Web担当者向け｜案内文で専門用語が伝わらない？画面名を残して次の作業を書く

その言葉を残すか、言い換えるか

迷ったら、「読む人はこの言葉を画面や資料で探すか」を考えます。実際のボタン名や資料名なら、その名前を消すと見つけられなくなるため残します。反対に、作業をぼかすだけの言葉なら、誰が何をするのかに置き換えます。画面名や公開条件は、書き換える前に実際の画面と社内手順で確かめてください。

一文を、見る場所と行動が分かる案内にする

書き換え前

プレビューで表示をチェックし、フィードバックしてください。公開は内容確認後です。

書き換え後

プレビュー（公開前にページの見え方を確かめる画面）を開き、見出しと日程を確認してください。気づいた点はWeb担当へ伝えてください。内容確認後に公開します。

「プレビュー」は画面の名前なので残しました。最初に短い説明を添えたため、初めて読む人も何を開くのか分かります。「フィードバック」は、この案内で求める行動が伝わる言葉に直しました。「見出しと日程」のように確認する対象も書くと、どこを見ればよいかが具体的になります。

誰が内容を確かめ、誰が公開を決めるかは、会社や仕事によって異なります。案内を書く前に実際の手順で担当者と引き継ぎ先を確かめ、その条件に合わせて最後の一文を整えてください。読みやすさのために、元の条件や責任者を削らないことが大切です。

図の見方： 図では「プレビュー」という画面名と、見出し・日程を確かめる作業が結び付いています。一方、「フィードバック」は気づいた点をWeb担当へ伝える行動です。自分の案内文でも、残した言葉が次の動作につながっているかを確かめてください。

Webサイトの設定を案内するときは、戻せる範囲と手順を確かめる

短くするために、元の文にない約束や結果を足してはいけません。「バックアップ」を単に「保存」とすると、別に保管することや、元に戻せる範囲が抜ける場合があります。誰のどのデータを、いつの状態まで戻せるのかは、保管先と手順を確かめて説明します。

「バックアップを取ってください」と書く場合は、どのページやデータを、誰が、どこへ保存するのかを確認します。復元方法が分からない状態なら「戻せます」と言い切らず、戻せる範囲と手順をシステム担当へ尋ねてから案内します。

同じ言葉でも場面が変われば意味が変わることがあります。Webページを公開前に見る「プレビュー」と、印刷前に紙面を確かめる画面は、どちらも見え方を確認しますが、対象が違います。実際の案内では、使う画面と確認する場所を書き添えます。

仕上げに、読者の次の一手を確認する

書き終えたら、次の順で見直します。

1. 読者は何を判断する、または実行するのかを一文で言えるか。
2. 画面や資料で探す名前を、必要な場所に残しているか。
3. 残した言葉の意味を、初めて出る近くで説明したか。
4. 言い換えた文に、担当・対象・条件・期限が残っているか。
5. 図や画像を使う場合、本文でも「何を見ると何が分かり、次に何をするか」を説明しているか。

試せる場合は、操作する人に「どの画面を開き、何を確かめ、次に誰へ伝えますか」と尋ねます。答えが本文の手順と違ったら、説明や担当を見直します。実際の読み手に確認できない場合は、その確認を実施済みとは記録しません。

用語集は、詳しい意味をあとで確かめたい人のために置きます。本文だけでも今回の作業を進められる説明を残し、用語集を読まないと答えが分からない構成にはしません。

まとめ：言葉を消すより、次の行動を見える形にする

Web担当者は、画面で探す名前を残して意味を添え、読む人に頼む作業は対象と相手まで書きます。実際の表示名・承認手順・保存方法を確かめれば、分かりやすくしながら元の条件も守れます。読んだ人が「どの画面で何を見て、誰へ伝えるか」を選べる案内に直すことが、次の操作へ進む助けになります。

出典

• 文化庁『公用文作成の考え方』。読み手に必要な情報を明確にし、専門用語は一般的な語に置き換えられる場合は置き換え、正確さが必要な場合は用語を残して説明を添える考え方を参照しました。 文化庁の資料