架空の保守会社で「この修理は保証対象か」と質問Q71が届きます。業務責任者は質問文を保存し、機種や契約条件が示されているかを確認します。AIが答えなかった事実だけを利用率の数字にしません。

質問時に使った資料W01と、取得情報を確認できた範囲を台帳へ記します。利用者が許可された資料を開けるか、どの対象の判断かも分けます。秘密の情報を不要に複製せず、会社の認めた記録先を使います。

社員の質問が曖昧なまま期待する正答を作ると、資料整備の方向がずれます。業務責任者は、何を判断したいかと、どの情報が必要かを先に確認し、未回答の理由は仮分類として扱います。

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Q71で機種が不明なら、社員へ機種を確認する仕事です。機種Aと分かってもW01にその条件が書かれていないQ72は、資料責任者が判断根拠を確認する仕事です。同じ未回答でも直す対象が違います。

W01に条件があるのに取得できない場合は、資料不足として新しい文章を増やさず、運用担当へ取得の確認を渡します。利用者の閲覧範囲が原因なら、正規の権限の扱いを確認します。

資料にない保証条件をAIが推測して答えることは、未回答を減らす解決にはなりません。会社の正規の判断先へ渡し、原資料へ必要な情報を反映できるかを確認します。法制度や契約の判断は担当の確認が必要です。

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Q71の追加質問は、まず対象の機種と判断したい修理内容です。どの情報がないとW01の条件へ当てられないかを資料責任者が指定します。社員へすべての情報をまとめて要求する前に、入口の不足を確認します。

追加で得た条件は同じQ71へ紐付けます。別の質問として記録するだけでは、最初の未回答が解消したか追えません。必要な条件が揃っても資料に根拠がなければ、Q72と同じ資料整備へ渡します。

機密や個人情報を求める場合は、会社が認めた経路と必要性を確認します。AIの質問欄へ何でも貼る方法にしません。情報不足を示す短い案内と、正式に確認する担当を分けて残します。

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業務責任者は、未回答件数だけで順を決めません。同じ保証質問が多くても、契約の確認なしに資料へ答えを足せない場合があります。根拠を確定できる担当と資料の確認先を先に決めます。

台帳には、どの仕事が止まるか、同じ種類がどれだけあるか、暫定の相談先、整備担当を記します。頻度が少なくても締切のある案件に影響するなら、責任者が優先の理由を残します。

資料整備の成果物は、AIに答えさせる文だけではありません。適用対象、例外、根拠、承認元が分かる原資料へ反映します。NISTの改善と利用者の報告、W3Cの目的に合う品質の考え方をこの台帳へ応用しています。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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W01を改訂したら、運用担当がQ72を同じ対象条件で再確認します。資料責任者は取得した根拠、回答の条件、引用先を照合します。登録したことだけを解消済みの根拠にはしません。

改訂に含まれない対象や、条件が足りない質問も確認します。AIが資料の範囲を越えて答えないことを確かめ、追加質問や窓口へ渡す表示が必要な種類を残します。

台帳を閉じるときは、質問不足が解消したのか、資料の根拠が確定したのか、取得が改善したのかを記します。根拠がまだないQ72は未回答のままでも、判断先が明確になれば次の仕事が進みます。

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保証Q71とQ72の例では、機種がない質問と、機種が分かっても根拠がない質問を分けました。必要条件を確認する仕事と資料を整備する仕事は、担当と成果物が違います。

根拠があるのに取得できない場合は、運用担当へ別の調査を渡します。資料整備は影響と頻度、根拠の確認先で順を決め、適用対象と例外が分かる原資料へ反映します。

未回答台帳の記入メモへ、担当と暫定の確認先を残してください。資料を追加した後も同じ質問と範囲外の質問を確かめ、推測で答えを増やすことを解決として扱わないようにします。

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