架空の会社は、9月までの割引表D09を廃止して共有フォルダから削除しました。しかし社内AIは検索用に取り込んだ内容を使う構成です。元ファイルを消したことと、検索用の内容が更新されたことは別の状態です。

GoogleのRAG Engineの説明には、資料の取り込み、分割、索引化、検索が示されています。このような構成ではどこに内容があるかを確認する必要があります。ただし全サービスが同じ保存先や削除の連動を持つとは限りません。

資料管理者はD09の元の場所、廃止の根拠、削除時刻を記し、運用担当は登録IDや関連するデータの更新仕様を確認します。原文の削除を操作しただけで「AIから完全削除」と記さないようにします。

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以前の会話にD09の料金が残っている場合は、その過去表示が新しい検索結果とは限りません。運用担当は会話の日付と回答を保存し、過去の表示、同じ会話の続き、新しい質問を区別します。

新しい質問でD09が使われるかは、質問の条件と取得した資料を確認します。実装が取得資料を表示しない場合は、どの登録を参照したかを確認できる管理情報を提供窓口へ聞きます。回答に古い数字が出たことだけで、残った場所を断定しません。

引用がD09を指していても、そのリンクが古い表示なのか実際に取得された資料なのかを調べます。引用が開かないことは内容削除の証明ではなく、到達できない根拠として記録します。

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検索用のD09を削除または対象外にする方法は、利用しているサービスの公式手順で確認します。運用担当は実行した対象登録IDと時刻を残し、D09と同じ内容の複製資料が別の登録にないかを資料管理者と確認します。

更新処理が終わった表示だけで、質問への反映も済んだとは扱いません。D09の料金を尋ねる確認質問で、取得資料と引用、回答を確かめます。現行のD10が必要なら、その登録と適用条件も確認します。

登録IDを特定できない場合や反映の仕様が不明な場合は、提供窓口の回答待ちと記します。原文と検索側の削除記録を示し、未確認の範囲を絞って質問します。NISTの継続確認という原則を、自社の反映確認へ応用しています。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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新しい質問にもD09が現れたら、業務責任者は割引の案内をAI任せにしません。対象の割引質問を保留し、営業担当が現行のD10を確認する方法へ切り替える設定にします。他の確認済みの手順と範囲を分けます。

社員には、対象資料D09の反映が未確認であることと、営業の確認先を伝えます。古い料金の文章をそのまま提示して「参考」とするだけでは、社員が使用する可能性が残ります。案内の用途と保留の範囲を明記します。

過去のD09回答が既に見積などに使われたかも、必要に応じて調べます。検索登録を直すことと、作成済みの業務記録を見直すことは別です。使われた記録の確認担当を残します。

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再開前に、通常の割引質問、D09の旧条件を含む質問、過去料金の照会を分けます。現行案内でD09を使わないことと、過去照会を扱う場合の表示条件は別に確認します。

運用担当は登録の更新結果と確認質問の記録を保存し、営業が現行D10の条件と回答を照合します。引用先を開けるか、対象の行を見つけられるかも確かめます。旧数字が消えたことだけで現行案内が正しいとは言えません。

確認できた範囲と残る制限を業務責任者が記して再開します。提供側に内容が残る期間など未確認の保存条件は、再開の可否と分けて問い合わせを続けます。完全削除や情報漏えいなしという結論はこの確認だけでは出せません。

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割引表D09の例では、元ファイルの削除だけで検索AIから消えたとは判断しませんでした。資料管理者が対象を示し、運用担当が検索登録と反映の仕様を確認します。

古い料金は過去の会話か、新しい取得かを分けて調べます。反映が未確認の間は対象案内を保留し、営業が現行D10を確認します。作成済みの業務記録への影響も別に残します。

確認記録のメモへ、更新対象、取得資料、引用、再開範囲を記してください。完全削除を証明したと広げず、自社がどこまで確認し何が未確認かを説明できる状態で案内を再開します。

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