業務自動化を社内で提案するには？判断材料を1枚にまとめる方法

業務自動化を提案したいのに、「月に何時間減るか」だけでは上司や現場に説明しきれない。そんなことはありませんか。実際に試すとなると、どの作業を任せるのか、間違いを誰が確かめるのか、費用や準備作業を誰が負担するのかも決める必要があります。

この記事は、手作業を減らしたい一方で、社内の合意の取り方に迷っている業務担当者向けです。架空の注文受付を例に、提案へ書く5つの項目と、そのまま使える記入メモを紹介します。読み終えると、「小さく試す」「先に準備する」「今回は見送る」のどれが妥当か、理由と次の担当を添えて相談できます。

「時間が減る」だけでは、試してよいか決められない

入力が自動になっても、結果を照らし合わせる時間や、例外を直す手間が増えるかもしれません。利用料のほかに、初期設定、担当者への説明、保守にかかる費用が発生することもあります。間違った結果が送信されそうな時に誰が止めるのか、元の手作業に戻せるかも、試す前に決めておきたい点です。

厚生労働省の資料では、自動化の候補として、手順が決まっている仕事、定期的に繰り返す仕事、二重入力、複数システムの集計などを挙げています。ただし候補に向いていることと、すぐに導入してよいことは別です。誤りの確認方法や、停止後に手作業へ戻せるかも、社内で試す前に決めましょう（厚生労働省「業務の自動化実践のポイント」）。

社内提案の1枚に書く5つのこと

1. いま何に困っているか：対象の件数、入力・確認にかかる時間、修正ややり直しの数。直近の記録がなければ、推測で埋めず「これから測る」と書きます。
2. どこまでを試すか：使う資料、作業の始まりと終わり、今回は含めない仕事。自動化の境界を具体的にします。
3. 誰が何を確かめるか：正解と比べる資料、照合する項目、確認担当、合格とする条件。たとえば注文番号・品番・数量・希望日を元メールと照らします。
4. 費用と、残る仕事は何か：初期費用・月額費用と、準備・確認・修正・保守に使う社内時間を分けて書きます。まだ分からない金額は「未確認」とし、0円とは扱いません。
5. 異常時に止め、どう戻すか：止める条件、連絡先、元の手順へ戻す方法、再開を決める人を明記します。

RPA（パソコンの決まった操作を自動でくり返す仕組み）は、手順から外れる例が多いと、その都度人の確認が必要になり、設定や運用の手間も増えることがあります。最初は一つの作業に区切り、実際の記録を使って試せるか確かめましょう。

最初に頼むのは「本導入」ではなく、次の判断に必要な確認

提案を一度に通そうとすると、確認作業の記録、試作、実データを使った試行、本導入までが一つの承認に混ざります。最初に決めてもらうことを小さく分けると、上司や関係者は「どこまで許可するのか」を判断しやすくなります。

この順番は、導入を必ず進めるための手続きではありません。測った結果、確認の負担が増えた、間違いを見つけられない、元に戻せないと分かったら、次の段階へ進まない判断もできます。

相談文の記入例（すべて架空）

注文メールから受付表へ転記する作業について、まず2週間、件数と入力・確認・修正にかかった時間を記録する許可をお願いします。記録を見て試す価値があれば、別途、匿名化した資料を使う小さな試行を相談します。今回お願いしたいのは記録だけで、ツールの契約や本番データの利用は含めません。

上の文は、実際の会社の実績や承認例ではありません。提案の最初に何を決めてほしいかを明確にするための架空例です。記録自体に個人情報・顧客情報が含まれる場合は、社内規程に従い、保存場所と閲覧できる人も先に確認してください。

架空の例：注文受付の下書きまでを試す

卸売会社で、メールの注文を担当者が受付表へ転記しているとします。提案に「自動入力で月10時間削減」と書く前に、直近4週間の注文数、1件ごとの入力・照合時間、修正件数を記録から集めます。記録がなければ、数字を作らず「次の2週間で測る」とします。

試す範囲は「メールから注文番号・品番・数量・希望日を読み、受付表の下書きを作るまで」です。送信や出荷の確定は人が行います。品番が見つからない、数量が空欄、同じ注文番号がある場合は登録を止め、確認担当へ戻します。

試す前と後は同じ期間・同じ件数・同じ仕事の範囲で比べます。入力時間だけでなく、確認・修正・例外対応の時間も含めます。設定や説明にかかった時間、利用料、保守費用は別に記録します。この例は書き方を示す架空の設定であり、時間や費用が減ることを示す実績ではありません。

「試す・準備する・見送る」を選ぶ

• 小さく試す：正解と比べる元資料があり、送信前に人が止められ、手作業へ戻す方法もある。件数と期間を決め、結果を記録します。
• 先に準備する：仕事量や例外の記録がない、確認担当が決まっていない、費用や契約条件が分からない。調べる人と期限を決めます。
• 今回は見送る：誤りを見つけられないまま外部送信や支払いへ進む、元資料を残せない、手作業に戻れない。安全に確かめられる条件が整うまで対象から外します。

これは点数を足して自動で可否を決める表ではありません。社内の承認ルールや利用サービスの契約条件を優先し、判断に必要な材料をそろえるためのメモです。

そのまま使える社内提案メモ

画面上で会社の状況や変えたい仕事を選び、持ち帰るPDFを作りたい方は、社内検討資料を作るページも使えます。入力しながら整理したい場合はこちらを、コピーして自分で書きたい場合は下のメモをお使いください。

提案する仕事：
いまの困りごと（期間・件数・入力／確認／修正の実測）：
試す範囲（使う資料・始まり・終わり）：
今回は人に残す作業：
正解を確かめる資料・項目・確認する人：
合格条件（何が一致すればよいか）：
試行期間（開始日・終了日）：
対象件数・除外した条件：
導入前の比較期間・件数：
試行後の比較期間・件数：
前後で記録する時間（入力・確認・修正・例外）：
初期費用／月額費用／社内の準備・保守時間：
異常を見つけたら止める条件：
手作業へ戻す方法・担当・再開を決める人：
判断（小さく試す／先に準備する／今回は見送る）：
足りない情報・次に確認する人・期限：

次に読む記事

• 最初にどの仕事を選ぶか迷う方は、業務自動化を何から始めるか、仕事の選び方と試す手順へ。
• 費用の出し方や見積もりの確認点を整理したい方は、業務自動化の費用を比べる方法へ。
• 試した後の時間や修正まで含めて判断したい方は、業務自動化の効果を測る計算例へ。
• 開始後の確認・変更・停止を誰が担うか決めたい方は、業務自動化の担当者と運用ルールへ。

まとめ

業務自動化を社内で提案するときは、削減時間の見込みだけでなく、試す範囲、人の確認、費用と残る仕事、異常時の止め方と戻し方を一緒に示します。測っていない数字は実績と分け、分からない費用は未確認と書きます。条件がそろえば小さく試し、足りなければ準備し、安全に確かめられなければ今回は見送る。その理由と次の担当を1枚に残せば、関係者が同じ前提で判断しやすくなります。

参考資料

• 厚生労働省「業務の自動化実践のポイント」（業務自動化の候補になる仕事の特徴、4-9ページを参照。2026年11月5日確認）