架空の会社では、発注手順G12を旧共有先から新共有先へ移動しました。社員のAI回答には旧共有先への引用が残っています。運用担当は質問と回答、引用名、リンク、確認日を照合表へ記します。

G12という資料名が同じでも、移動先の内容が同じ版かを確認します。資料管理者は版V03と該当する発注確認の箇所を照合し、単なる移動と内容の改訂を分けます。

引用名しか分からない場合は、検索登録の管理情報や原資料の一覧へ戻ります。リンクが開かないという報告だけで適当な似た資料へ付け替えず、同じ根拠を指すことを確かめます。

この章の根拠：出典1出典3

新共有先にG12が存在しても、営業担当の権限が引き継がれていない場合があります。管理者が開けた結果だけで、社員も使えると判定しません。会社が認めた検証役で確認します。

資料管理者は移動先の存在、正規の閲覧範囲、社員が開いた結果を分けます。存在しない、別の資料、権限がない、別のログイン先という状況は修正する担当が違います。

閲覧できない資料を開かせるため、無条件で全社員へ権限を広げません。資料責任者が認めた範囲を確認し、必要な設定を正規の管理者へ依頼します。この照合は特定製品のエラー画面だけで原因を確定する手順ではありません。

この章の根拠：出典2出典3

リンクだけを新共有先へ直しても、検索用の内容が旧版V02なら、回答と引用の中身が合わなくなります。運用担当は登録ID、取り込んだ版、引用に表示される版を照合します。

改訂を伴った移動なら、新しい内容を使うか過去版を使うかの判断も必要です。資料管理者が適用範囲を決め、運用担当が取り込みと引用の対応を更新します。保存先だけの変更と混ぜないようにします。

同じG12へ複数の引用がある場合は、1つの回答だけ直して終了にしません。登録情報や関連する参照先の範囲を調べ、変更対象を一覧にします。W3Cの資料識別と来歴の概念を対応管理へ応用しています。

この章の根拠：出典1出典2

運用担当は「通常部品の発注前に誰が確認するか」という同じ質問を使います。回答の引用が新共有先G12の発注確認の箇所を指し、社員が正規の役割で開けるかを確認します。

手順書の先頭へ到達しただけでは、答えの根拠が見つかるとは限りません。章やページなど、社員が該当箇所を追える表示を確認します。資料内の位置へのリンク機能がない場合は、その制限と探し方を残します。

権限がない役割へは、許可された窓口を示します。引用を確認できる役とできない役を同じ合格条件にせず、資料の閲覧範囲へ合わせます。確認した役割と結果を照合表へ記します。

この章の根拠：出典1出典3

移動先が不明な間は、AI回答を確定した発注手順として使いません。資料管理者が原資料を確認できるかを調べ、営業が正規の窓口へ発注条件を確認する方法を残します。

回答内容がたまたま正しく見えても、引用の根拠が確認できない状態は別に記録します。代替資料を使うなら、同じ条件を支える承認版かを確認し、単に開くリンクへ付け替えません。

修正の担当と次の確認日を残し、復旧後は元の質問と対象利用者で再確認します。資料の移動一覧へAI登録の更新担当も加えると、次の移動で同じ確認を始めやすくなります。

この章の根拠：出典1出典2

G12の移動では、旧リンクを新しいリンクへ替える前に、同じ資料と版かを確認しました。存在することと、社員が閲覧できることも分けます。

検索登録の内容と引用の版をそろえ、元の質問で発注確認の該当箇所へ到達できるかを確かめます。管理者の確認を、利用者の確認結果として扱いません。

引用照合表の記入メモへ、直接リンクなどの制限と保留する案内を記してください。社員が根拠を追える状態を確認してから、対象の回答を再開します。

この章の根拠：出典1出典2出典3