Excelのシート保護で他社の見積も隠れる？1社へ渡す前の確認票

「顧客の見積表を保護して送りました」と言われたとき、どの操作を止めたのかを確かめます。単価を誤って直せないことと、別の顧客の見積を読めないことは違う目的です。ワークシートは、Excelのブック内にある表の単位。シート保護は、ロックしたセルへの変更を制限するための機能です。Microsoftは、これをセキュリティ機能として扱わないよう説明しています。

元教材Q24の保存版v1には、C24-A・B・Cの3社がA6:E8に入っています。今回の提示先は教材A社、許可したい内容はC24-AのA6:E6だけという仮定です。A6:E6は、6行目のA列からE列までを示します。元ファイルのB社・C社の行は残して教材として確かめますが、この3社入り資料をA社へ渡す判断は保留です。A社だけの別配布版は、まだ作成・確認した実ファイルではありません。

「保護済み」という状態名だけで依頼を終えず、作成担当へ「数量は変更可、単価は変更を制限、C24-Aだけを見せたい」と3つの条件を渡してください。見せる内容を1顧客へ限定するなら、配布版そのものの内容と共有先を照合します。実顧客資料は使わず、未確認のファイルの配布判断を保留し、社内で許可された架空コピーから確認します。

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A社の1行で変更を許したいのはC6の数量、変更を制限したいのはD6の単価とE6の式です。一方、元の3社入り教材の実設定はC6:C8の3数量セルがロック解除、D6:E8などはロック、シート保護ありです。希望C6だけという条件を、元ファイルの実設定に読み替えません。黄色は編集対象の印で、色が操作を制限する仕組みではありません。

Windows向けの公式手順は、変更を許すセルを先にロック解除し、その後にシートを保護します。Web版ではManage Protectionなどの経路が案内され、設定できる内容にも環境差があります。自社の製品・版・設定画面で対象セルと許した操作を記録してください。本教材に保護の設定が保存されたことと、自社Excelがその操作を制限したことは別の観察です。

ブックは複数のシートを含むファイルです。Review側のProtect Workbookは、シートの追加、移動、削除、非表示、名前変更などの構成を扱います。これは、D6の単価だけを編集不可にする設定とは違います。数式の非表示も別の表示設定であり、式が見えないことから顧客行の値まで秘密になったとは判断しません。教材の式は非表示にしていません。

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パスワードが出てきても、どの場面に必要なのかを確認します。シート保護の解除に使うものか、ファイルを開くときに求めるものか、変更するためのものかで役割が違います。暗号化は、内容を読むための情報なしでは読めない形へ変える仕組みです。Microsoftのファイル保護の説明は、開くためのパスワードを使う設定を、セルやブック構成の保護から分けています。

Windows向けのFile > Info > Protect Workbook > Encrypt with Passwordはファイル側の設定です。日本語表示ではメニュー名が異なる場合があるため、作成担当に製品・版・実際の設定名と目的を記録してもらいます。Review側の同じProtect Workbookという名称だけを見て、ファイルが暗号化されたとは判断しません。教材は開くパスワードも暗号化も設定していません。

ファイルを開ける相手には、ファイル内にある3行が見えることを別に考えます。教材A社へ開く権限を与えたとしても、C24-B/Cの行を同じ資料へ入れてよい理由にはなりません。また、変更用パスワードがあることから読み取りが禁止されたとは推測しません。秘密値を確認票へ書かず、会社が決めた管理者と共有方法を確認します。忘れたパスワードをMicrosoftが復旧できないという公式の注意も、運用を決める担当へ渡してください。

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教材A社へC24-Aだけを見せるには、営業責任者が許可するA6:E6を決め、作成担当が別配布版の実際の中身を確かめます。OneDriveの閲覧のみを選ぶことと、元ファイルに残るB社・C社の値を除くことは別です。元3社入りファイルの保存内容、未作成のA社配布版、まだ観察していない共有設定を1つの確認済み状態へまとめません。

OneDriveの公式説明ではSpecific people（指定した人）と、すでにアクセスできる人向けのリンクを分けています。指定した相手を選んでも、ほかの人が元から持つアクセスは別に残る場合があります。管理担当はリンクの選択だけでなく、ファイルやフォルダの共有範囲、既存の利用者も確認します。職場・学校と個人のアカウント、組織の管理設定で選べる項目が違うため、画面にない機能を前提にしません。

「閲覧できる」と「編集できる」は別ですが、閲覧の設定だけからコピーやダウンロードができないとは判断しません。フォルダを共有したなら、その範囲に別の資料が含まれないかも確認します。本教材はローカルで作った実物で、OneDriveへの保存・共有や顧客への送信はしていません。自社では許可した確認者と会社の方法で内容を照合し、実際の共有相手と観察結果を残してください。

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元の3社入りXLSXの値は、A社C24-Aの8個×1,200円＝9,600円、B社の5個×2,400円＝12,000円、C社の3個×500円＝1,500円です。3社全体の合計は23,100円。A社だけへ提示したい見積の金額9,600円とは別に記録します。税・送料・実際の売価を含まない架空の教材値です。

元の保存内容ではA6:E8の3行、C6:C8のロック解除、シート保護あり、ブック構成保護なしを読めます。過去の作者記録ではArtifact ToolでA社の数量8→9→8を計算し、9個のA社金額は10,800円、3社全体の合計は24,300円、8個へ戻すとA社9,600円・全体23,100円でした。この計算記録を、今回の再実行、自社Excelの保護動作、A社だけの別配布版の実値へ書き換えません。元の暗号化なしという教材設定も保ちます。

自社で試すときは、元資料を残して架空コピーを作り、製品・版・操作者・日時を記録します。C6の数量を変更できるか、D6の単価とE6の式の変更が制限されるかを別々に観察してください。ファイルを開く制限や共有の確認は、管理担当と許可した確認者で別に行います。未実施の欄は未確認のままにし、教材の計算成功を自社の保護機能や配布可否の合格へ置き換えません。 配布物は24項目です。元の資料を残し、同じ1社の8欄を記入例と空欄のCSV・JSON・TXTへそろえています。保存した項目・値・空欄の照合結果であり、実Excelの保護動作や実際の共有を確かめた結果ではありません。元の8→9→8計算も今回は再実行していません。

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同じC24-Aの1行について、希望するA6:E6の提示とC6の変更を記録します。元Q24/v1は3社A6:E8と解除C6:C8を含むファイルです。シート保護で単価・式の変更を制限すること、ファイルを開く制限、A社へ渡す内容と相手の確認を分けます。元ファイルの配布判断は保留であり、別配布版の作成・共有は完了していません。

今日の確認は「誰へ、どの行と項目を見せるか」から始めます。営業責任者がC24-Aだけを配布対象と決めるなら、作成担当は別の配布版の中身を照合し、管理担当は開く制限と共有先を確認します。見せる範囲が決まらない、設定の種類が不明、実際の利用者を確かめられない場合は、判断を保留して未確認の担当を明記します。

8欄の確認票は、対象ファイル、見せる内容、変更セル、開く制限、共有先、教材の実読、自社の実操作、次の配布判断をまとめます。シートの追加を止めたい仕事なら構成保護、入力値を守りたい仕事ならセルの保護を別の目的として残してください。1つのパスワードや1つの保護済み表示に、異なる役割の確認をまとめません。

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