架空のメールE131には「7型を注文したい」とあります。商品一覧L21には標準型N7と耐熱型H7があり、どちらも7型と呼ばれる可能性があります。受付は呼称7型を残し、商品番号は未確定にします。

AIが頻繁に使うN7を選んでも、そのメールでN7を指定した根拠ではありません。候補N7・H7と、候補を出した資料L21を別欄へ記します。原文にない番号を確定欄へ入れないようにします。

顧客独自の呼称や旧商品の名前もある場合は、一覧にある候補だけで全候補を確認したとは扱いません。営業が元の呼称と過去の指定を確認する仕事を残します。

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L21ではN7が標準型、H7が耐熱型という設定です。営業責任者は名称だけでなく番号と会社が管理する仕様の違いを並べます。この名称から実際の性能値を推測する必要はありません。

顧客が「熱に強い方」と言った場合も、その用途がH7の選択条件と合うかを確認します。製品の適合判断が必要なら、商品担当の正規の確認へ渡します。AIの連想だけで用途への適合を約束しません。

一覧が旧版なら、後継商品や呼称の変更を確認します。資料の版と照合日を残し、以前の呼び名を現在の商品へ対応させた根拠を追えるようにします。

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営業担当は、N7かH7の指定があるかを顧客へ確認する候補を作ります。番号を知らない場合は、商品担当が必要とする用途条件などを確認します。答えを誘導して、AIの候補に無理に合わせないようにします。

返答が「以前と同じ」なら、以前の注文番号と商品番号を確認します。顧客の別注文を参照していないか、前回から仕様が変わっていないかも照合します。

返答がない場合は、営業責任者が見積や出荷をどこまで進めるか判断します。未確定の商品へ、確定した番号と数量を付けて現場へ渡すことを避けます。

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営業がE131はH7と確認したら、商品番号H7、確認日、顧客の指定や商品担当の判断記録を受付へ追加します。元の呼称7型を消さず、どの言葉を何の番号へ対応させたかを残します。

品名の表示を耐熱型へ変えても、数量や単位は別に確認します。商品を特定できたことが、注文の全項目の確認完了とは限りません。受付の未確認欄を残します。

現場は番号H7を商品一覧と照合し、引受状態を記します。呼称だけで在庫を選ばないように、確定番号と候補の欄を明確に区別します。

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運用担当はH7と明記された例、E131の7型だけの例、旧呼称の例を用意します。営業責任者が期待する候補と未確定状態を決めてから、AIの出力を照合します。

曖昧な呼称でN7を確定してしまう場合は、候補と確認先の欄や指示を見直します。商品一覧の呼称対応が誤っている場合は、一覧の管理担当へ修正を渡します。抽出の指示だけで誤った一覧を隠しません。

設定の修正後は、明確なH7も正しく残るかを確認します。誤った番号を既に渡した案件があるなら、その受付と現場の対象記録を別に照合します。

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7型の例では、標準型N7と耐熱型H7を候補にし、呼称だけで商品を選びませんでした。営業責任者が同じ一覧の番号と仕様を並べ、必要な指定を確認します。

確認後は原文呼称とH7の番号、確認記録を同じ案件へ追加します。数量や単位の不足は別に残し、現場が番号で照合する状態へ渡します。

商品照合表の記入メモへ、旧呼称や対象不明の保留条件も記してください。運用担当は曖昧な呼称と明確な番号の両方を確かめ、推測で商品を確定しない受付にします。

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