社内ナレッジ検索はどう設計する？探す言葉と正式資料の入口

波編集では過去作品を探す仕事と、現在の字幕手順を探す仕事が混ざっています。まず作業開始に必要な資料の検索を対象にします。

利用者が最初に知っているのは担当部署より作業名です。編集主任は探す言葉と欲しかった資料を対で集めます。

過去作品の条件を現行手順として使うことは避けます。資料の種類を検索結果で識別できるようにします。

社内で「文字入れ」と呼ぶ作業に字幕と装飾文字が含まれるなら、一つの資料へ強制しません。意味を説明して入口から選べるようにします。

字幕の別名がテロップとして使われる場合も、用途を確認します。同義語として登録する前に、同じ答えになるかを主任が判断します。

資料名は正式名称を残し、別名から正式資料へ案内します。複製した同じ手順を別の名前で保存して探しやすくした扱いにしません。

検索課題は案件V6の字幕サイズを調べることです。共通手順SUB2は通常の文字条件、案件票V6は今回の指定、過去作V4は参考と説明します。検索語「文字入れ」からこの三種類を区別して必要な二資料を選べる見本にします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

字幕手順は共通ルール、案件票は今回の条件と説明します。題名だけでは使う範囲が分からないため、短い説明を付けます。

正式な資料がまだない作業は「該当なし」として不足を残します。似た過去作品を検索結果に出して回答できた扱いにしません。

閲覧範囲は資料ごとに確認します。検索へ出る題名や抜粋も見せてよいかを確認し、本文が非公開なら十分という前提を置きません。

編集担当が「字幕のサイズを知りたい」と入力し、共通手順と案件条件を選べるか確認します。検索件数の多さだけを合格にしません。

到達しない時は、資料がないのか別名が合わないのかを調べます。検索設定だけを調整して、資料不足を隠しません。

検索した人が題名を選べても内容が古ければ使えません。主任が正式資料と使用条件を照合する確認を別に残します。

確認記録例は「語＝文字入れ、選択＝SUB2とV6、V4は参考、迷い＝字幕と装飾文字の入口」です。資料がない場合は欠落として、読めない場合は閲覧条件として記し、同義語を増やすだけで両方を解消した扱いにはしません。

記録には「文字入れで探したが字幕手順へ行けなかった」と具体的に書きます。該当なしの件数だけでは直す場所が分かりません。

NARAのメタデータ説明は資料の内容や関係を記す概念を示します。日本企業の義務として扱わず、結果の説明項目の参考にします。

資料を追加する前に、既にある正式資料へ到達できる入口を確認します。検索に合わない資料名を新しい記事で補う前に、案内を直します。

この章の根拠：出典1

波編集の検索は作業の呼び方を整理し、共通手順と案件条件を区別します。同じ呼び方でも答えが違う場合は入口で選べるようにします。

未到達は資料不足と語の不一致に分け、正式な資料と閲覧条件を確認します。検索件数の増加を仕事の解決と同じにしません。

自社で最近探せなかった資料を一つ選び、どの言葉と入口を使ったか残してください。その記録から案内と資料の不足を分けます。