架空の手順書G01は、機種Aの点検、機種Bの点検、共通の記録方法という章で構成されています。資料管理者は、章の区切りと実際の作業の区切りを見て、分割部分を決めます。

GoogleのRAG Engineには資料を分割して扱う段階が示されています。しかし、何文字で分ければどんな手順書でも適切かは、この概念説明から決まりません。利用する基盤の制約と自社の資料の構成を確認します。

機種の条件が冒頭にあり、後の段落には「同じ方法」とだけある場合は、後の部分へ条件を引き継ぐ必要があります。原文にない作業を足すのではなく、何の方法を指すかが追える対応を残します。

この章の根拠：出典1出典2

機種Aの段落だけが取得される場合、その部分へ機種A用という見出しを添えます。機種Bの条件と取り違えないように、元章の対象を分割表へ記します。題名を付けるときも対象を消しません。

G01の会社設定の架空原文を「機種Aの点検記録は様式Aへ入力する。臨時点検の記録は責任者の確認後に保存する。様式Aの欄は共通の記録章を参照」とします。「様式Aへ入力する」だけを分けると、機種Aの対象、臨時の確認条件、様式の参照先が落ちます。条件が残る部分と元章の対応を一緒に保存します。

資料の改訂で前提が変わったら、関連する部分も更新する必要があります。部分へ転記した条件が元章とずれると、新旧が混ざるため、元の資料IDと章の対応を残して変更箇所を追います。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この章の根拠：出典2出典3

点検の通常手順と例外条件が離れた段落にある場合、通常手順だけを回答へ渡すと条件を落とすことがあります。資料管理者は例外がどの手順へかかるかを原文で確認し、分割表へ対応を残します。

表の途中で切る場合も、見出しや単位、表全体の注記がどの行へかかるかを保ちます。短くするために金額や判定欄だけを抜き出して、対象の機種を消さないようにします。

必要な関係が基盤で保てないなら、部分を大きくする、条件を同じ部分に添える、対象資料を分けるなどを候補にします。長い方が常に良いとも決めず、質問に必要な情報が一緒に渡るかで確認します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この章の根拠：出典1出典2

資料管理者は各分割部分を単独で読める点検用の一覧にします。業務担当がG01の元章と比較し、機種・前提・例外・表の意味が残るかを確認します。全文を知っている管理者の記憶で不足を補わないようにします。

運用担当は、登録する基盤が部分の見出しや参照先をどう扱うかを確認します。登録前の資料が正しくても、取り込み時に見出しが落ちる場合は実際に検索される内容を点検します。

確認例には機種A、機種B、例外の条件を含む質問を用意します。期待する部分を業務担当が先に決め、必要な関係が揃うかを見ます。検索結果が多いことだけを分割の良さにはしません。

この章の根拠：出典1出典3

機種Aの部分に例外がないと分かったら、回答の指示だけで補う前に、例外の原文と対応を確認します。分割部分へ必要な条件を添えるか、関係を保てるまとまりへ変更します。

変更は分割表に理由を残し、関連する機種Bの部分や参照の対応を見直します。同じ前提を複数の部分へ転記した場合は、1箇所だけ直して残りが古くならないようにします。

確認が終わらない部分は登録を保留するか、回答の対象外にします。登録済みならその対象の案内を保留し、業務担当が原文を確認する方法を残します。修正後は条件のある質問と通常の質問で再確認します。

この章の根拠：出典2出典3

G01を分ける例では、機種A、機種B、共通記録の意味の区切りを確認しました。文字数をそろえることより、取り出された部分だけで対象と前提を追えることを優先します。

通常手順と例外、表と見出し・注記の対応を残し、業務担当が元章と照合します。運用担当は基盤へ取り込まれた形も確認します。原稿上で残した情報が必ず検索で一緒に渡るとは限りません。

分割表の記入メモへ、関連する部分と未点検の範囲を記してください。資料が改訂されたときに同じ条件をまとめて見直せるよう、元章と分割部分の対応を管理します。

この章の根拠：出典1出典2出典3