架空の建材卸で、取付金具を棚へ置いた人しか数を分からず、受注後に足りないと気付きます。別の寸法の金具は余っています。「金具の総数」があっても、必要な品目を使えるかは判断できません。入口は、欠品で仕事が止まる主要品目と、動かずに場所を取る品目を選ぶことです。

J-Net21は整理整頓と在庫場所、継続した入出荷の記録などを示しています。本文ではその考え方を使い、品目K-12を一つの棚で管理する架空例を作ります。対象を広げる前に、誰でも同じものを同じ単位で数えられるかを確かめます。

対象を選ぶ見本は、「K-12は欠品すると取付けが止まるので毎日の動きを記録。K-13は長く動かないので使用予定を確認」です。欠品しやすい品目と余る品目は、同じ補充ルールを機械的に当てはめません。動かない品を処分する判断は、この記録票とは別に用途、契約、品質、責任者の手続きを確認します。記録を整えることと、品物を廃棄することを混ぜないでください。

この章の根拠：出典1

完成見本は「K-12／取付金具・小寸法／単位：個／置き場所：倉庫A・棚2」です。箱に十個入るなら、箱数だけを個数の欄へ入れません。GS1 Japanの案内も、識別コードで商品を同じものとして扱うことを示しています。ここで使うK-12は説明用の社内番号で、正式なGTINではありません。

同じ品目が二つの棚にあるなら、場所ごとの数を持ち、全体の数は足し合わせます。品目番号に棚を埋め込むと、移動のたびに別品目になるので、品目と場所を別欄にします。ラベルや写真は、現場が仕様を取り違えないために使い、番号を付けただけで識別ができたとは判断しません。

箱を開けた場合の完成見本は「未開封二箱＝20個、開封済み七個、合計27個」です。単位を個へそろえたら、出庫も個で記録します。仕入先が箱単位で受け付けるときは、発注の単位と在庫の単位を別に持ち、換算条件を確認します。箱の入り数が変わる商品は古い換算を使わないよう、仕様と適用時点を残します。値だけを自動換算しても、元の入り数が違えば正しい数量にはなりません。

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K-12の開始数量を50個とする架空例です。20個入荷し、案件B-18へ30個出したなら棚の数量は40個です。別棚へ十個移動した場合は、全社で使った数量にはせず、元棚の出庫と先棚の入庫として同じ移動を追います。

記録の完成見本は「日付／K-12／倉庫A棚2／出庫30個／案件B-18／記録者」です。後から数が違うと分かっても、過去の出庫を消して帳尻を合わせず、差の確認と訂正理由を残します。入力する時点をそろえ、忙しいときに紙へ控えるなら同じ項目で後から戻します。

返品の例は、案件B-18へ出した30個のうち五個が戻った場面です。現物を受け取って状態を確認し、返品として五個を記録します。使った出庫30個の記録を25個へ上書きすると、どの仕事で戻ったかが消える場合があります。返品が使用可能か、検査待ちかを分け、確認済みの条件で使える数量へ戻します。入出庫の動きと状態の変更を同じものとして処理しないことが要点です。

移動の完成見本は「K-12／倉庫A棚2から棚4へ十個／移動番号T-01」です。元棚の出庫と先棚の入庫を同じT-01へ結び付けると、どちらか片方だけ登録した差を探せます。移動の途中の品物をどこへ数えるかも決めます。全体数量が変わらない移動と、会社の外へ出す出庫を同じ使用欄へ入れないことが要点です。

棚卸で現物と表を照らすときは、同じ時点と同じ場所を比較します。数えた後に入荷した数量を表へ足しながら、入荷前の現物数と比べると差が出ます。確認中の入出庫をどこまで含めたかを記録し、棚の品目と単位を照らしてから差を確定します。複数の棚に同じ品目があるなら、場所別の数と全体の合計を両方確認します。表の合計だけを現物へ合わせるより、どの棚で何の記録が違ったかを追える形にします。

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棚に40個あっても、別案件へ確保した十個と不良確認待ちの五個があれば、新しい仕事へ使えるのは25個という想定です。来週の入荷予定は今日の現物と別欄へ置きます。「在庫あり」という一語だけでは、数量と状態が読めません。

完成見本は「現物40／確保10／確認待ち5／使える25／入荷予定20・到着未確認」です。確保を出庫として減らす方式と、棚の総数から別欄で差し引く方式を混ぜると二重に減ります。自社でどちらの意味かを決めます。予約が取り消されたとき、確保を解除する条件も書きます。

傷の判断が必要な品を、入力担当だけで使える数量へ戻しません。確認する人と時点を決め、状態が変わった記録を残します。

確保の方式を変える場合は、元の表にある数の定義を確認します。すでに確保分を引いた数を「総数」と呼んでいる表へ、確保十個をもう一度引くと不足を誤認します。現物の総数、確保済み、使える数量という三欄の見本を担当者へ見せ、どの数字を普段見ているかを確認します。品目を広げる前に、一品目でこの違いを一致させてください。

二十五個使える表示を受注へ使うときは、その数を誰かが次の案件へ確保するまでの競合も確認します。二人が同じ二十五個を別々に使えると思えば、表が合っていても不足します。まず一つの担当が確保を更新する方法で試し、同時更新が必要なら仕組みの条件として相談します。確認した時点と確保の状態を、一つの表示で読める形にします。

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補充の入口では、普段の出庫量、注文してから届くまでの時間、最低発注量、変動を見ます。架空例で一日に五個使い、到着まで三日かかるなら、その間に必要な15個をまず確かめます。ただし休日、発注の確認待ち、大口受注、遅れもあり、15個を一律の適正在庫とはしません。

J-Net21の案内は実績や計画、納期などから考える方法を示しています。最初の目安を決めても、欠品と余りが続くなら理由を見て直します。在庫表が合わない場合は、発注量の計算より入出庫の漏れや単位の違いを先に直します。需要予測だけで現物の差は消えません。

表計算は小さく試しやすく、フォームやバーコードは記録する作業の候補、専用の仕組みは品目や場所が多い場合の候補です。費用は品目数、端末、連携、棚卸、保守で違います。読み取りが速くても移動や返品の記録が残らなければ、最後の表は合いません。

「バーコードなら数が合うか」という疑問には、読み取った後の動きが登録されるかを見ます。同じ品目を選ぶ手間は減らせる候補ですが、実際の出庫数量、移動先、返品の状態は別に記録が必要です。読み取りが二回になったときの訂正、読めない札、未登録の品目も試行へ入れます。機器の価格だけでなく、札の作成、現場説明、棚卸、連携の保守まで依頼範囲にします。

余る品目の確認では、最後の出庫日、今後の使用予定、仕様の変更、最低発注量を見ます。使わなくなった仕様を補充対象に残しているなら、目安を直すだけでは余りが続くかもしれません。発注する条件を止めるか変えるかは責任者が用途と契約を確認します。本文の運用票は記録をそろえる下書きで、発注停止や廃棄を自動で承認しません。

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K-12の見本では、総数40個をそのまま新規受注に使わず、確保と確認待ちを分けて25個としました。入荷予定も別に残します。この意味を同じにしてから、記録の道具を選んでください。

下の運用票へ自社の主要品目を入れられます。始めた後は現物と表の差を確認し、訂正理由と補充の見直しを残します。本文の数量は説明用で、欠品削減の実績ではありません。

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