データ基盤はどう選ぶ？分析の仕事・種類・更新・担当で比べる

月次の売上・在庫・作業を見るために、新しい基盤は必要でしょうか。まず図の用途と、集めるCSVの量を確かめます。

ここでいうデータ基盤は、必要な記録を集め、分析に使える形でためて渡す仕組みです。請求10万行・在庫2万行・作業5千行の合計12.5万行は、資料の行数であって注文数ではありません。分析担当は一行が何を表すか、記録を結ぶ番号と対象時点を確認します。機能数や行数だけで選ばず、現行の集計で月次の問いに答えられるかを比較の出発点にします。

翌営業日に判断できることと、担当が週4時間で保守できることは、誰が確かめるのでしょうか。図で、業務の条件と運用の条件の担当を分けます。

業務責任者は、月末のどの資料を翌営業日のどんな判断に使うかを決めます。分析担当は形式・量・記録単位、運用担当は取り込んだ記録の訂正、使える人の範囲、障害後に戻す方法と作業負担、経理は費目を確認します。利用者3人は保守担当の人数ではなく、週4時間は担当できる枠であって実績ではありません。資料を読み込めるだけでなく、月次の更新や困った時の作業まで同じ条件で比べます。

月3万円だけ見て候補を選べるでしょうか。図では利用料を12か月分にそろえ、初期作業と教育を加えた初年度の指定費目を比べます。

利用料は3万円×12か月＝36万円、初期作業30万円と教育8万円で38万円、合わせて74万円です。三人が使うからと月額をさらに3倍する試算ではありません。74万円はこの架空条件の指定費目だけで、保守工数や未確認の費用を含む総費用、現行方法との差額、実価格ではありません。経理と運用担当は同じ期間・費目で現行と候補を並べ、不明な金額と作業時間は確認先を残します。

今の方法を続ける場合、新しい基盤を試す場合、採用を保留する場合を、何で分けるのでしょうか。図の二つの扱いを、同じ月次資料で比べる条件につなげます。

どの選択肢を進め、何を保留する？

同じ資料で試し、費用や復旧が不明な案は保留します。

条件を満たす案

同月資料で比較

費用や復旧が不明

確認未完のため保留

架空の記入例

現行方法で必要な結果を翌営業日までに読め、訂正・権限・復旧と実際の保守負担も条件を満たせるなら、新しい基盤を増やすことが目的にはなりません。現行で満たせない条件があるなら、その条件を候補でも同じ資料で試します。費用や復旧が不明な案は、確認未完として採用を保留し、経理や運用担当へ戻します。未確認を、その製品が使えないという実証や、別案の採用済みという意味にはしません。

画面が速く表示されたら、候補を使えると判断してよいでしょうか。図の『正本との合計』と『更新負担』を、一か月分の同じ資料で確認する計画へつなげます。

現行と候補で資料・期間・訂正条件をそろえ、元の正しい記録と合計、欠落・重複、どの時点の資料かを照合します。運用担当は取込・更新・訂正・権限・復旧に実際にかかった作業を残し、週4時間の枠で続けられるかを確認します。小さなサンプルで動いたことを、全件や月末にも間に合う証拠へ広げません。ここでは試行結果・実負担・期限への適合は未確認で、導入や時間削減を達成した例ではありません。

比較のあと、次の担当へ何を渡せば選び直しまでできますか。図の用途・必要条件・初年度候補費・試す作業を、判断と未確認事項につなげます。

業務責任者・分析担当・運用担当・経理が、どの資料で何を比べ、どの条件が確認できたかを残します。現行継続・候補の試行・採用保留を分け、不明な費用や結果には確認先を付けます。データ量や更新要求が変わった時の再検討と、記録を取り出して移す条件も確認します。現行の総費用や候補の試行結果、選定製品、採用の了承はまだ不明で、図の74万円だけで最適な製品を決めるものではありません。