売上が伸びて残業が増えたら？担当別に足りない時間を見つけ、分担を見直す方法

新しい商品やサービスが売れると、受付、準備、連絡、確認も増えます。残業の合計だけを見ると、どの担当のどの作業で詰まっているのか分かりません。

まず、施策によって増えた作業を、普段からある作業と分けます。受付件数、確認回数、やり直し、問い合わせなど、時間が増えるきっかけも一緒に残します。

J-Net21は、事務作業を見直す際に業務の流れを図にして、作業内容と余裕の変化を確かめる方法を紹介しています。この記事ではその考え方を使い、担当別の時間と通常業務への影響を比べます。

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たとえば、新しい配送依頼が週20件あります。受付が一件10分、倉庫準備が20分、内容確認が5分かかる想定です。問い合わせ直しや入力し直しがある場合は、通常の処理時間と分けて記録します。

担当者は、仕事の種類、件数、作業時間、例外の有無を残します。秒単位で毎回測る必要はありません。週単位で判断するなら、同じ週の件数と合計時間が分かる記録から始めます。

管理者は、予定表や既存の作業記録を使い、通常業務に必要な時間を先に取り分けます。休憩、引き継ぎ、締切前の確認など、実際に空いていない時間を空きとして数えないようにします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

週20件なら、受付は10分×20件＝200分、倉庫は20分×20件＝400分、確認は5分×20件＝100分が必要です。

比較のため、受付120分、倉庫480分、確認60分を使える時間とします。受付は200−120＝80分不足、倉庫は480−400＝80分の余力、確認は100−60＝40分不足です。

ここでの「使える時間」は、通常業務や締切に必要な時間を除いた後の枠です。部署全体の空き時間を足しても、技能や勤務時間が合わなければ別の担当の不足を埋められません。

倉庫には週80分の余力がありますが、受付や配送内容の確認と同じ時間帯に働けるとは限りません。問い合わせに答える知識や、誤りを見つける技能が必要なこともあります。

仕事を別の担当へ移すなら、教える時間、引き継ぎ、完了を確かめる時間も加えます。空き時間をそのまま使えると考えると、負担を別の人へ移しただけになる場合があります。

担当を変える前に、どの記録を渡し、誰が最終確認し、通常業務の締切に影響したら誰へ戻すかを決めます。確認作業を減らす場合も、その確認が防いでいた間違いを先に調べます。

まず、配送件数や対象の仕事を限った期間で分担や受付方法を試します。何件を受けるか、誰が何を担当するか、通常業務の締切をどう守るかを先に決めます。

試した後は、担当別の作業時間に加え、残業、出荷の遅れ、誤出荷、やり直し、問い合わせを記録します。時間が減っても確認漏れが増えたなら、その方法を良い結果とは扱えません。

負担が受付から倉庫へ移っただけではないか、通常業務が後ろ倒しになっていないかも確認します。結果が条件を満たさなければ、件数を増やす前に担当や受付条件を戻して調整します。

会議には、週の件数、担当ごとの必要時間と使える時間、残業や遅れ、間違いの記録をそろえます。空き時間があっても、技能や勤務時間が合わない場合は、移せない理由を添えます。

次の案は、増員だけに絞りません。記録の書き方をそろえる、二重入力を減らす、担当を分け直す、受付件数に上限を付けるなど、原因に合う案を並べます。

最後に、続ける範囲、担当、確認日、次に見る記録を決めます。まず一つの仕事を一週間だけ記録し、「忙しい」という感覚を、次の判断に使える数字へ変えてください。