架空の設備会社では、問い合わせメールの内容を「修理・点検・その他」に分ける旧AIを終了します。業務責任者は、終了日に新しく来るメールだけでなく、分類済みで担当に渡っていない問い合わせQ31も確認します。

新しい受付は受付担当が手作業で区分を付け、Q31は受付担当が設備担当へ渡す設定にします。AIで区分を付けたことと、設備担当が対応を引き受けたことは別です。未処理案件の一覧へ担当と引継ぎ状態を残します。

分類済みの過去記録は、後から問い合わせを追うために使う場合があります。業務責任者が必要な期間と参照先を確認するまで、使わなくなったAIの記録をすべて不要と扱いません。NISTの廃止・代替の管理という考え方を応用した例です。

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問い合わせ原文、分類結果、検証用の例、設定の控えは目的が違います。受付担当は業務記録として必要な原文と分類結果を、管理担当は設定の控えを、それぞれ会社が認めた保管先へ渡します。

サービス内の資料は、自社へ書き出せるもの、削除を申請するもの、提供会社の条件で残るものを分けます。契約上の削除期間や法的な保存要否は、この架空例から決まりません。管理担当が公式条件や社内の判断先を確認し、未確認の扱いを残します。

書き出しが成功した表示だけで保管完了にしません。受付担当がQ31の原文と分類結果を開けるか、必要な項目が欠けていないかを確認します。保存を確かめる前に元の資料を消すことや、秘密の認証情報を配布資料へ移すことは避けます。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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旧AIの画面を閉じるだけでは、メール連携や定期分類が動き続ける場合があります。管理担当は、資料が入る経路、定期処理、通知先、利用者を終了確認表へ並べます。実際の停止方法はサービスの公式手順で確認します。

受付担当が代替方法で問い合わせ1件を区分し、設備担当へ渡せることを確かめた後、新規メールを旧AIへ送る経路を停止します。その後に残る処理を調べ、Q31が抜けていないかを受付と管理で照合します。

権限の解除は、必要な記録を参照する担当と分けて決めます。会社の正規の管理者が実行し、誰の権限を何の理由で変えたかを残します。NISTのアカウントや資産管理は管理観点の参考であり、日本の中小企業へ同じ手順を義務付けるものではありません。

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経営者が契約を解約しても、問い合わせが旧AIへ届き続ける設定や、保管できていない記録が残る場合があります。契約窓口は解約条件、請求の対象期間、終了日を確認し、管理担当の作業と照合します。

無料の利用枠でも、社員のアカウント、外部連携、資料の残存は確認が必要です。利用料がないことを終了済みの根拠にしません。一方で、残す資料を閲覧するための契約が必要かは個別条件として確認します。

終了後に問い合わせが来る連絡先も決めます。受付担当が旧AIの区分を尋ねられたら保管記録を参照し、管理の不明点は管理担当へ渡すようにします。運用担当を外すだけで問い合わせ先をなくさないことが大切です。

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サービス内資料の削除時期が不明な場合は、利用を止めた事実と資料の残存が未確認である事実を分けます。終了確認表に「すべて削除済み」と書かず、契約窓口が提供会社へ確認する仕事を残します。

代替受付で扱えない特殊な問い合わせが見つかった場合は、業務責任者が設備担当への直接の引継ぎ方法を決めます。旧AIを再開するなら、終了前の設定が使えるか、終了日を越えて契約が有効かを改めて確認します。

廃止完了の判断は、残る業務と資料の条件を責任者が確認して行います。NISTの原則を参考にした終了表ですが、教材の条件がそのまま自社の保存義務や契約を満たすわけではありません。必要な専門判断は判断先へ渡します。

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旧問い合わせ分類AIを終える例では、最初に受付担当の代替方法と未処理Q31の引受先を決めました。AIを使わないことと、問い合わせ対応が完了したことは同じではありません。

資料は目的と保存条件を確認し、設定は流入経路や定期処理まで調べます。権限は正規の管理者が必要な参照を残して整理します。契約の終了日と資料・業務の完了も別に確認します。

終了確認表の記入メモへ、完了した範囲と未確認の残作業を記してください。経営者と担当者が、終了後も誰が受付と記録の質問へ答えるかを共有した状態で、廃止完了を判断します。

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