架空の卸売会社で、AIが注文メール20件を受付表の下書きへ整理しました。営業の確認が済んでいないため、現場へ正式に渡せる状態ではありません。業務責任者は生成数ではなく、確認待ちの案件IDと対応する元メールIDを一覧にします。案件IDは社内で受け付けた仕事の番号、元メールIDは注文内容が書かれたメールを探す番号です。

一覧には、メールを受け取った時刻、顧客の希望、社内で決めた確認期限、足りない欄、確認担当を入れます。顧客の希望日と会社が約束した納期は別欄です。期限が書かれていない場合は勝手に翌日を入れず、営業責任者が対応方針を決めます。

確認済みでも現場が引き受けていない案件は、営業確認待ちと分けます。確認待ち20件の数字に、引継ぎ待ちやAIの処理待ちを混ぜると、必要な担当が見えません。この20件は教材の設定で実測した改善効果ではありません。

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架空例では20件のうち5件が今日の出荷判断に関係し、残り15件は翌日以降の回答予定です。ただし今日の5件を自動的に通すのではなく、営業が原文を照合できる状態か、現場に必要な情報がそろうかを確かめます。

業務責任者は、会社が約束した回答の期限、出荷判断への影響、確認しない場合の困りごとを並べます。単に古い順や金額の大きい順だけで決めると、短い締切の重要案件が埋もれる場合があります。自社の優先条件を文章で指定します。

誰が順を変えたかを残します。急ぎの依頼が追加されたときは、既に担当へ渡した案件を黙って後回しにせず、変更理由と新しい確認予定を共有します。担当者がそれぞれ別の順で動く状態を避けます。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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Q42は今日が回答予定でも数量が原文にありません。営業担当がAIへ推測させて受付を通す方法は取りません。数量を確認する仕事へ切り替え、元の下書きは情報待ちと表示します。

情報待ちの案件には、不足欄、確認先、担当、次に確認する時刻を残します。返答が来たら同じ案件IDへ追加し、営業が原文と新しい情報を照合します。別の新規注文として増やすと待ち件数も処理対象も二重になります。

確認先から返答がない場合は、業務責任者が出荷判断や回答予定をどう扱うか決めます。急ぎであることは、未確認の欄を確定値に変える理由にはなりません。予定を調整する判断と、受付内容の確認を分けて記録します。

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AIが追加で下書きを作れても、営業が照合する時間は増えません。業務責任者は、今日使える担当の時間と同じ種類の案件で測った確認時間を使い、どこまで対応できるか見ます。生成速度だけを処理能力にしません。

この例では、残りの担当時間で今日の候補5件を確認できるかを最初に確かめます。難しい訂正メールと単純な注文を同じ平均時間で扱わず、不足情報の照会時間も別に見ます。Google SREの指標の考え方を、社員の確認待ちに応用した編集例です。

能力を超えるなら、新規の下書き生成を対象業務で絞る、別の確認担当を付ける、手作業で必要案件だけ受けるなどを責任者が選びます。AIの結果を未確認のまま現場へ渡すことを代替手段にしないようにします。

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確認待ち件数が減っても、情報待ちへ移しただけなら仕事が終わったとは言えません。業務責任者は、通常の確認待ち、情報待ち、現場の引受待ちを別々に記録し、最も古い案件がいつから残っているかを確認します。

今日の5件が営業確認を終えたら、現場へ渡した時刻と引受状態を残します。全20件のうち何件が終点に達したかを同じ案件一覧で確かめます。平均時間だけで、長く残るQ42を見えなくしないことが大切です。

新規生成の量を戻すときは、担当の確認時間と待ちの状態が通常運用へ戻ったことを責任者が確認します。再開した直後に同じ滞留が起きるなら、量を再調整する条件を残します。この記事の件数や時刻は公式の目標ではありません。

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確認待ち20件の例では、AIの生成済みと営業の確認済みを分けました。今日の出荷判断5件を候補にしつつ、情報がないQ42は照会と予定の判断へ分けます。急ぎでも未確認の内容を通しません。

業務責任者は、担当の残る時間と案件の難しさから確認できる量を見ます。必要なら生成を絞り、別の確認担当や手作業へ切り替えます。営業が照合した後に、現場が引き受けたかも確認します。

待ち一覧の記入メモへ、優先理由、情報待ちの確認先、状態別件数と古い案件を残してください。件数を減らすだけでなく、終わっていない理由と次の担当が見える状態で運用を調整します。

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