架空の会社では、営業手順S10は営業担当、人事手順H10は人事担当が参照する設定です。社員だからすべての社内資料を見せてよいとはせず、役割と業務の必要性を確認します。

資料責任者は、原資料の閲覧権限とAI検索で見せる範囲を同じ表へ記します。AI側の対象を増やす前に、元資料の決定権を持つ担当が確認します。検索の便利さを理由に資料の承認なしで閲覧範囲を広げません。

NISTのアカウント管理やAIの運用管理は役割と権限を確認する観点を支えます。この表は自社の資料範囲を決める編集例で、特定製品に安全な権限制御が実装済みであることを証明しません。

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営業用の検証役でH10のリンクが開かなくても、回答に人事手順の内容が出ていれば閲覧範囲が守られたとは言えません。管理担当は、リンクのアクセスだけを合格条件にしません。

確認表には、検索でH10を取得したか、回答へ内容が出たか、引用名や抜粋が表示されたか、リンクが開いたかを記します。取得の詳細を見られない実装なら、その確認できない範囲を残します。

資料名そのものを見せてよいかも会社の判断です。見せてはいけない資料名を拒否理由として表示しないようにします。リンクを隠すだけでは、回答や引用の抜粋に残る内容を確認できません。

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H10の検証用には、機密情報を含まない教材文と、役割ごとに見せる範囲を用意します。会社が認めた検証環境と検証役で確認し、実際の人事記録を不用意に広い検索対象へ置きません。

営業役ではS10が参照でき、H10は参照できない期待を設定します。人事役では必要なH10へ到達できることも確認します。拒否できるだけでなく、必要な社員が使えるかを同じ表で見ます。

管理者の画面で動いたことを営業役の結果として記しません。使用した役割、質問、取得情報、回答、引用を残します。権限が本当に利用者の条件へ結び付くかは、実装の仕様と保存された結果で確かめます。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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営業役が人事専用の手順を尋ねた場合、会社が許可した相談窓口へ案内する表示を決めます。具体的な禁止資料の名前や条件を説明へ混ぜるかは、資料責任者が確認します。

情報がない質問と、権限がない質問の内部の判定は分ける必要があります。ただし利用者への表示でその違いを明かしてよいかは別です。判断の記録と、社員へ見せる説明を分けます。

拒否を受けた社員が別の言い方で質問した場合も、禁止内容が出ないかを検証します。会社として許可されていない操作や権限変更を利用者へ案内して回避させる方法は使いません。

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営業担当が人事へ異動した、H10の閲覧範囲が変わったなどの場合は、正規の管理者が権限を変更します。元資料の権限だけを変更したつもりで、検索登録側の条件が残っていないかを確認します。

運用担当は同じ検証質問を使い、異動前後の役割で期待が変わったことを確認します。過去の会話表示に残る内容と、新しい取得も区別します。削除や権限変更がどこまで反映するかは製品仕様で確認します。

営業役へH10の内容が出たなど問題が見つかったら、対象検索を保留し、正規の管理者へ修正を依頼します。影響した範囲と既存の回答も確認し、設定変更だけで未確認の影響を閉じません。

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営業S10と人事H10の例では、資料責任者が閲覧範囲を先に決めました。営業役でリンクが開かないだけでなく、回答や抜粋へ禁止内容が出ないかを確認します。

検証は会社が認めた役割と機密を含まない資料で行い、人事役の必要な参照も確かめます。拒否の説明へ禁止情報を混ぜない方針と、正規の相談先を残します。

権限確認表の記入メモへ、取得が見られないなど確認の限界も記してください。役割や資料の変更後は同じ例で再確認し、設定と実際の表示が合う範囲を説明できる状態にします。

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