DX予算を超えそうなら何を調べる？範囲・単価・追加作業の差異表

架空の部材会社はDX試行の予算30万円を超えそうです。社長は一律に支出を止める前に、対象範囲、単価、作業量、例外、発注済みを分けて予算差異を管理します。

予算超過は担当の失敗と直結しません。必要な範囲が変わった場合と、同じ範囲で費用が増えた場合を区別して判断します。

予算との差を一つの金額で見ると、何を修正すべきか分かりません。範囲、数量、単価へ分けることで、担当と経営者の判断を区別できます。 参照資料のOpenStax：Prepare Flexible Budgetsで説明される考え方では、実際の活動量に合わせて比較予算を作り、量の違いと費用の差を分けます。 以下の数値・表・判断手順は、その概念を応用した独自の架空教材です。

この章の根拠：出典1

整理作業100時間×2,000円、設定10万円で予算30万円です。実際の整理は120時間×2,200円、設定10万円、うち整理20時間は追加した拠点の作業です。

施策担当が範囲と作業、経理が支払と発注、運用担当が単価と例外を確認します。社長は追加範囲を決めた理由と変更できる条件を確認します。

差異表には見積番号と変更の記録を添えます。作業の追加を決めた日と費用が発生する日を確認して、理由を追えるようにします。

実績見込みは36.4万円で差6.4万円です。数量差は20時間×2,000円で4万円、単価差は120時間×200円で2.4万円、合計6.4万円と一致します。

数量差4万円には範囲の追加が含まれます。同じ範囲で効率が悪化したという説明と分け、追加範囲を維持するか経営者が判断します。

支払済みが25万円でも、未払い発注11.4万円があれば見込みは36.4万円です。現在の支払いだけで予算内と判断しないようにします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

追加範囲を続ける、後の段階へ分ける、方法を変える案を比べます。止める場合も解約や終了対応など残る費用を確認します。

費用を減らす案で教育や照合を省くと、後の訂正費用が増える場合があります。削る作業の役割と品質への影響を明示します。

追加作業の理由や契約額が未確認なら、差異を確定しません。請求がまだない支出はゼロではなく、見込みと確認先を残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

予算変更か範囲変更の決定を記録し、担当と取引条件へ反映します。現場が必要な作業を黙って追加して、後から予算を合わせる運用を避けます。

次月は変更後の範囲で数量と単価を照合します。当初予算、改定予算、実績見込みを別の列に残して比較します。

数量と単価の差は計算順を固定します。この例は旧単価で数量差、実数量で単価差を求め、総差へ一致させています。

差異の原因を次の見積へ反映します。予算を守れたかだけでなく、必要な業務変化と品質が確認できたかを併せて判定します。

差異管理の完成は、原因、残る義務、変更範囲、担当、改定予定がそろうことです。予算を上書きして超過が見えなくなることを避けます。

架空の単価と工数を使う管理用の例です。実際の契約、料金、会計処理の結論は自社の資料と必要な確認で確定します。