業務分担を見直すには？作業・判断・確認の担当を分ける

風玩具では制作が品質確認もすると思い、品質は依頼が来てから見ると思っています。担当表を作る前に、必要な結果を確認します。

受付で条件を集める作業、仕様不足を判断する仕事、作る作業、完成を確認する仕事を分けます。工程名だけでまとめません。

組織変更や労務制度は本稿で判断しません。現行の権限の範囲で、担当認識と日々の仕事を照合する資料を作ります。

製作担当は完成後に品質へ渡すと思っています。品質担当は確認依頼が正式に出る必要があると考え、渡す条件が一致していません。

受付が仕様の不足を補うと考える人と、製作が確認すると考える人の違いも残します。多数の認識を正式な分担として即採用しません。

担当が二人いる仕事は重複と協力を区別します。どちらが最終的に実施を確認するかを決めないと、両方が相手を待つ可能性があります。

業務票P8は試作品の寸法が未定という例です。受付は資料を集め、製作は寸法の相談を受け、品質は確定した条件と完成品を照合するという三つの役割を並べます。渡した資料と完了の記録も別欄にします。

比較表で、担当ごとの作業と確認事項を見比べます。

仕様不足の確認は受付が依頼を集め、製作が作れる条件を判断する例にします。受付が専門的な仕様を推測で確定しない分担です。

品質確認は品質担当が結果を記し、製作担当が試作品と条件を渡します。二人に同じ責任名を付けて分担を曖昧にしません。

未担当が残る場合は社長が確認先を指定します。担当の空白を、その時に空いている社員の善意で埋める運用にしません。

通常の一件だけでは判断の空白が見えません。寸法が未定の依頼を使い、誰が確認しどの資料を製作へ渡すかを試します。

製作後は品質担当が確認を受けたことと、確認結果を残したことを見ます。物を渡しただけで確認が終わったとは扱いません。

担当が不在の場合も確認します。代理へ任せる条件が未定なら、通常分担の表へ推測で代理権限を足さず責任者へ残します。

本人の認識は「受付が仕様を決める」、製作の認識は「受付は情報収集」と違う場合、主任が専門判断の担当を確認します。記録例は「寸法判断＝製作、受付＝照会資料、品質＝完成確認」と修正し、依頼受領と担当の引受けを確認します。

Roles and Responsibilitiesは本人と周囲の責任認識を比べる方法です。風玩具の表でも担当の重複と空白を確認する参考にします。

表には成果物と渡す条件を残します。担当者名だけの一覧より、別の人が同じ役割へ入る時に仕事を説明できます。

分担を変えても、必要な確認の権限があるとは限りません。責任者が任せる範囲を確認し、表を権限拡大の根拠にしません。

この章の根拠：出典1

風玩具は受付、製作、品質の認識を並べ、判断と結果確認を分けます。協力者がいる仕事でも主担当の空白を残しません。

寸法未定の例で分担を試し、渡した事実と確認した結果を区別します。担当表にない権限を、日々の都合で付け加えません。

自社の一業務を選び、本人と周囲が担当と思う内容を書いてください。一致しない判断から責任者と確認します。