業務自動化の前に、作業の回数とやり直しを調べる方法

伝票の件数と、確認した回数をどう分ける？

同じ伝票と同じ資料で初めて確認を始めたら1件。同じ伝票をやり直したら、確認を始めた回数だけを増やします。

文具卸の「すみれ事務用品」で、井上は納品伝票の番号と数量を注文表と見比べています。「今週は18回くらい」と聞いた川村が元の記録を見たところ、まだ始めていない予定と、同じ確認を二人が書いた記録も混ざっていました。会社・担当者・資料・日付・数字は、全て架空の教材です。

まず、1件の区切りを二人で合わせます。この例では「同じ伝票番号と同じ入力資料について、最初の確認を始めた伝票」を1件と数えます。伝票1に商品が3行あっても1件です。10時に確認を始め、16時に同じ伝票と資料でやり直したら、伝票は1件のまま、確認を始めた回数は2回になります。

同じ10時の確認を二人が記録しても、仕事をもう一度始めたわけではありません。新しい1回にはしません。表の書き間違いを訂正しただけの操作や、まだ始めていない予定も、開始回数へ足しません。ここで数えているのは確認を始めた回数で、完了した件数ではありません。

表は横へ動かせます。キーボードでは表を選んで左右へ移動できます。

確認する入力資料が本当に変わった時は、川村が変更を確かめ、別の資料の版として区切って記録します。今回の18行には、その変更を実際に記録した例はありません。「初めて確認する」「同じ資料でやり直す」「入力資料が変わる」の3例を二人で短く試し、数え方が合うか確かめてから記録を始めましょう。

商品の明細数や所要時間は、仕事の重さを知る別の記録です。途中で1件の区切りを変えたら、以前と同じ条件の数字として比較せず、区切りを変えた日と内容を残します。

0件の日と、記録がない日をどう分ける？

記録する範囲を全て確認して0件だった日と、記録できなかった日を分けます。記録がない日を0件へ置き換えません。

この例で調べるのは、2026年10月5日から9日まで、事務所1か所で9時から17時に始めた伝票の確認です。井上が記録し、交代する時も引き継ぎます。川村は毎夕、その日の範囲を全て記録できたか確認します。別拠点、時間外、開始待ちの依頼は今回の範囲に入れません。休日も、0件の日として日数へ足しません。

表は横へ動かせます。キーボードでは表を選んで左右へ移動できます。

初めて確認した伝票は、月3件・火2件・水0件・木4件・金3件の合計12件です。水曜の0件は、全範囲を確認して開始がなかった数字です。五日とも記録できたので、12件÷5日＝1営業日あたり2.4件と説明できます。木曜4件という偏りも一緒に渡しましょう。平均はこの5日をならした数字で、明日の件数の予測ではありません。

ここで、金曜の票をなくした場合を反例として考えます。記録が残る4日分は9件で、9件÷4日＝記録できた1営業日あたり2.25件まで説明できます。金曜を0件にして9件÷5日＝1.8件と出すと、仕事が少なかったように見えてしまいます。週全体の件数や割合は確定しません。

一日の一部しか記録できなかった時も、全範囲を確認した日にはしません。この5日だけで十分な記録期間とは決められません。締め日や繁忙期を知りたい時は、その条件で別に記録します。届いた全依頼や完了件数も、この開始記録からは分かりません。

やり直しと、同じ確認の二重記録をどう見分ける？

もう一度確認を始めた作業は残し、同じ確認を二人が記録しただけの行は、時刻と引継ぎ表で確かめてから外します。

元の記録18行は消しません。下の記録1〜12は、伝票1〜12の最初の確認です。記録13〜15では、伝票1・伝票5・伝票9を同じ資料でやり直しています。同じ伝票でも、実際にもう一度始めた確認なので回数へ含めます。

記録16は、記録1と同じ伝票1・同じ資料・10月5日10時の確認です。井上と交代者が同じ開始を記録したと、川村が時刻と引継ぎ表で確かめた記入例なので外します。番号が同じというだけで二重記録と決めないでください。本当に別の確認なら、元の記録を訂正し、その理由を残します。

表は横へ動かせます。キーボードでは表を選んで左右へ移動できます。

記録17は10月12日の予定で、まだ始めていません。記録18は10月2日に始めた確認で、今回の期間外です。同じ確認の二重記録1行、未開始の予定1行、期間外1行を外すと、18行−3行＝確認を始めた15回になります。

15回には、最初の確認12回と、同じ伝票のやり直し3回が含まれます。初めて確認した伝票は12件です。記録18行・伝票12件・確認15回を足し合わせないでください。同じ記録を、それぞれ別の目的で数えた数字です。

確認を始めた回数の平均は15回÷5日＝1営業日あたり3回。伝票の平均2.4件とは用途を分けます。明細が多い伝票と少ない伝票の負担を件数だけでは比べられず、回数をそのまま削減時間や利益にも換算できません。

追加の判断が必要な仕事と、未確認をどう残す？

初めて確認した同じ12件を分類します。根拠が分からない2件は、手順どおりに確認できた仕事へ入れず、分類が未確認と残します。

今の手順と資料で番号・数量を照合できるものを「手順どおり」、資料の版不一致や数量の補足などを確かめる必要があるものを「追加の判断が必要」とします。自動化できる・できないという認定ではありません。分類は伝票ごとに1度で、やり直し3回を新しい分類対象3件にしません。

