教材F111は10月9日に受付した注文を選びます。納品日が10月9日の注文でも、受付日が別なら対象ではありません。添付メモに受付日による抽出だと記します。

対象期間は会社が合意した時刻と日付で区切ります。開始と終了、使った時刻帯を確認し、受取側が別の日付境界で同じ資料を再集計しないよう説明します。

渡す目的が当日の配送指示なら、受付日抽出が適切かを受取側へ確認します。必要な資料の目的と抽出条件が違う場合は、ファイル名を変えるだけで解決しません。

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F111は10月9日受付分を、10月10日9時の時点で取得した資料です。対象日と取得時点は違い、取得後の訂正や取消しはF111へまだ反映されていません。

取得した時刻、元システムの記録の範囲、使った条件を残します。日付だけのメモでは、朝の抽出と夕方の修正版の違いを受取側が判断できません。

取得処理が長くかかり、途中で元データが変わる場合は、同じ時点の値として取得できる方法かを連携担当へ確認します。取得開始時刻だけを記して全明細が同時点だと保証しません。

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F111には25注文、60明細があります。同じ注文に複数の商品明細があるため、60を注文数として報告しません。注文番号と明細番号の関係を列の説明へ添えます。

教材では受付済みを含め、取消し確定の注文を除外します。確認待ちを含めるかは目的に応じて決め、含めた状態と除外した状態をメモへ残します。

明細ごとに注文合計を繰り返す列があるなら、その列を単純に足さない条件を説明します。本例では明細数量を渡し、注文合計を重複させる資料にはしません。

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F111の作成元は受注台帳R41、形式はV02とします。商品番号、数量、単位、希望日を抽出し、不要な社内注記を含めない列の一覧を添えます。

数量を箱から個へ換算した場合は、その加工と換算表の版を残します。元値をそのまま渡した欄と、加工した値の欄を区別し、相手が来歴をたどれるようにします。

作成者と確認者、抽出条件の設定を管理する担当も記します。ファイルを送った担当が、元データの責任者や計算条件の確認者と同じとは限りません。

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10月10日11時にO261の数量が変わったら、F111の取得後の訂正です。新資料F112へ元F111との関係と変更した注文/明細番号を付けます。

全体の差替えか訂正分だけの受渡しかを受取側と合意します。相手がF111を取り込んだ後に全体を追加として登録すると、注文を二重に数えるため採用方法を明示します。

受取先と連絡方法、訂正の確認担当を事前に決めます。新ファイルを共有先へ置いたことと、受取側が採用する版を更新したことは別に確認します。

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まず何の日付で選び、いつの状態を取得したかを分けます。25注文と60明細の単位、含めた状態、除外条件を記し、受取側の用途に合うかを確認します。

次に元台帳、形式版、加工した欄、作成者と確認者を残します。値の意味と来歴が分かれば、数量や期間の違いを具体的に調べられます。

最後に後日訂正の方法と採用確認を決めます。メモへ元資料番号と変更範囲を結び、受取側が古い資料をいつ更新するかを追える形で渡します。

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