経営に使うデータはどこにある？資料・粒度・更新・利用者の一覧

架空の部材会社は経営会議の数字を集めるたびに担当へ聞いています。社長は分析画面を作る前に、資料、粒度、更新、責任、利用者を一覧にしてデータの所在を把握します。

データ一覧は全ファイルを無差別に集めるものではありません。経営判断に必要な記録から始め、使える条件と未確認を把握します。

データがあるという説明だけでは分析できるか分かりません。記録単位と更新時点が見えれば、どの問いに使えるか判断できます。 参照資料のGOV.UK：Government Data Quality Framework guidanceで説明される考え方では、目的に合うデータかを、品質、説明情報、責任とともに確認します。 以下の数値・表・判断手順は、その概念を応用した独自の架空教材です。

この章の根拠：出典1

売上は請求明細、作業は案件別週報、在庫は日次台帳です。売上は商品一行、作業は案件一週、在庫は品番一日という粒度です。売上表の400行を400件の注文とは数えません。

各業務責任者が正本と更新者、分析担当が粒度と結合条件を確認します。経営者は利用目的と必要な判断期限を決めます。

一覧には実際の項目名と管理者を残します。『売上データ』という名称だけでは、請求、受注、入金のどれを示すか分かりません。

店舗とECの売上をまとめる場合は、店舗とECの売上を足す前の照合・集計条件で、元のレシートと注文の対応、日付・返品の扱いを確認してください。

製品ごとの原価を確かめたい場合は、部品表・材料単価・作業時間のそろえ方で、同じ製品・仕様・構成に使う資料の版、単位、適用日を照合してください。資料が見つかっても、費用の範囲や未確認の条件が残れば総原価は確定しません。

注文番号が100個で売上明細が400行なら一注文平均四行です。作業週報120行は一案件が複数週にわたるため、行数をそのまま案件数へ合計できません。

所在だけでなく粒度を記すと、異なる記録を結んだ時の二重計上を防げます。経営の問いに必要な単位へ集計できるかを先に確認します。

同じ顧客名でも表記が異なる場合は、名前で結ぶと重複や欠落が起きます。共通の識別子の有無を一覧の確認欄に残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

同じ内容が複数場所にある場合は、正本、複製、加工表を区別します。更新日が新しいだけで正しい表とは判断しません。

必要な記録がない場合は、既存資料から計算する案と新たに記録する案を比べます。精度と収集負担、判断の期限を合わせます。

正本や定義が未確認の資料は、経営判断の確定値へ使いません。確認する業務責任者と期限を一覧に残します。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

一覧の各行へ所在、担当、対象期間、単位、更新、制約を記します。必要な資料だけを確認し、機密や個人情報の範囲は利用目的に合わせます。

一つの経営の問いを使い、必要な資料がそろうか確認します。元表から合計値を再現し、欠落と重複を記録します。

加工表の計算式と更新方法も記載します。手作業の転記が残る場合は、その照合担当を含めて使える条件を確認します。

新しい資料や担当変更があった時に更新します。データを集めた件数ではなく、判断に使える条件が説明できるかを確認します。

一覧の完成は、問いから資料、単位、責任者、利用条件へたどれることです。担当者の記憶だけに依存しない状態を作ります。

データの所在一覧へ不要な機密の実値を複製しません。所在と確認先を記録し、利用権限のある範囲で必要な情報を扱います。