架空の送付単位B51では、10月9日の受注明細をF81が20行、F82が30行、F83が10行に分けます。見出し行を除く明細60行が予定であり、ファイル数3だけでなく対象日も確認します。

受領担当が手元の到着ファイルだけから予定を作ると、来ていないF82を見落とします。送付元の一覧や完了連絡を根拠に、予定と実際の到着を別の欄へ置きます。

予定数が分からない場合は、到着分の記録は作れても全部届いたとは判断できません。送付元へ対象期間、分割数、追加分の予定を聞き、未確認として残します。

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F81が届いた時点では到着済みです。文字や列の確認ができれば形式確認済み、受注表へ取り込み結果を照合できれば取込確認済みとする架空の状態を分けます。

F83が到着していても開けないなら、未到着ではなく形式確認待ちです。送付元に再送を求めるのか、自社の取込条件を直すのかが違うため、到着の有無を消しません。

担当が変わるときは、資料番号と現在の状態、次に行う担当を渡します。受領フォルダにあることだけで、後続の配送準備へ流してよいと扱いません。

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F81の20明細とF83の10明細だけ届いた場合、到着分は30明細です。予定60明細との差は30で、未到着F82の予定数と一致します。受領票で不足の番号を特定します。

単に30明細不足と伝えるより、B51のF82が未到着と示せば送付元は再送対象を選べます。別の日の30明細を代わりに受け取っても、10月9日分の不足を埋めたとは判断しません。

F82が未到着の間に到着分を処理できるかは業務責任者が決めます。全体の確定が必要な集計や請求へ進める場合は、部分受領の状態を明示して保留条件を付けます。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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F81が再び届いても、同じ内容の再送なら予定ファイルが4つに増えたことにはなりません。受領時刻と資料番号を残し、同じ対象の再送であることを送付元へ確認します。

F82改訂版が届く場合は、旧版の差替えか、追加受注かを確認します。旧新を両方取り込むと数量を二重に数えるため、採用する版と取り込まない版を記します。

ファイル名だけで同じと判定せず、送付単位、対象日、資料番号、内容の変更を照合します。名称が同じでも内容が異なる場合は、差替えの根拠が決まるまで保留します。

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F82が到着しても、F83の形式確認が未完了なら業務への全体取込は終わっていません。3ファイルが予定へ対応し、採用する版が決まり、各資料の取込照合が終わったかを見ます。

60明細という合計が同じでも、F81を二重に入れて別の資料を落とした可能性はあります。資料番号と注文明細の対応を確認し、合計だけの一致で閉じません。

全体完了には対象日、採用資料、明細数、照合日時、判定者を残します。送付元から後日訂正が来る場合は、新しい受領票を関連付けて更新範囲を追います。

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まず送付元の予定と対象期間を確認し、ファイル番号と明細数を受領票へ置きます。手元に届いた資料だけから予定を作らず、予定不明なら全部届いた判断を保留します。

到着、形式確認、取込確認は別の状態です。未到着のF82、届いたが未確認のF83、再送のF81を区別し、次の担当と確認内容を示します。

最後に採用版と各資料の対応、明細、取込結果をそろえます。メモに完了の対象日と判定者を残すことで、不足や後日訂正の対象を具体的に追えます。

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