案内メールがGmailの迷惑メールに入る？送信結果と送り元の確認を担当へ渡す

どの案内が、どこで見つからないかをそろえる

まず、案内の種類と版、送った時点、使った配信サービスと経路、確認を許可された試験受信先をそろえます。別のメールや別の日の記録を、一つの結果としてまとめないようにします。

受信先の分類も残してください。Googleのこの送信者要件は個人用Gmail宛てを対象とします。会社のGoogle Workspace宛てや、他社の受信サービスへ、そのまま同じ条件を広げません。配信元がWorkspaceでも、個人用Gmailへ送る場合は対象を確かめます。出典：メール送信者ガイドラインのFAQ（Google）。

受信先では、どの場所に表示されたかを、確認した人と時点とともに残します。「見当たらない」だけなら配置は未確認です。送信実施の記録が足りないときは、送信担当へ原記録の所在を尋ね、再送の判断を別にします。

受付、受信場所、送り元の確認結果を分ける

配信側の画面にある「送信済み」の意味は、そのサービスの説明と原記録で確認します。受付記録があるだけなら、受信先の場所や開封までは分かりません。拒否や遅延の記録があるなら、同じメールの原記録を配信管理担当へ渡します。

• 配信側の記録：受付・拒否・遅延など、記録が示す段階と原記録の場所。
• 受信先の観察：受信トレイ、迷惑メールなど、確認した場所・人・時点。
• 送り元の確認：受信した同じメールの認証結果と、確認に使った資料。

この3種類を同じメールへ対応させ、分からないところは未確認と残します。エラーの要約だけから、受信側の状態や設定の原因を決めないようにします。Googleの送信者要件に合わない場合も、拒否と迷惑メールへの配置を混ぜずに記録します。出典：メール送信者のガイドライン（Google）、メール送信者ガイドラインのFAQ（Google）。

送り元の確認結果は、どの資料を見る？

送り元を確かめる仕組みを「認証」と呼びます。SPFは送信を許可されたサーバーか、DKIMは送信側の署名が確かめられるかを見る仕組みです。DMARCでは、表示上の差出人のドメインと、SPFまたはDKIMで確かめたドメインの対応を確認します。配信サービスとドメインの設定を見られる担当に、対象の経路と資料を渡してください。出典：メール送信者のガイドライン（Google）。

Gmailのパソコン画面では、受信メールの差出人の詳細にある送信元や署名元を確認できます。詳しい認証結果は、設定担当が同じメールのヘッダーなどを確認します。認証結果の表示と、自社の設定を今どう直すべきかは別の確認です。抜粋を使う場合も、同じメールと時点へ対応させます。出典：Gmailでメールの認証を確認する（Google）。

認証結果がpassでも、受信トレイへ届くことは保証されません。本文の4場面では、認証結果が見えるのに迷惑メールへ表示された架空例を、そのまま残します。文章の内容が正しいこと、原因が解決したこと、他の受信先にも届いたことへ広げません。出典：Gmailでメールの認証を確認する（Google）。

架空4場面から、次に確認する担当を選ぶ

下の4場面は、説明用の架空記録です。各場面の配信・受信・認証と、分かったこと、まだ分からないこと、次の確認を比べます。件数を到達率に変えたり、記録不足を成功・失敗で埋めたりしません。

表は左右へ動かせます。キーボードでは表に移動して左右の矢印キーを使い、最後の「次に誰が何を確認するか」まで確認してください。同じ全文を、下のCSVとTXTにも保存できます。

認証不足を示す拒否の場面は、架空の要約です。実際のエラーコードや原文を再現していません。自社では原記録の場所を配信管理担当へ渡し、必要に応じてDNS管理担当と同じ送信経路を確認します。

CSVはUTF-8、TXTは普通のテキストです。4場面の資料と、確認票は同じ12項目を使います。時点・送信方法・許可・資料の所在と期限は、架空の原票に値がないため空欄です。自社で確認して補ってください。

同じメールの確認票を作り、担当へ渡す

今日、会社で確認を許可された試験1件を選び、原記録から分かることを入力します。確認できない項目は「未確認」、原記録がない場合はその不足を書きます。空欄のひな型や、4場面の記入例も使えます。

担当へは、同じメールを確認する資料の場所と時点、今分かった範囲、残る不明、次に確かめてほしいことを一緒に渡します。確認結果が返ったら、その資料と時点を更新します。別のメールや設定変更後の結果は区別して記録してください。

この票はメールを送信せず、原因を診断したり、設定を変更したりしません。原記録がない間の再送、実顧客への試験、DNSの変更は、会社で判断できる担当と手順へ戻します。