教材の写真P01は現場.jpgという名前で届き、O241の資料だと営業担当が送付元の説明から確認します。別注文O242にも同じ名前の写真が届くため、名前だけでは対応が決まりません。

資料へP01という管理番号を付け、O241、元のファイル名、受領日時、送付元の説明を関連付けます。番号は対応を管理するための識別で、写真の正しさを自動で証明するものではありません。

見た目が似た建物だから同じ注文だと推測しません。送付の説明がなければ対応不明として保留し、営業担当が注文番号と写真の用途を確認します。

この章の根拠：出典1出典2

O241とP01の対応を台帳の1行とします。同じ注文に外観P01と室内P02の2資料があれば、用途を添えて2行に分けます。注文が2件増えたことにはなりません。

O242とO243が同じ共用部分の写真P03を使う設定なら、両方へ対応を残します。共有してよいという確認がある場合に限り、ファイルを複製して別資料のように管理しません。

台帳には注文番号、資料番号、元の名称、版、用途、確認者を置きます。資料1件に対し注文が何件かを示すことで、差替え時に影響する注文を探せます。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この章の根拠：出典1出典3

O241の室内写真P02のV02が届き、送付元がV01の差替えだと説明したとします。台帳に旧新の関係を残し、現場が使う資料をV02へ更新します。

別角度の写真P04が追加されたなら、P02を置き換える資料とは限りません。追加なのか訂正なのかを営業担当が確認し、資料番号と用途を変えます。

旧版をすでに現場へ渡していた場合は、どの担当がV01を見たかを追います。共有フォルダを更新しただけで、作業用の控えも更新されたとは判断しません。

この章の根拠：出典1出典2

台帳のP02リンクが開けても、現場担当が必要な権限で見られるかを確かめます。営業だけ閲覧できる資料なら、URLを送っただけでは引継ぎが終わりません。

現場担当はO241の室内資料V02であることを確認し、用途と必要な情報が読めるかを見ます。リンクが別の写真へ置き換わっている場合も、対応番号と内容で気付けるようにします。

閲覧できない場合は、承認された共有先を使うか管理担当へ依頼します。個人のアカウントを貸したり、無関係な担当まで閲覧を広げたりして解消する手順にはしません。

この章の根拠：出典1出典2

O242の写真が見つからない場合、資料番号P03と共有先、受領元、確認者を台帳から探します。名前で全フォルダを探すだけでは、別注文の同名資料を取り違えます。

P03のリンクは存在するが内容が違うなら、版の更新と移動の記録を調べます。元の資料が失われた場合は営業から送付元へ再確認し、別の注文の写真を代用しません。

対応が決まるまで現場へ使わせない資料を未確認欄へ残します。注文のどの判断が止まるか、確認先、期限を引継ぎに添えて、資料不足を担当不明にしません。

この章の根拠：出典1出典3

まず営業担当が注文と写真の対応を確認し、資料番号、用途、元の名前、受領の来歴を残します。見た目や同じファイル名で対応を推測しません。

次に複数資料と共有、追加と差替えを区別します。旧版を使った担当を追い、現場が採用版を見られるかを、その担当の閲覧条件で確認します。

資料が見つからない場合は、注文から資料番号と確認者をたどります。メモに未確認、止まる判断、確認期限を残すことで、必要な資料を具体的に取り戻せます。

この章の根拠：出典1出典2出典3