RFI（情報提供依頼書）とは？RFPとの違いと作り方・質問例

RFIは情報を集める依頼。RFPやRFQとは、得たい回答を分ける

RFIはRequest for Informationの略で、情報提供依頼と呼ばれます。製品や方式を選び切る前に、市場にどんな選択肢があり、どの条件なら自社の仕事を扱えるかを調べるために使います。単なる製品パンフレットの収集で終わらせず、その情報で何を判断するかを明らかにすることが大切です。

米国GSAの説明も、RFIを情報収集、RFQを価格情報、RFPを解決策の提案という目的で区別しています。ただし連邦調達向けの説明です。この三つを全ての会社で決まった順番に必ず使う、という意味ではありません。GSA：RFI・RFQ・RFPの説明

未定事項があるだけで、必ずRFIになるわけではない

RFPでも、未定のことと提案してほしいことを分けて依頼できます。違いは「全部決まっているか」だけではなく、今ほしいのが選択肢や実現条件の情報なのか、比較して選ぶための具体的な提案なのかです。すでに必要な情報がそろっている場合や、社内の調達手順が決まっている場合は、その状況に合う進め方を関係担当と確認してください。

米国FAR 15.201(e)は、計画のために価格・納期・市場情報・能力を得るRFIと、契約のための申込みを区別しています。この規定の扱いを、日本の民間取引の法的効果へそのまま当てはめず、依頼の位置づけと取引条件は自社の関係担当と確認します。FAR 15.201：提案受領前の情報交換

質問の前に、誰のどの仕事で情報が足りないかを書く

この会社で調べたいのは、点検依頼の受付から現場の担当確認までを、どんな方法でまとめられるかです。最初から「この製品を入れたい」「画面を何枚作りたい」と決める前に、今使う資料と困る場面を示します。

依頼番号や項目の意味、誰が更新するか、困る例外を資料に沿って説明すると、依頼先が回答の対象を理解しやすくなります。希望する状態と、続ける判断も分けます。この例では、依頼の優先順位と対応完了の判断は、業務担当が確かめることを残し、その判断に必要な情報を確認できる方法を尋ねます。

候補の製品は未確認、実際にどの方法で扱えるかも未確認です。分からない部分を推測で仕様へ埋めず、「何が分かれば判断できるか」という質問に変えます。利用人数や依頼件数などの条件が未把握なら、数値を作らず、確認する担当と調べ方を残してください。

国内の実例でも、収集する情報を次の要件整理へつないでいる

岐阜市の内部事務系システム更新に関するRFIの案内は、製品・サービス、実績、期間、費用、体制、実現性、技術条件などを収集し、導入方針・要件整理・調達仕様書作成の参考にする目的を示しています。2026年8月25日更新の案内で、参加表明は受付終了です。ここでは案内本文だけを参考にしており、添付資料や募集日程を一般企業の手順へ移してはいません。岐阜市：システム更新の情報提供依頼の案内

「できますか」に、知りたい理由と回答してほしい条件を添える

「受付を効率化できますか」だけでは、各社が違う仕事や機能を想定して答える場合があります。質問には、対象の仕事、判断に使う理由、どの条件と根拠を添えて答えてほしいかを一緒に書きます。回答を後で比べるため、各社へ伝える基本条件もそろえます。

機能については、標準でできること、設定で対応すること、追加開発が必要なこと、対応できないこと、未確認のことを分けて答えてもらいます。根拠は該当する資料や説明箇所、どの条件で確かめられるかまで尋ねます。実際に確かめていない回答を、検証済みの結果へ変えてはいけません。

概算費用や期間を聞く場合も、対象の作業、利用条件、自社が用意する資料、含まれないものと追加条件を添えてもらいます。同じ金額の案内でも含む作業が違えば、そのまま安い・高いとは比べられません。今回の確定予算は未確認、導入日も未確認です。

図で見る問い：点検依頼をまとめたいという希望を、依頼先が答えられる質問へどう変えるのでしょうか。今の資料、知りたいこと、聞く理由、回答に添えてほしい前提を見てください。

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図の読み方：質問は、欲しい機能の名前だけでなく、業務で判断するために必要な情報へ結びつけます。これは送付済みの依頼書ではなく、質問を組み立てるための説明図です。

依頼前に、資料の公開範囲と社内の確認先をそろえる

直前の質問と理由の対応の図も使い、質問の対象と知りたい理由を社内の確認先へ具体的に伝えてください。

一人で全ての質問を確定するより、実際の仕事、利用条件、調達の手続きを分かる人へ、どの部分を確かめてほしいかを具体的に頼みます。下の役割は相談する相手の例です。全社で同じ部門名や人数を必須にするものではなく、小さい会社では兼ねる場合もあります。

