この架空の会社が選ぶのは、問い合わせメールをExcelの受付表へ写す仕事です。書き方が違うメールでも、営業担当が元文と表を並べ、商品・用件・希望日を確認できるためです。別の候補である売上集計は数式を先に見直し、苦情返信は事情の判断と顧客への影響が大きいため初回から外します。

試す範囲は受付表の案づくりまで。回答、担当部署の判断、顧客への送信は営業担当や各責任者が続けます。入力先や完成品がそろわない、誤りを確認する担当者がいない場合は、普段の手順を先に整えます。

決まった形式のデータを移すだけなら、フォームやExcelの機能で減らせないかも確認します。AIを選ぶこと自体を目的にしません。

営業担当は、今の受付表の列名と記入見本を用意します。新しい表を作るより、今のExcelへまとめて貼り付けられる形を目指します。試行用コピーを使い、本番の記録は上書きしません。

入力にはQ-01通常、Q-02希望日なし、Q-03異なる2用件の例を含めます。用件の抜けや日付の推測を見つけるためです。メールと表に同じ元番号を残せば、修正時に原文へ戻れます。

まず実顧客情報を含まない架空メールで確認できます。実メールを使う段階では、営業情報や機密を入力してよいAIか、契約・設定・社内の決まりを確認します。氏名だけ消せば利用できるとは限りません。

元文の例はQ-01『商品Aの説明書をください。希望日は10月12日です』、Q-02『商品Bの仕様を教えてください。急いでいます』です。Q-02の急ぎは仕様確認に添える条件で、具体的な希望日は『記載なし』です。

Q-03は『商品Cの価格表を送ってください。商品Dの仕様も教えてください。どちらも10月15日までにお願いします』です。説明書・価格表の依頼は資料送付、仕様の質問は仕様確認に分け、1用件1行にします。Q-03は同じ元番号の2行で、『どちらも』により両行の希望日を10月15日と残します。

AIへは、番号・商品・用件・希望日の列順と、この分類見本を渡します。急ぎは該当用件へ残し、書かれていない項目は記載なしと指定します。希望日がどの用件に当たるか不明なら、全行へ広げず確認点にします。

営業担当が商品・用件・日付を原文と全行照合します。日付を作ったり用件を落としたりしていたら、この試行は止め、元メールから普段の手入力へ戻します。AI案のまま仕事を完成させません。内容が一致した表案は、表記や列の並びを整えてExcelへまとめて貼り付け、列ずれ・番号の抜けを確認して完成です。貼り付けや表記の修正も、AIを使う方法の作業時間へ含めます。

この架空例ではメール10件を試します。Q-01〜Q-03は、その中に含める違いのある3通の見本です。10件なら十分という基準ではなく、全件を確認でき、通常の仕事を止めない量を自社で決めます。同じ資料とExcelの試行用コピーを使い、両方法とも原文に合う受付表の保存を終点にします。メール1通に複数の用件があれば、受付行は10行とは限りません。

合計実作業時間は、準備、転記やAIへの依頼、原文照合、修正、貼り付けに関わった担当者全員の作業時間です。経過時間は、両方法とも経営者の作業依頼から確認済みのExcel受付表を保存するまでの時計の時間で、AI待ちや担当者の確認待ちも含みます。待つだけの時間を実作業へ足しません。

営業担当は誤りを元番号付きで記録します。日付の創作や用件の抜けで止めた場合は、AI試行を『停止・未完成』とし、停止までの時間と理由を残します。その後の手入力による完成は、普段の方法へ戻した記録として分けます。手入力で完成した時間を、AI方法が完成した結果にはしません。内容が一致して完成できた試行は、実作業時間・経過時間・表記や列の修正を分けて比べます。

同じ人が同じ資料を2度処理すると、2度目は覚えていて早くなることがあります。1回の差を毎月の効果にせず、別の同程度の資料でも傾向を確かめます。この記事に実測結果はありません。

図の2つの誤りは、説明のために作った案です。自社で同じ問題が出たら、AI方法は停止した記録を残し、営業担当が元メールと保存したExcelから手入力へ戻します。元メールをたどれない、本番表を上書きした、入力条件が分からない資料が必要になった場合も、経営者へ報告して試行を止めます。

試し直す場合は、経営者と営業担当が誤りの原因、依頼文、対象のメールを見直します。たとえば用件1つ・希望日明記のQ-01型に絞り、新しい試行で全行一致を確かめます。その品質を保ちながら担当者全員の実作業時間を減らせ、利用料や準備の負担に見合うかを判断してください。条件を満たさないなら、対象や方法を変えて再確認するか、使わない選択ができます。