営業の活動件数は何を数える？訪問・会話・作業を分ける集計

青葉商会の佐藤は午前に森製作へ訪問し、岡と30分話し、帰社後に提案資料を作りました。SFAには訪問、面談、資料作成の三つの記録があります。

三つを同じ営業活動件数として加えると、顧客との接点が三回あったように見えます。訪問予定も実施数へ混ざります。

顧客接点・社内作業・予定を活動種別と実施状態で分け、集計する単位を固定します。 参照資料「HubSpot: Create or log activities」で確認した範囲は、活動の発生日時、対象記録への関連、結果、参加者を記録する概念。 この節の会社・担当・社内基準は架空の教材です。

この章の根拠：出典1

「A29-1 訪問と面談」の入力は、同じ訪問で30分の会話です。ここでは訪問と会話を親子の記録にします。記録の判断欄には「顧客接点は一回」と残します。

「A29-2 資料作成」の入力は、帰社後に45分作業です。ここでは顧客接点の分子から外します。記録の判断欄には「社内準備一件」と残します。

「A29-3 次回訪問予定」の入力は、10月20日の予定です。ここでは実施活動数へ含めません。記録の判断欄には「未実施」と残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

田中は接点数を顧客と実際にやり取りした機会、準備時間を社内作業の時間として定義します。自動保存の記録数が増えても接点数をそのまま増やしません。

顧客接点は一回、面談時間30分、準備45分です。記録が三行あっても三回の顧客接点ではありません。二人で同行した場合も顧客接点一回と参加人数二人を分けます。

件数を数える前に活動の種類を決めます。面談とその準備は同じ案件へ関連していても別の作業で、予定は実施済み活動ではありません。実施時間が分からない予定を実績時間へ入れません。

同じ日に別の電話で追加確認した場合は新しい接点にします。単なる面談記録の訂正は新接点にせず、発生時刻と対象案件を照合して判断します。

活動数は営業成果ではありません。接点が増えれば受注が増えると決めず、各活動の目的と得られた確認事項を併記します。

佐藤は追加電話が別の会話だったか、元メモの更新だったかを時刻と内容で確認します。自動登録と手動登録が重なったら、同じ発生事実を残す行を決めて関係を訂正します。

佐藤が各記録へ種別と実施状態を記し、田中は接点・準備・予定の三つの集計を試します。既存の訪問と面談の重複行は共通活動IDで対応させます。

予定を完了にしたときだけ実施数へ移り、資料作成が顧客接点へ入らないかを確認します。自動記録と手動記録の重なりも一日分で点検します。

田中は元の面談予定と実施記録を照合し、高橋は同じ活動IDから準備と面談を区別します。重複を直す際は二人の参加記録を落とさず、顧客接点の数だけを正しく数えます。

実施した接点、内部準備、未来の予定を分類します。記録の行数をそのまま訪問回数や顧客接点数と呼ばないことから始めます。

時間の合計は種類を分けて示します。面談30分と準備45分は、面談75分という意味ではありません。

佐藤は追加電話の事実を確認し、田中は二重記録を点検します。件数、時間、参加人数をそれぞれの単位で再現できることを確認します。