架空の保守会社では、本社手順H02が「部品発注は現場責任者の確認後」、支店手順S01が「通常部品は受付が発注」としています。運用担当は回答を保存し、引用された両資料の該当箇所を資料責任者へ渡します。

確認するのは文章の違いだけではありません。通常部品という条件、対象支店、金額範囲、確認する役を原文から抜き出します。同じ仕事を扱っているかを確かめないと、例外手順を矛盾と誤認する場合があります。

引用がない、原資料が開かない、該当箇所が見つからない場合は、資料の内容を確認できたとは扱いません。回答文から原文を推測して作り直さず、到達できない根拠を未確認として残します。

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支店のS01が最近保存し直されていても、内容が旧手順なら正式な新規程とは限りません。資料責任者はファイル更新日、規程の承認日、有効日を分け、承認元へ確認します。

本社H02が全支店を対象にするのか、S01が承認された例外として残るのかを確かめます。本社という名前だけで常に正しいとも決めません。会社が定めた規程の決定権と例外承認を確認します。

資料が誰によって作られ、どの版から加工されたかの来歴は、この確認を助けます。ただし来歴があるだけでは優先順位は決まりません。W3Cの版・来歴の概念を根拠の整理に使い、社内の適用の判断は責任者が行います。

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教材の案件Q61は通常部品の発注です。H02とS01をQ61へ当てたとき、確認が必要かどうかが分かれるなら適用の判断が必要です。一方、S01が既に対象外の支店だけの手順なら、資料選択の条件を直す候補になります。

例外が正式に承認されている場合は、条件を外して本社手順へ統合しません。対象部署、部品の種類、承認の範囲を回答へ残せるかを確かめます。例外の条件が分からない資料は、正常な例外として残す前に確認します。

資料責任者は「内容の矛盾」「対象の違い」「有効期間の違い」「根拠不足」を整理表で分けます。この分類は編集上の確認表です。AIの回答を根拠に会社の規程を決めるのではなく、原資料と承認の判断へ戻します。

この章の根拠：出典1出典2

Q61の確認が必要か適用の判断中なら、受付担当はAIが選んだ片方をそのまま使いません。資料責任者へ該当箇所を渡し、発注を進める判断は会社の正規の業務責任者へ確認します。

回答には、対象部品の確認条件が資料間で一致していないことと、判断窓口を示します。保留の理由を示す場合も、社員へ見せてよい資料の範囲を守ります。閲覧できない内部資料の内容を引用して説明しないようにします。

暫定手順を会社が決める場合は、その担当、適用範囲、有効期限を別の記録にします。暫定対応を元の規程へ無言で上書きすると、後で適用の判断の根拠が分からなくなります。

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資料責任者がH02を適用すると決め、S01は失効した旧手順と確定した場合、検索対象と資料の状態を更新します。過去照会用にS01を保存する場合も、現行のQ61へ混ざらない条件を確認します。

運用担当は同じQ61を再質問し、取得資料と引用がH02を指すか、回答が確認後の発注を示すかを見ます。回答の文章だけが直っていて旧資料が検索されるなら、原因の修正が完了したとは言えません。

正式な例外が残った場合は、別の対象案件でも確認します。適用を決めた資料、根拠、日時、適用対象を記録し、次の資料変更でもその条件を確かめられるようにします。

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本社H02と支店S01の例では、発注の確認条件を原文で並べました。更新日が新しい方や、AIが自信を持って答えた方を正しいと決めず、承認元・対象・有効期間を確認します。

対象の違いと内容の矛盾を分け、適用する手順が決まる前は正規の窓口へ渡します。暫定の業務判断がある場合も、範囲と期限を残して確定した規程と分けます。

整理表の記入メモへ、適用の判断の根拠と原資料の状態を記してください。判断後はQ61など同じ案件で検索対象・回答・引用をそろえて確認し、次の資料変更へ引き継ぎます。

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