01 / DX・業務改善
ファイル名と形式版は、同じもの？
名前は資料の名称、形式版は列と意味の約束として分けます。
形式と受注内容の版を別に扱う。 この図を保存 ↓受注.csvという名前はV01でもV02でも使われます。V01は数量が箱数という3列、V02は数量と単位を分ける4列です。名前が同じでも取込条件が違います。
形式版は送付元と受取側が合意する識別です。V01、V02という教材の呼び方に共通の万能な意味はなく、各版の列と許す値を仕様へ書きます。
資料の内容版とも区別します。同じV02の形式で注文の数量だけを訂正したファイルなら、形式の変更ではなく受注内容の改訂です。対応表では両方の版を別に残します。
ここからできること形式版が定める列と意味を記し、資料の名称や内容版と分けてください。
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02 / DX・業務改善
数量と単位が分かれたら、何を変える？
旧新の同じ注文を使い、意味が一致する取込先を定義します。
数量の意味を保つ経路へ対応させる。 この図を保存 ↓V01の注文O231は商品A、数量2で、数量は箱数という仕様です。V02では商品A、数量2、単位箱と表します。どちらも2箱ですが、数量欄の意味を確認しないと2個と誤解します。
V02で単位が個の注文も許すなら、単位欄を無視する旧処理へ流せません。数量2だけを見て旧版と同じと判断せず、単位ごとの保存先と変換条件を連携担当へ確認します。
V01の資料へ単位列を自社で追加する場合は、旧仕様が箱数だと確認した根拠を残します。版不明の資料まで箱と補い、誤った注文を作らないよう区別します。
比較表は横に動かして全ての列を確認できます。
架空O231の旧新表現| 形式 | 受領値 | 業務上の意味 |
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| V01 | 数量2、仕様では箱数 | 2箱 |
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| V02 | 数量2、単位箱 | 2箱 |
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| 版不明 | 数量2のみ | 単位を推測せず保留 |
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ここからできること同じ注文の旧新表現と、数量・単位を保つ取込経路を対応表へ記してください。
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03 / DX・業務改善
どこを見れば版が分かる？
版の表示場所と、表示がない場合の判定を合意します。
版表示と仕様の一致で判定する。 この図を保存 ↓CSVは、表の行と列を文字で保存する形式です。送付元と、添付メモへ形式版を記す、別の仕様一覧へ資料番号を対応させるなど、版を確かめる場所を決めます。CSV内へ版列を足す場合は、その列自体も合意した構造へ含めます。
列数だけで自動判別できるかは試験が必要です。同じ列数でも意味が変わる版や、欠けた列のある不完全な資料を区別できない場合があります。
表示がなく仕様とも一致しない資料は版不明として保留します。受領担当が内容の見た目で版を選ばず、送付元の資料番号と形式版の対応を確認します。
ここからできること版の確認場所と不一致・版不明の扱いを受領担当へ渡してください。
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04 / DX・業務改善
月初の旧新混在は、どう扱う？
適用開始日と受領日、旧版を受けられる期限を分けます。
日付ごとの受領条件を分ける。 この図を保存 ↓V02は11月1日から作成する受注に適用する架空の合意です。11月2日に届いた10月31日作成分は、受領日が新しいだけでV02と決めません。どの日を適用判定に使うかを明記します。
旧V01を11月5日まで受ける移行期間なら、受領票へ形式版と処理経路を残します。V01とV02を同じ方法でまとめて取り込まず、条件の違いを保持します。
旧版終了後にV01が届いた場合は、送付元へ新形式への差替えを依頼するか、例外確認する担当を決めます。期限を過ぎた資料へ自動で新しい単位を足さないようにします。
ここからできること適用に使う日付、旧版を受ける期限、終了後の確認担当を合意してください。
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05 / DX・業務改善
切替の試験では、何を比べる？
旧新で意味が一致する例と、保留になる例を分けて試します。
同じ意味と違う意味と保留を試す。 この図を保存 ↓O231の2箱をV01とV02の両方で試し、受注表の数量と単位が同じ意味になるかを照合します。新V02の2個も試し、旧版の箱数へ誤って置き換えられないことを見ます。
版表示なし、V02なのに単位空欄、旧版期限後のV01は、合意した保留や差戻しになるかを確認します。成功例だけで形式版の判定ができたとしません。
切替後は、対象の受領分、使った取込経路、採用した形式版を残します。旧経路を終了する判断は、予定受領が残っていないかと代替手順を確認して責任者が行います。
ここからできること旧新の代表例と保留例を試し、切替対象と旧経路の終了判断を記してください。
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06 / DX・業務改善
まとめ：受注CSVの形式版を取込先へ対応させる
版の定義、判定場所、適用日、終了条件を対応表へ残します。
版と意味と期限を結んで取り込む。 この図を保存 ↓まず同じファイル名でも、列と意味が違えば別の形式だと扱います。数量2が2箱か2個かを、形式版の仕様から読み、受注表の意味を保つ経路へ対応させます。
版を確かめる場所を合意し、表示と構造が合わない資料は保留します。適用日と受領日、旧版の受領期限を分け、混在期間の判断を受付担当へ渡します。
最後に旧新と保留例を試し、切替後の受領分と経路を記録します。メモには旧版終了後の差替え先も残し、推測で単位を補わない受渡しを続けます。
ここからできること形式版の対応メモを完成し、受領担当と連携担当へ混在期間の判断を渡してください。
この章の根拠：出典1出典2出典3