「全部レビューしてください」だけでは、誰が何を判断するかが曖昧になります。たとえば受付担当には、受付票の意味と例外が伝わるかを、IT担当には利用環境や権限の条件が足りるかを尋ねます。確認できない項目は、未確認のまま担当と次の行動を残します。今回の比較結果を判断する担当は未確認です。

共有してよい資料かを先に確認します。公開例では個人名・顧客情報・認証情報を伏せ、実資料の共有方法や範囲は自社の担当へ相談します。この例で情報を共有する権限は未確認です。回答の窓口、質問の受け方、回答してほしい時期、対象資料の版、回答できない場合の書き方も依頼条件へ入れます。回答期限は未確認で、実際の日付や送付先を決めた例ではありません。

各社へ途中で条件を追加した場合は、どの版の条件への回答かを区別します。一方にだけ別条件を示した回答を、同じ条件の結果として比較しないようにします。具体的な共有・調達の手順は、自社のルールと関係する手続きに沿って確認してください。

同じ質問ごとに、回答の前提・根拠・未回答を並べる

回答書を会社ごとに一冊ずつ読み、「こちらのほうがよさそう」と決めると、条件の違いを見落としやすくなります。同じ質問に対する回答を隣り合わせに置き、何を対象にし、どの根拠があり、何が書かれていないかを読んでください。

以下は二種類の架空の回答を比べる読み方です。実際の製品分類や事業者の回答ではなく、標準機能という説明と設定が必要という説明の、どちらにも追加確認が残る例です。

この問いで追加確認すること：標準機能の対象項目と制約、設定する内容と担当を同じ受付票に対応させ、説明資料や確認方法を追加で尋ねる

この問いで追加確認すること：含む作業・自社に残る準備・別途条件をそろえる。未回答を無料や対応可能と補わず、同じ条件で情報を取り直す

「未回答」「できない」「条件付きで対応できる」「確認できた」は別です。未回答を対応可能や無料と埋めず、条件付きの回答は、その条件が今回の業務で成立するかへ戻して読みます。回答資料が示されていても、自社の資料・権限・運用で同じ結果になるかは、必要な確認を別に決めます。

図で見る問い：同じ質問に「標準機能」と「設定が必要」という回答が来たら、どこを比べるのでしょうか。答えの前提と根拠、書かれていない条件、次に聞くことを見てください。

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図の読み方：言い切った回答や短い回答を、そのまま優れた回答と決めません。今回の条件との対応を読み、未回答を追加確認に戻す図です。実際の採点や製品の選定結果ではありません。

集めた情報で要件を見直し、何を追加確認するかを決める

回答の前提を比べる図も使い、未回答や条件の違いから何を追加確認するかを決めてください。

RFIの後は、集めた資料を保存するだけで終えず、当初の考えを変える情報があったかを確かめます。標準機能で扱える範囲が分かったのか、業務の整理が先に必要なのか、別の方法も調べる必要があるのかを、対象の仕事ごとに分けます。

回答の根拠と前提が分かり、具体的な提案を同じ条件で求めたい段階なら、目的・対象・依頼する範囲・確認したい結果を整理してRFPへつなぎます。RFPで目的・範囲・回答条件をそろえる方法も参考になります。必要な情報がまだ足りなければ、追加質問や資料確認、条件をそろえた説明・デモの相談など、次に何を確かめるかを決めます。デモを行ったことや画面を見たことだけで、業務上の結果を確認済みとはしません。

合意した作業範囲は未確認です。情報収集で得た案内と、発注する内容の合意を分け、価格・日程・役割などは次の具体的な条件に照らして確かめます。RFIを作ったこと自体を、依頼先の選定や実施了承の完了にはしません。

回答が足りないときの、具体的な戻し方

調達文書の作成や部門レビューに困る例は、公開相談の投稿者本人の記述にもあります。ただし担当分担は会社や案件で異なります。「常にPMが全て書く」「特定部門が必ず担う」と決めず、今回の質問に答えられる人と判断する人を明らかにすることが、実務の出発点です。

まとめ：知りたい理由を質問にし、回答の条件をそろえて次へ進む

RFIは、仕様や提案を考えるために不足している情報を、目的と条件を添えて集める依頼です。今の業務と資料、希望する状態、まだ分からないことを示し、判断に使う理由と回答してほしい前提・根拠を質問にします。

回答は同じ質問ごとに並べ、根拠、制約、含む作業、未回答を区別して読みます。調べた結果で要件を見直し、追加確認するか、具体的な提案依頼へ進むかを決めてください。RFI・RFP・RFQを一律の順番や書類の穴埋めとして扱うより、今どんな回答を得て何を判断したいかを明らかにします。