれています。A社の「データ移行・操作説明」は別途相談です。B社は800件の移行と6人への操作説明を含むと回答しています。この時点の40万円差は、同じ条件で生じた差とは限りません。経営者は、A社の追加額を推測して補うのではなく、A社へ正式に確認します。

比較担当者は、見積書の日付、版、税の扱い、有効期限を最初に記録してください。別の日に届いた回答で金額が変わった場合、古いPDFと新しいメールを混ぜると話がずれます。「A社・初回」「A社・回答後」を分け、どの回答を反映した表なのか残します。担当者は総額だけを転記せず、見積の注記や別紙も読んでください。

同じ「受注管理」という名前でも、検索だけの仕組みと、変更した人・日時・内容を残す仕組みでは作業が変わります。比較表を作る段階で、経営者が見積書の表現を勝手に同じ意味へ置き換えないことが大切です。説明が不足する欄には「未確認」と書き、質問欄へつなげます。

小さい画面では、表を左右に動かして全項目を確認できます。

比較担当者はA社へ「移行は追加でいくらですか」とだけ聞かず、整理済み800件、試行と本移行各1回、会社側の照合担当まで伝えます。操作説明も、6人、説明1回、手順資料、質問窓口を伝えます。そのうえで、初期費用の内訳と月額費用への影響を含めた改訂見積書を頼みます。

この架空例では、A社が移行30万円、操作説明10万円と正式に回答しました。A社の初期費用は120＋30＋10＝160万円になります。B社にも同じ条件を確認し、160万円にその範囲が含まれる回答を得たとします。初回の40万円差は、この条件ではなくなりました。これは確認の工程を説明する計算例であり、実際の業者が同じ追加額を提示するという意味ではありません。

B社へも確認が必要です。B社の「移行を含む」が本移行1回だけなら、試行移行を足した改訂額を回答してもらいます。追加額がまだ出ない場合は「B社160万円＋試行移行は未確認」と記録してください。未確認の費用を0円にして合計すると、完成に必要な金額を小さく見せてしまいます。

回答が届いたら、比較担当者は質問番号、回答日、反映した見積の版を残します。仕様やデータの状態が分かるほど見積を見直す考え方は、IPAの見積方法にもあります。2006年の方法論を参考にしているのであり、本文の30万円や10万円は資料から引用した価格ではありません。

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初期費用が同じ160万円でも、公開後の支払いは同じとは限りません。この例では、A社の月額3万円とB社の月額2万円について、基盤利用と保守の対象を同じ条件で確認したとします。公開後12か月の支払いは、A社160＋3×12＝196万円、B社160＋2×12＝184万円です。この条件での金額差は12万円になります。

「12か月」は公開後の12か月を指し、開発中の初期費用を加えています。契約の開始時点、無料期間、年払い、途中解約の扱いが違うなら、そのまま12倍できません。比較担当者は月額の発生条件も確認してください。サーバー利用料が別払いなら、その支払いを追加します。消費税や支払時期を含む実際の資金繰りは、経理担当と見積条件から確認します。

社内で行うデータ整理や完成確認は、開発会社への支払いと別に記録します。例えば会社側が整理と照合に20時間を使う想定なら、「社内作業20時間、担当は営業」と残します。固定給の社員が20時間働くからといって、同額の現金支払いが新しく増えるとは限りません。ただし、通常業務と並行して担当できるかは経営者が判断する必要があります。

この例ではB社の支払いが12万円小さくなりました。それでも、復旧対応や履歴保存の範囲が違えば、同じ品質を買う比較になっていません。比較表は安い会社を自動で決める道具ではなく、価格差の理由と未確認の条件を見えるようにする道具です。金額の計算と、利用部門が仕事を続けられるかの確認を両方行います。

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開発見積もりの比較は、届いた金額を順に並べるだけでは完成しません。対象の操作、データ移行、説明、保守の範囲を読み、足りない条件を2社へ同じ言葉で質問します。回答を反映した見積の版をそろえた後に、初期費用と公開後の支払いを計算します。

この例では、A社の初回120万円に移行30万円と操作説明10万円を加え、B社と同じ初期160万円になりました。公開後12か月までの税抜き支払いはA社196万円、B社184万円です。価格差の理由は説明できても、履歴や復旧などの回答が未確認なら、選定は保留です。比較表には、その保留理由も残してください。

まず経営者は、営業と出荷担当へ「どの受注の、何が見えずに困ったか」を1件聞き、現在の記録と必要な操作を出してもらいます。比較担当者が下の8欄へ、見積の回答と数字を記入します。開発会社へ渡すときは、顧客名など不要な情報を外し、今回必要な数量と確認条件が分かる資料にします。

見積の書き方が違って整理できない場合や、社内の確認担当を決めにくい場合は、DREEXYへの相談時に2社の比較表と未確認の質問を用意してください。「どちらが安いか」だけでなく、「今回の受注管理を完成させるために足りない回答は何か」を相談できます。支援範囲と費用は個別の提示で確認してください。