使わない社内文書はどう廃止する？参照する仕事と残す理由の確認

南包装では旧袋詰め機の工程が終了しています。手順の最終更新が古いことより、現在もその工程を行っているかを主任が確認します。

品質記録に旧手順の番号が残るため、資料の役割はゼロとは限りません。現在の操作と過去の説明を別の用途として調べます。

古い文書を見つけても整理担当がすぐ消しません。内容を使う人と保管の責任者を先に確認します。

現行手順が旧版の一部を参照しているなら、廃止前に必要な説明を確かめます。参照先を外すだけでは現行手順が成立しません。

品質記録から旧手順を見る場合は、当時の条件を知るための参照と表示します。現在の作業に使う入口と同じ案内にしません。

紙の掲示や端末のショートカットも入口です。フォルダーから外れたことだけで利用終了を確定しません。

廃止候補OP4は旧工程、現行OP7は新工程という教材です。品質記録Q12がOP4を参照し、掲示D1にもOP4の案内が残る状態を整理表へ書きます。現行から外す対象と、当時の条件を読む参照を区別します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

主任が現行作業への使用終了を決めても、過去記録を説明する資料は履歴用に残す場合があります。現行の入口から区別して案内します。

保存期間や法的な保管義務は本稿で定めません。自社の契約や制度に関わる場合は、担当が適切な根拠へ確認します。

復元できない削除は日常整理の延長で進めません。廃止一覧は削除の実行命令ではなく、必要な用途と判断を整理する資料です。

現行の袋詰めは新工程の手順へ案内します。旧工程の項目と対応しない箇所は、見出し名だけを入れ替えて済ませません。

旧文書の表紙には利用終了と履歴用途を示します。過去の記録を読む人が誤って現行作業へ使わない説明を付けます。

代替手順がまだ確認できない場合は、旧文書の廃止を先行させません。主任が現在の作業の説明不足を解消するまで候補として残します。

製造担当はD1からOP7へ進む課題、品質担当はQ12から当時のOP4を読む課題で確認します。代替OP7に必要な説明がない場合は廃止を保留し、主任へ不足を返します。保存期間や削除の実行はこの表で決定しません。

製造担当が現行作業を探した時に新手順へ進めるかを確認します。品質担当は過去記録から当時の旧手順を読めるかを見ます。

EPAのSOPガイダンスは現行の資料と過去資料の管理を扱います。具体的な保存期間の義務にせず、用途を分ける考え方の参考にします。

使われている旧文書が残った場合は、配布先の不足と案内の不足を分けます。利用者が覚えていないという理由だけで処理を終えません。

この章の根拠：出典1

南包装では旧工程の操作を現行から外し、過去の品質記録を説明する用途を残します。廃止と資料の消去を同じ判断にしません。

責任者は理由、代替先、履歴用途を決め、製造と品質の両方が必要資料へ進めるか確かめます。日付の古さだけで廃止しません。

自社の候補文書を一件選び、今使う仕事と参照している資料を記してください。使わないという印象を用途の確認へ置き換えます。