架空の設備工事会社で、広告は運用担当、サイトは制作会社、受付は事務所、見積は営業へ別々に頼んでいます。問い合わせが来ても現地確認の条件が足りず、受付が営業へ転送した後に止まります。広告の反応だけを増やしても、この一件は見積に進みません。

問い合わせQ-01を選び、どこから来て、何を希望し、どの資料を誰へ渡し、何ができたら次へ進むかを追います。新しい見込み客を増やす方法ではなく、届いた問い合わせを仕事として進める主題です。集客と業務の接点を一件で見ると、誰かが担当しているつもりの空白が見えます。

広告の依頼へも、受付後の条件を返します。たとえば工事の対象地域や受付できる内容が違えば、入口の案内と営業の受入が合いません。問い合わせを多く集めることだけを完成条件にせず、どんな質問を受け、どんな不足を営業へ渡すかを決めます。一方、広告担当へ社内の見積や受注判断を丸ごと持たせることはできません。作る範囲と社内に残る決定をそろえます。

この章の根拠：出典1出典2

Q-01の架空見本は「元資料：Webの問い合わせ／渡す記録：設置場所・希望内容・確認済みと未確認／受け取る人：営業／完了条件：営業が受領し現地確認の準備に使える」です。メールを送ったことは、営業が必要な条件を受け取ったことと違います。

受付は専門的な見積判断まで引き受けず、必要な条件をどこまで聞くかを営業と決めます。営業が不足を戻したときは、受付票の欄や説明を見直します。元資料へ戻る手がかりを残し、同じ内容を担当ごとに打ち直す範囲を減らせるかを検討します。個人や取引の情報は必要な担当へ限定します。

受渡し表の空欄は、担当を選べば終わるとは限りません。「営業」と書いても、必要な資料の形式や受領の時点が未定なら止まります。完成見本を次担当へ見せ、「これで現地確認を始められるか」「不足なら何を戻すか」を確かめます。完了条件は書類があることではなく、その仕事に必要な確認ができる状態です。通常の一件と不足がある一件で試します。

不足があるQ-01の渡し方は「設置先は受付済み、寸法は現地確認待ち、希望内容は元の問い合わせを参照、営業が受領して訪問の調整を始める」です。すべてが決まるまで受付で抱える必要があるかと、不足を示して次担当へ渡せるかは、仕事ごとに異なります。必要条件がそろわないと見積へ進めない場合は、その不足を誰が確かめるかまで渡します。完了を「空欄がないこと」だけで決めない方法です。

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Q-01の状態の完成見本は「受付済み／営業受領／現地条件を確認中／見積案V1／受注は未確定」です。見積案ができたことと、顧客が受注条件へ合意したことは別です。状態の名前に意味を付け、案件番号へ引き継ぐ場合は問い合わせとの対応を残します。

複数の問い合わせが同じ案件になることも、一件から複数工事へ分かれることもあります。番号だけで一対一と決めつけず、自社の仕事の単位を確認します。古い見積と合意後の変更が同じ場所にあるなら、適用する版を分けます。IPAのガイドは記録の意味と連携前の準備を扱っており、本文はそれを受渡しへ当てはめた設計例です。

現地確認を終えた後の受渡し見本は、「Q-01／寸法は現場で確認済み／見積V1はこの寸法を使用／納期は未確認／責任者が条件を確認」です。確定していない納期をWebの一般案内から作らないよう、未確認を同じ一件へ残します。受注後に変更が来たら、合意した条件と新しい案を分け、現場がどの版で手配するかを確認します。

番号が変わるときの対応表は「問い合わせQ-01→工事案件C-18→見積V1」のように書けます。受付はQ-01、現場はC-18で探しても、元の希望と合意した条件へ戻れる形です。別の顧客の資料へ誤って結び付けないため、同じ案件かを確認する人と訂正方法も決めます。大量の過去資料を先に統合するより、今回進めたい一件で対応が分かるかを確かめます。

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架空のQ-01は、設置場所の条件が受付票にないため営業が聞き直して止まったとします。最初の修正の完成見本は「問い合わせを受けた後、営業が必要な条件を確認する欄を追加し、未確認は現地確認へ渡す」です。Webフォームに最初から全質問を足すのではなく、受付で聞く範囲と営業が判断する範囲を分けます。

受領の状態がないことが問題なら、欄の追加より受け取る人と代わりの担当が必要です。二重入力が問題なら、同じ元記録を参照できる方法を比べます。原因が違えば修正が違います。改善後は通常の一件と不足がある一件を通し、次の担当が仕事を始められたかを確かめます。

集客を止める必要があるかは、受入状況と経営者の判断です。この記事の受渡し票で広告の停止や外部の返答を自動で実行しません。

小さな修正の候補には、受付票の欄を直す、共有場所をそろえる、状態の一覧を作る、元資料の参照を付ける、などがあります。表一枚で始められる仕事なら、連携開発の前にその方法を試せます。同時更新、権限、件数、外部サービスとの連携が必要なら、完成した一件の資料を見せて設定や開発の範囲を相談します。大きい仕組みほど良いと決める必要はありません。

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制作会社はフォームを作り、広告担当は対象メニューへ誘導し、営業は必要条件と受領後の仕事を決める、という分担の例です。全体を見て不足をまとめる責任者も置きます。ただし「窓口が一つ」だけでは、他社の契約や社内の正式判断まで含まれるとは限りません。作る成果物と対象外を依頼票へ書きます。

IPAのライフサイクルの案内は、関係者が作業や役割の共通土台を持つ必要を示しています。自社の依頼では、完成フォーム、渡す表、受領の状態、確認に使う一件を具体的にします。全体の改善結果を一人へ丸ごと保証させる依頼ではありません。

費用比較は、Web修正、記録の設定、連携、説明、保守の範囲をそろえます。既存の表と受渡しの確認だけで解決できるなら、大きな構築は不要かもしれません。複数担当が同時に更新する場合は、権限と履歴、停止時の代わりも条件に含めます。

依頼票の完成見本は「今回作るもの：受付票の不足条件欄と営業受領の状態一覧。社内で決めるもの：営業が必要な条件、受注の確認。対象外：広告運用や正式な見積発行。試すもの：Q-01と不足のある一件」です。範囲を具体化すると、一括で頼む案と分けて頼む案を同じ完成像で比べられます。契約と資料の利用条件は依頼先と確認し、窓口が一つという説明だけで責任範囲を推測しません。

一括依頼と分割依頼の比べ方は、窓口の数ではなく、同じ一件の完成条件です。一括案に受付票だけが含まれ、分割案に営業受領の確認まで含まれるなら、価格だけでは比べられません。各案へ成果物、社内で決める条件、他社の設定が必要な箇所、修正の担当を並べます。全体責任者は、各社が作ったものの間をQ-01が通れるかを確認します。

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Q-01の架空例は、営業が必要な条件を受け取るまでを受付の完了としました。見積案を作ることと受注が決まることも分けています。問い合わせを増やす仕事と受注へ進める仕事をつなぐには、この受渡しが必要です。

下の表で、元資料、渡す記録、次担当、完了条件をそろえられます。個別の依頼先へ同じ見本を示し、全体責任者が不足を確認してください。

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