架空の月次表M31は、会社が定義した受注日が10月1日から31日までの注文を集計します。出荷が11月の注文も含む設定です。出荷実績や請求額の表と同じ名称にしません。

経営者と報告担当は、受注日が受付した日か確認が済んだ日かを辞書で確認します。同じ10月分でも、基準日が違えば対象の注文が変わります。表のタイトルと条件へ基準を明示します。

日時で境界を判定する場合は、時差と期間の端も指定します。RFC3339の日時表記を参考に記録できますが、どの業務日を使うかは会社が決めます。

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報告担当は10月末の受注を11月1日8時に取り出す設定です。対象は10月末でも、取得は翌朝です。取得までに変更されたデータをどこまで含めるかを確認します。

O181が10月31日に10個で受注され、11月1日9時に8個へ訂正された場合、8時に取り出したM31初版には10個が残ります。初版と現在の受付表の差は、取得時刻が違う可能性があります。

取得したファイル名だけで時点を判断せず、取得日時、元データの範囲、集計の版を保存します。現在の画面を再表示して初版と一致させるだけでは、当時の根拠が失われます。

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O181の10個から8個への訂正は、どの月の業務を変えたかと、いつ確認したかを残します。教材では10月の注文の訂正という設定です。到着が11月だから必ず11月の新規注文とは限りません。

会社は、10月分を改訂する方式か、次の報告で変更分を示す方式を決めます。用途や承認のルールに合わせて責任者が判断し、同じ2個差を10月の再集計と11月の調整へ二重に入れません。

まだ訂正が確認されていなければ、変更候補として記録します。AIや自動処理が届いた文だけで月次を無言で変更する運用は避け、確認担当と適用条件を指定します。

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10月分を改訂する場合はM31初版とM32改訂版を分けます。O181の数量10個から8個への変更と、集計に影響した差を記し、他の注文の範囲も同じかを確認します。

集計表を上書きするだけだと、会議で使った数字と違う理由が追えません。報告担当は版、取得日時、確認した訂正、変更理由を保存します。必要な承認は会社の正規の手順で行います。

経営者が既に初版で判断した場合は、どの報告や資料へ新版を渡すかを指定します。新しいファイルを置いたことと、利用先が更新を確認したことは別に記録します。

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報告担当は10月末の注文、11月初日の新規注文、O181の後日訂正を用意します。受注日の定義と取得時刻に沿って、どの集計へ入るかを責任者が先に確認します。

取消や日付自体の訂正も扱う場合は、対象の月が変わる条件を別に記します。現在のデータを抽出し直したとき、旧版の対象を再現できるかも確認します。

自動集計は、対象件数と主要な合計、変更の一覧を照合します。数字が一致しただけで、訂正が別注文として二重に数えられていないかを確認する必要があります。

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M31の例では、10月の受注日を対象に11月1日8時のデータを取得しました。9時に届いたO181の訂正は、初版へ入っていない理由を記録します。

元月を再集計するか次の報告へ調整するかを責任者が決め、二重反映を防ぎます。改訂する場合はM32と変更注文、理由を保存して利用先へ渡します。

集計条件表の記入メモへ、月末と翌月の境界例、未確認の訂正を残してください。同じ月の数字が変わったときに、どの版の何の対象を見たか説明できる資料にします。

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