表は横へ動かせます。キーボードでは表を選んで左右へ移動できます。

追加の判断の中身も残します。伝票3は注文表の版が合わない、伝票5は数量の補足、伝票8は照合先の追加、伝票10は数量の単位の問い合わせです。「追加の判断が4件」とだけ渡すより、入力資料を直す仕事か、人の判断を残す仕事かを考えやすくなります。

伝票9と伝票12は、まだ分類する根拠がありません。手順どおりや0件として埋めず、誰が何を確かめるかを残します。回答を得たら回答日と変更内容を記録して数え直し、以前は未確認だったことも残します。

自動化の担当者へ、何を渡せばいい？

元の記録、日ごとの表、分類の根拠と数え方を渡します。まだ確かめていない点には、担当と期限を付けます。

井上は、元の記録・日ごとの表・分類手順・分類の根拠を川村へ渡します。川村は10月13日15時までに伝票9と伝票12の資料やメモを調べ、手順どおり・追加の判断が必要・まだ判断できない、のどれかを返す予定です。小林は10月14日に、元の18行から15回と12件へ数え直す予定です。この担当と期限は教材の計画で、実施済みの確認ではありません。

表は横へ動かせます。キーボードでは表を選んで左右へ移動できます。

分類が未確認の2件が残っていても、5日間を全て記録でき、二重記録などを確かめた例なら、伝票12件・確認開始15回・分類の状態を限定して説明できます。記録が欠けた、1件の区切りが合わない、二重記録の根拠が分からない時は、該当する数字の確定を保留します。

次の動きも分けます。記録漏れなら元の票を探し、戻らなければ記録できた範囲を明記して別期間を調べる。分類だけ不明なら伝票9と伝票12へ戻る。別の担当が数え直せたら、手順どおりの確認と追加の判断の例を使って、入力資料の整理や限定した自動化案を検討します。

この票だけで自動化を採用・実行するとは決めません。確認にかかる時間、費用、誤り、権限の検討は別に必要です。実顧客の成果や検索量、自動化による削減時間を測定した例ではありません。

まとめ：まず一つの仕事を決め、二人で数え方を合わせる

件数と開始回数、やり直しの理由、記録できなかった範囲を分ければ、次の担当へ確認を頼めます。

この架空例の元の記録18行は、初めて確認した伝票12件、同じ伝票のやり直し3回、数えない3行へ分かれました。確認を始めた回数は15回です。水曜の0件と木曜の4件、分類が未確認の伝票9・伝票12も残せます。

分からないのは、仕事の完了数、届いた全依頼、全社の仕事量、自動化の削減時間です。割合を説明する時も、分類できた10件と全12件を分けます。川村が分類を確認する予定と、小林が数え直す予定を、実施済みにしません。

最初の一歩は、仕事を一つ選び「何を、いつ1件と数えるか」を二人で合わせることです。下のメモは最初の1欄だけから始められます。元の記録と日ごとの表を添え、受け取る人が数字を数え直せる形で渡しましょう。

自分の仕事を、最初の1欄から書く

全8欄は任意です。最初の仕事と数える区切りだけから始め、残りは必要な時に開けます。

入力の自動送信・自動保存はありません。実顧客の秘密や個人情報は入れず、画面を閉じる前にTXTかCSVへ保存してください。

固定の空欄票・記入例を下から保存し、TXT・CSVへ記入できます。固定PDFには画面入力が自動反映されません。

記録票と、数え直すための資料

まず空欄票に自分の仕事を書きます。例を確かめたい時に18行の記録、日ごとの表、分類の根拠を開いてください。ZIPには、空欄・記入例・元の記録など12ファイルと数え方の補足TXT、計13ファイルが入ります。

• 空欄メモ TXT
• 空欄メモ CSV
• 空欄票 PDF・2ページ
• 架空の記入例 TXT
• 架空の記入例 CSV
• 架空の記入例 PDF・2ページ
• 元の記録18行 CSV
• 5日分の日ごとの表 CSV
• 12件の分類と根拠 CSV
• 分類の確かめ方 TXT
• 資料の使い方 HTML
• 資料の使い方 TXT
• 同版13ファイルをまとめる ZIP

固定PDFには画面入力が自動反映されません。現在の入力はTXT・CSVへ保存するか画面から印刷します。

出典と例の限界

ASQ「Check Sheet」は、出来事の区切り、期間、欄を揃えた票、短い試記入、出来事ごとの記録という方法の限定根拠です。2026年10月12日に定義と手順1〜6を読みました。

数字・担当・日付は作者の架空例です。5日は十分な記録期間の基準ではなく、未確認の割合の範囲は信頼区間でも将来予測でもありません。実需要・実顧客効果・検索量の測定はしていません。

次に、時間と費用を調べる

回数を調べた後、時間と費用を分けて考える。回数をそのまま利益へ換算せず、確認まで含む時間と実際の費用を調べる時の次の読み物。

自社の仕事を相談する

DREEXYではAI・DX・マーケティングの相談支援を行っています。元の記録、やり直しの理由、未確認の入力条件を整理してから、どう進めるかを相談できます。

Yumexyは開発段階です。この教材とメモ生成は、実装済み機能や成果を示すものではありません。