業務自動化しても手作業が残るのはなぜ？原因を4か所で見つける方法

業務の自動化は動いているのに、担当者が前と同じExcelへ入力し直している。結果を信用できず、毎回すべてを確認している。そんな状態になっていませんか。

自動化ツールが止まっていなくても、現場に手作業が残ることはあります。原因は「担当者が使わないから」と決めつけず、仕事のどこで元のやり方に戻っているかを見つけることが先です。

この記事では、少人数の会社で業務改善を担う経営者・現場責任者向けに、手作業へ戻る場所を4つに分けて確かめます。読み終えると、次に直す一か所と、その確認を頼む人を決められます。

業務自動化をこれから始める場合は、向く仕事の選び方と、安全な始め方を先に確認できます。

自動化が動いているのに、なぜ仕事は楽にならない？

「自動処理が成功した」という表示だけでは、仕事全体が楽になったとは限りません。前後にある準備、結果の見直し、間違いの修正、別の表への転記が残っていると、担当者は以前と同じ仕事を続けるからです。

たとえば請求書の金額を会計ソフトへ入れる作業を自動化したとします。それでも、担当者が毎回すべての金額を元のPDFと見比べ、別のExcelにも同じ金額を記録していれば、入力の手間は一部しか減っていません。

このとき見るのは、ツールの使用回数だけではありません。「元の資料を探す」「入力を整える」「結果を確認する」「間違いを直す」「次の人へ渡す」まで、仕事を始めてから終わるまでの流れです。経済産業省の資料も、デジタルを使う際は既存の仕事の流れそのものを見直し、その後も定期的に改善する考え方を示しています。経済産業省「DXレポート2 中間取りまとめ（概要）」

手作業へ戻る場所は、4つの順で見つける

実際に一件の仕事を横で見せてもらうか、本人に画面を操作してもらいながら聞きます。「どうして手でやるのですか」と責める聞き方ではなく、「どこで不安になる？」「この作業を飛ばすと何が起きる？」と尋ねます。仕事の事情を知る人の説明なしに、理由を決めてはいけません。

請求書の確認なら、こう切り分ける

以下は仕組みを説明するための架空例です。実際の会社や導入事例の報告ではありません。

小さな会社で、届いた請求書から日付・取引先・金額を読み取り、会計ソフトへ入力する作業を自動化しました。数週間後も、担当者は請求書の金額をExcelへ記録し、会計ソフトの結果と一行ずつ照らし合わせています。

大切なのは、Excelをすぐに廃止することでも、もう一度ツールを買うことでもありません。表が必要な理由を確かめずに消すと、担当者が別の場所に同じ管理表を作ることがあります。まず「誰が、何を判断するために、この表を見るのか」を確認します。

原因が分かったら、一度に一か所だけ直す

1. 仕事を一つだけ選ぶ。毎日ある仕事でも、月末に一度ある仕事でもかまいません。「請求書を会計へ入れる」のように、始まりと終わりが分かる名前にします。
2. 実際の一件を見せてもらう。記憶だけで手順を書くと、例外や手直しが抜けます。個人情報や取引先名は記録せず、作業の順番と使う資料だけを書きます。
3. 戻った場所に印をつける。元資料を直した、別表へ転記した、全部確認した、担当者へ聞き直した。その場面を4つの確認点に当てはめます。
4. 本人と改善を一つ決める。入力項目を減らす、確認の条件を決める、例外の送り先を作る、担当を明記する。大きな作り替えは後にして、一つだけ試します。
5. 同じ条件で前後を比べる。同じ種類の仕事を、同じ件数で見ます。自動処理の時間だけでなく、準備・確認・修正・例外対応にかかった時間も記録します。

たとえば、試行前と後で請求書各10件を処理し、準備にかかった分、確認にかかった分、修正件数、確認待ちの件数を並べます。この「10件」は説明用の試し方であり、一般的な正解や効果の保証ではありません。自社で比べる件数は、仕事量に合わせて決めてください。

中小機構の支援情報でも、ITを入れること自体を目的にせず、業務をよくする手段として考えることが案内されています。仕組みを追加する前に、手作業が戻った理由と、直す価値のある箇所を確かめます。J-Net21「無駄な業務をなくして効率化を図るには、どのようにすればよいでしょうか？」

現場を責めずに進めるための確認メモ

理由が「結果が間違うのが怖い」なら、使う人へ注意するだけでは解決しません。どの結果をどう確かめればよいかを、一緒に決める必要があります。理由が「急ぎのときに待てない」なら、例外時の連絡先や代わりの手順が要ります。現場の行動は、改善すべき場所を教える手がかりです。

次に何をすればいい？

まず、手作業に戻っている仕事を一つ選び、その仕事を実際に担当する人に15分だけ流れを見せてもらいます。「いつ・何を・なぜ手でやり直すか」を一行で記録できれば、改善の出発点になります。

頻繁に止まって二重登録が心配な場合は、原因の診断を終えてから、業務自動化が途中で止まったときの再開手順で安全な復旧方法を確認してください。日々の確認や変更を誰が担うか迷う場合は、業務自動化の担当者と運用分担を参照できます。

本記事の請求書の例は説明用に作った架空例です。会社の実績や効果を示すものではありません。前後比較の件数・期間は各社で決めてください。公的資料の記述は公開資料の対象・時点に基づき、すべての業種に同じ結果を約束するものではありません。

参考にした公的資料

• 経済産業省「DXレポート2 中間取りまとめ（概要）」（業務プロセスの見直しを一度で終わらせず続ける考え方）
• J-Net21「無駄な業務をなくして効率化を図るには」（IT導入を業務改善の手段とする考え方）