例の機器会社では、販売と保守が受付を共有しています。自動化前の受付費は月30万円、件数は販売100件・保守200件です。1件の受付にかかる人手時間は販売10分、保守20分とします。

販売は100件×10分で1,000分、保守は200件×20分で4,000分です。この時間比で受付費30万円を分けると、販売6万円・保守24万円になります。件数だけで分ければ販売10万円・保守20万円です。

これらは自動化前の条件で計算した金額です。自動化後の作業時間や費用を測っていないなら、新しい月の実績として使いません。費用を帳簿上で分けることと、会社から出る現金が減ることも別です。

この章の根拠：出典1

受付責任者は、自動化後に人が行う確認・例外対応・引き継ぎを、販売と保守に分けて記録します。両方とも同じ期間で集計し、片方だけ週次、もう片方は月次という混在を避けます。

経理は受付費の項目ごとに、何に対して料金が発生するかを確かめます。たとえば人件費は作業時間、契約で利用者数ごとに決まる料金は契約の人数や使い方など、費用の出方に合う記録を分けて確認します。費目が違うのに全部を人手時間だけで分けないようにします。

社長や事業責任者は、知りたいのが人の作業負担なのか、事業別の費用なのかを決めます。細かい記録を増やすほど確認の手間も増えるため、判断が変わる項目と必要な細かさを先にそろえます。

この章の根拠：出典1

件数だけを基準にすると、販売100件と保守200件は1対2です。受付費30万円をその比で分けるため、販売10万円・保守20万円になります。

時間を基準にすると販売1,000分、保守4,000分で合計5,000分です。この例では、説明のため受付費30万円全体が人手時間に関係する条件を置き、30万円×1,000÷5,000＝6万円、残りの保守は24万円としています。どちらも旧月の試算で、自動化後の作業を測った結果ではありません。

基準は費用ごとに選びます。受付担当の人件費のように作業時間と関係する費用は時間、倉庫の費用は面積、契約で利用者数や受付件数に応じて変わる料金は契約上の数え方が候補です。異なる費用をひとまとめにして、同じ基準で割らないようにします。例では倉庫費が月20万円、販売が床面積の80％、保守が20％を使うため、販売16万円・保守4万円です。受付の自動化だけで倉庫の面積比が変わるとは限りません。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この章の根拠：出典1

自動化後の作業時間がまだ測れていないときは、「未確認」と記録します。人が関わる作業がなくなったと決めたり、旧月の時間を新しい月へ当てはめたりしません。

販売・保守の同じ期間の人手時間と、各費用項目の範囲・総額をそろえます。人件費など作業時間と関係する費用は「その費用の総額×各事業の時間÷両事業の合計時間」で計算できます。システム利用料などは契約書で料金の決まり方を確認し、利用者数や契約単位などに応じて別に分けます。どれかの記録が分からなければ、金額を作らず担当と確認期限を残します。

記録がない「未計測」と、記録を確認した結果の「実測0分」は別です。片方だけ0分なら、対象期間と例外作業の漏れを確かめます。両方0分なら時間比の分母が0になるため、その式は使えません。

固定費・待機費・契約料は、時間に関係する費用と同じ基準で分けられるとは限りません。件数や契約単位など、その費用が発生する基準を確認します。根拠がなければ未算定で保留します。配分額が0円でも、会社の支出が0円とは限りません。

一週間分だけの記録を一か月分の実績として扱わないようにします。記録を簡単にするため推定を使う場合は実測と分け、どの期間を見直すかも書きます。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この章の根拠：出典1

各費用項目をそれぞれの基準で分けた後、販売分・保守分の合計が同じ期間の対象費用総額に戻るかを経理が確認します。同じ作業を二度数えたり、配り残したりしていないかも元記録で照合します。

金額を販売と保守へ振り分けただけでは、会社の支払いは減りません。実際の支出は契約、請求書、給与、残業時間などで別に確認します。受付の忙しさも別問題です。たとえば月全体では処理できる件数でも、締切前に依頼が集中すれば担当枠が足りないことがあります。受付責任者は時間帯ごとの件数と担当枠を並べて確かめます。

受付費の配分を変えても倉庫費の使い方は自動では変わりません。倉庫費は使用面積や契約を別に確認します。配分の数字だけで事業を縮小・撤退すると決めず、費用の発生理由と、必要な時間帯に対応できる人数を分けて見ます。

この章の根拠：出典2

共有メモには、自動化前後の対象期間、販売と保守の件数・人手時間、費用項目ごとの料金の決まり方と総額を書きます。元記録の場所と、各費用にどの基準を使ったかも残せば、次の担当が同じ条件で確かめられます。

新しい時間や費用総額がそろっていない場合は「未算定」とし、何が不足しているか、誰がいつ確認するかを決めます。旧月の6万円・24万円は旧条件の参考値として保管します。

倉庫費は受付費と分け、使用面積・契約・支出を別に見ます。次回の見直しでは、数字の更新日と記録の範囲も確認します。

この章の根拠：出典1