ホームページと資料でサービス名が違う？名前と説明をそろえる方法

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最初に3つの資料を集め、同じサービスかを確かめる

まずは、いま使っているサイトの案内、提案書のひな形、問い合わせへの返信文を1つずつ集めます。名前が違う箇所を、資料名と一緒に写してください。文章全体を直し始めるより、同じものを何と呼んでいるかを並べる方が、担当者へ確認しやすくなります。

ここでは、設備点検を行う架空の中小サービス会社を例にします。営業担当は提案書を作り、問い合わせへ返信し、ときどきサイトも更新しています。サイトでは「定期点検サポート」、提案書では「定期点検サービス」、返信では「点検プラン」と書いてあり、どの言葉を使うか迷っています。

この例は、サービス責任者が3つとも同じサービスだと確認した後の場面です。呼び名を似せれば同じになる、という意味ではありません。自社では責任者へ「この3つは同じサービスを指していますか」と資料を見せて確かめ、回答と確認日を残してください。

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名前は似ていても、別のサービスかもしれない場合は、その箇所の置き換えを保留します。料金や提供する内容が違う問題なら、名前だけを直しても解決しません。会社の説明と実際の対応をそろえる手順で、何を確認するかを整理できます。

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正式な呼び名と、最初に添える説明を一組にする

同じサービスだと分かったら、責任者に承認された呼び名を、最初の短い説明と一緒に残します。「長い名前だから各自で短くする」という状態を、どこで何と呼べるかが分かる状態へ変えます。

決めた名前と説明は、共有文書や表計算の1枚にまとめましょう。次の記入例を参考に、自社の内容を書けます。

名前が決まっていなければ、先に責任者へ確認します。確認が済むまでは、いま書かれている名前をそのまま残してください。

初めて読む人には、サービス名と一緒に「何をするサービスか」を短く説明します。例えば、最初に「定期点検サポートは、契約中の設備を定期的に確認するサービスです」と書けば、その後は同じメールの中で「点検サポート」と短く呼べます。別のメールでは、相手が前の説明を読んだとは限りません。会社で決めた使い方に合わせてください。

表記をそろえる考え方の参考として、Googleの技術文書ガイドには、製品名などの公式の大文字・小文字に従う方針と、同じ概念には同じ用語を使う方針があります。これは英語の技術文書の方針です。日本企業のすべての略称を禁止する規則ではなく、今回の名前と説明の一覧は自社で決めるための提案です。製品名のガイド、用語を一貫させるガイドを参照できます。

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ホームページ・提案書・返信文を、同じ名前と説明の一覧で直す

名前と説明の一覧を決めた後は、各資料の担当者が、自分の担当する箇所を直します。名前の一覧だけで終わらせず、どの画面やひな形のどこを変えるか、誰が確かめるかまで書いてください。

同じ項目の三資料の値を続けて読めます。共通の名前と現在の状態は一度だけ示します。

表の「未更新」は、これから直す場所です。名前と説明の一覧の承認と、資料の更新は別の作業なので、承認済みでも全部を完了にはしません。担当者は修正後の画面やファイルを開き、名前と説明を確認してから、その行の状態と確認日を書き替えます。

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3つの資料の更新後は、こう読める

次は、上のルールを適用した架空の文例です。更新作業が実際に終わったという報告ではありません。

返信の2文目にある「点検サポート」は、そのメール内で会社で決めた名前を説明した後の短い呼び名です。別のメールを受け取る相手が前の説明を読んだとは限らないため、名前と説明の一覧の条件に合わせて判断します。

サイトの見出しを直しても、営業担当の手元に古い提案書が残っていれば、違う名前で案内してしまいます。これから使うひな形の保存先を一つ決め、担当者へ共有してください。編集するファイルと、完成したPDFの両方を確かめると、元の文書だけ直して配布物が古いままになる漏れにも気づけます。

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短い表示や過去の資料は、一括で置き換えない

文字数が限られるなど、資料ごとに事情が違う場合は、使える名前と確認する相手を書いておきます。まとめて置き換えてよいか迷うところは、一覧に「確認待ち」と書いておきましょう。

• 短い画面のラベル：会社で決めた名前が入らなければ、使える短い呼び名を責任者と決めます。近くの説明で会社で決めた名前と同じサービスだと分かるか、実際の画面で確かめます。字数に収まっただけで完了にしません。
• 送付済みの提案書や過去の契約資料：その時点の記録として残し、これから使うひな形と分けます。名前をそろえることだけを理由に過去の資料まで一括で上書きしません。案内が必要なら、取引を担当する人へ確認します。
• 代理店や外部の掲載先の管理画面：自社担当が編集できない場所は、依頼先、変更内容、確認予定を残します。変更を依頼した状態と、実際の掲載を確認した状態を分けます。
• 名称が未承認、または別サービスの可能性：会社で決めた名前を推測で決めません。どの資料とどの責任者へ戻すかを書き、その箇所は保留にします。確認済みの他の資料の作業まで止める必要はありません。

名前と説明の一覧を更新するときは、変更前の呼び名、変更後の呼び名、使い始める日を残します。担当交代の後にも、どの版を使うかが分かるようにするためです。表記がそろっただけで、売上や検索順位が上がったと判断することもできません。ここで確認できるのは、指定した資料に、決めた呼び名と説明が載っているかどうかです。

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今日の一歩は、いま使う3つの資料から名前を一つずつ写す

今日、すべての資料を作り直さなくても大丈夫です。まず1サービスを選び、サイト・提案書・返信文から、いま使っている呼び名を1箇所ずつ写してください。次に、サービス責任者へ同じ対象かを確認し、会社で決めた名前と最初の説明を一組にします。

自社の共有文書に、名前と説明の一覧と3つの資料の更新予定を残しましょう。分からない項目は「未確認」と書き、確認する資料と担当を添えてください。記入例の3つの資料は未更新の計画、短い画面表示は承認待ちです。例を写しただけで、確認や更新が済むわけではありません。

説明内容や顧客との約束まで食い違っている場合は、ブランディングの実務ガイドへ。部署の顧客名や商品コードを同じ対象としてまとめる問題なら、マスターデータの管理手順へ進めます。今回は、確認済みの1サービスの呼び名と、その説明の更新に集中します。

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